به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، رویداد «در قاب یک سند» با هدف معرفی و بازشناسی اسناد مهم، قدیمی و گاه مغفول‌مانده در گنجینه آرشیوی سازمان طراحی شده است. در این رویداد، در هر نوبت یکی از اسناد شاخص آرشیوی معرفی و زمینه تاریخی، اداری و حقوقی مرتبط با آن برای مخاطبان توضیح داده می‌شود.

در تازه‌ترین روایت این مجموعه سندی با عنوان «مصوبه هیئت‌ وزرا مبنی بر ضبط و حفظ کلیه قراردادها و امتیازات، اسناد ایجاد هرگونه مؤسسه دولتی، اسهام دولتی و قبالجات خالصجات و غیره ـ به استثنای عهدنامه‌های سیاسی ـ در اتاق مرکز اسناد دولتی وزارت مالیه واقع در قصر گلستان» معرفی می‌شود؛ مصوبه‌ای که سامان‌دهی اسناد رسمی دولت را در مرکزی مشخص پیگیری می‌کرد.

اهمیت این سند، از یک سو، در آن است که شکل‌گیری «مرکز اسناد دولتی» در قصر گلستان و تعریف چارچوبی مشخص برای گردآوری و حفاظت از اسناد دولتی در سال ۱۳۰۹ خورشیدی را نشان می‌دهد؛ موضوعی که فراتر از یک تصمیم صرفاً اداری، بیانگر رویکرد دولت وقت به «تمرکز»، «ضبط» و «حفظ» میراث مکتوب و اسناد حقوقی و مالی کشور است. ایجاد محلی معین برای نگهداری اسناد دولتی، در عمل به معنای شکل‌گیری نظمی مشخص در فرایند تولید، ثبت و بایگانی اسناد به شمار می‌آید؛ فرایندی که در پاسخ‌گویی حقوقی، پیگیری قراردادها و امتیازات و نیز حفظ سوابق و اقدامات دولت، نقشی بنیادین ایفا می‌کند.

از سوی دیگر، مستثنا شدن «عهدنامه‌های سیاسی» از شمول این مصوبه، نشان‌دهنده آن است که تفکیک موضوعی اسناد در سطح سیاست‌گذاری نیز مورد توجه قرار داشته است؛ به این معنا که اسناد سیاسی، به دلیل ماهیت و حساسیت ویژه خود، تابع سازوکار و سامان‌دهی مستقلی بوده‌اند. در این میان، نقش وزارت مالیه نیز به‌عنوان نهاد پیشنهاددهنده و مجری اختصاص محل نگه‌داری اسناد، در پیشبرد کارکردهای اداری و آرشیوی دولت برجسته و قابل توجه است.

در متن این سند آمده است که هیئت‌وزرا در جلسه ۳۰ فروردین‌ماه ۱۳۰۹، با پیشنهاد شماره ۱۰۷۱ وزارت مالیه راجع به «جمع‌آوری اسناد دولتی در اطاق مخصوص» موافقت و آن را به تصویب نموده است.

از حیث ساختار محتوایی، این سند با ارجاع صریح به تاریخ جلسه هیئت ‌وزرا، شماره پیشنهاد وزارت مالیه (نمره ۱۰۷۱) و تعیین دامنه شمول اسناد قابل «ضبط» تنظیم شده است. همین ویژگی‌ها، این متن را هم برای پژوهش‌های مرتبط با تاریخ اداری و مالی دوره پهلوی اول و هم برای بررسی روند شکل‌گیری و تحول نهادهای فعال در حوزه حفاظت و نگه‌داری اسناد، به منبعی قابل اتکا و استناد تبدیل کرده است.

این سند در تاریخ ۲ اردیبهشت ۱۳۰۹ تحریر شده و با شماره ثبت ۴۴۵۳۷-۳۱۰ در آرشیو ملی ایران نگه‌داری می‌شود.