جمعی از دانشجویان برگزیده رشته‌های تاریخ و علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه تبریز در این طرح مشارکت دارند. این دانشجویان پس از گذراندن دوره‌های آموزشی تخصصی، فعالیت خود را زیر نظر کارشناسان حوزه اسناد آغاز کرده‌اند.

در این پروژه، اسناد پیش‌آرشیوی و فهرست‌نویسی‌نشده‌ای که از سال‌های گذشته در مخازن این مدیریت انباشته و بلااستفاده باقی مانده‌اند، بررسی، تنظیم و توصیف می‌شوند و کلیدواژه‌های محتوایی آن‌ها استخراج می‌شود. این اقدامات با هدف ساماندهی پرونده‌ها و جلوگیری از فرسودگی، پوسیدگی و نابودی تدریجی منابع آرشیوی انجام می‌گیرد.

پرونده‌ها و اسناد انتقال‌یافته به این مدیریت، پیش از ورود به چرخه آرشیوی، ضدعفونی و پاک‌سازی می‌شوند. همچنین در جریان اجرای پروژه، بخش قابل‌توجهی از اسناد انباشته‌شده، هم‌زمان با ساماندهی و فهرست‌نویسی، ضدعفونی و برای نگهداری استاندارد آماده خواهند شد.

بر اساس برنامه‌ریزی انجام‌شده، ساماندهی و فهرست‌نویسی اسناد تا پایان سال جاری ادامه خواهد داشت تا زمینه بهره‌برداری علمی و دسترسی آسان‌تر پژوهشگران به منابع مستند تاریخی منطقه فراهم شود.