به گزارش روابط‌عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، این نشست تخصصی از ساعت ۱۴ تا ۱۶ در ساختمان آرشیو ملی ایران برگزار شد. علیرضا ملایی‌توانی، رئیس پژوهشکده اسناد، مدیریت و صباح خسروی‌زاده دبیری آن را برعهده داشت.

داود آقارفیعی، عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، با اشاره به ظرفیت‌های مطبوعاتی این سازمان گفت: «مجموعه نشریات سازمان یکی از منابع مهم برای دسترسی به مطبوعات دوره‌های مختلف تاریخی است و نشریات دوره‌های قاجار، پهلوی اول، پهلوی دوم و پس از انقلاب اسلامی را دربرمی‌گیرد.»

وی افزود: «این مجموعه علاوه بر نشریات فارسی، آثاری به زبان‌های عربی، انگلیسی، فرانسوی، آلمانی، روسی، ارمنی، اردو، پشتو، ترکی و کردی را نیز شامل می‌شود. بخشی از این منابع بر اساس سازوکار قانونی توزیع نسخه‌های تحویلی ناشران به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و اختصاص دو نسخه از هر شماره به کتابخانه ملی گردآوری می‌شود.»

آقا رفیعی یکی دیگر از ظرفیت‌های کتابخانه ملی در حوزه پیایندها را فعالیت مرکز ملی شاپا دانست و توضیح داد: «این مرکز در ارتباط مستقیم با مرکز بین‌المللی ISSN در پاریس، ضمن اختصاص شماره شاپا به پیایندهای متقاضی، اطلاعات کتاب‌شناختی نشریات را تهیه و در دوره‌های زمانی مشخص به پایگاه بین‌المللی پیایندها ارسال می‌کند. این فرایند به ثبت و شناسایی بین‌المللی نشریات کمک می‌کند.»

وی همچنین با اشاره به سامانه نشریات ایران، سنا، اظهار کرد: «این سامانه با هدف فراهم‌کردن دسترسی عادلانه و آزاد به اطلاعات نشریات ایجاد شده است و امکان جست‌وجو و بهره‌گیری از ظرفیت مطبوعاتی و تاریخی کتابخانه ملی را در فضای دیجیتال برای کاربران و پژوهشگران فراهم می‌کند.»

سعیده اکبری داریان، عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، با اشاره به سابقه سامانه جست‌وجوی سازمان گفت: «اوپک و نرم‌افزار جامع کتابخانه ملی، موسوم به رسا، در دهه ۱۳۸۰ و عمدتاً با رویکرد کتابداری طراحی شدند. در سال ۱۳۸۶ تصمیم گرفته شد اطلاعات اسناد نیز به‌طور موقت به این نرم‌افزار منتقل شود تا زمان طراحی سامانه‌ای مستقل و متناسب با استانداردهای آرشیوی، امکان جست‌وجو برای پژوهشگران فراهم باشد. بااین‌حال، راه‌اندازی سامانه تخصصی اسناد به دلایل مختلف به تأخیر افتاد و به همین دلیل، انتقادهای پژوهشگران درباره محدودیت‌های جست‌وجوی اسناد در سامانه فعلی کاملاً وارد است.»

وی درباره تحول سامانه‌های جست‌وجوی آرشیوی توضیح داد: «این سامانه‌ها در نسل نخست رکوردمحور بودند، در نسل دوم امکان نمایش سلسله‌مراتب آرشیوی، از مجموعه تا سند، را فراهم کردند و در نسل سوم، با بهره‌گیری از استانداردهایی مانند RiC، ارتباط میان سند، شخص، سازمان، فعالیت و مکان را در قالب یک شبکه نشان می‌دهند. سامانه فعلی سازمان عمدتاً رکوردمحور است و پژوهشگر نمی‌تواند جایگاه هر سند را در ساختار سلسله‌مراتبی آرشیو یا ارتباط آن را با دیگر اسناد به‌طور کامل مشاهده کند.»

او با ارائه نمونه‌هایی از جست‌وجوی موضوعاتی مانند «اعتراضات کارگری» و نام اشخاص تاریخی افزود: «پژوهشگر نباید به جست‌وجوی یک کلیدواژه بسنده کند، بلکه لازم است مترادف‌ها، اصطلاحات مرتبط، نام‌های تاریخی اشخاص، سازمان‌ها و مکان‌ها و صورت‌های مختلف نگارشی را بررسی کند. استفاده از گیومه برای جست‌وجوی یک عبارت دقیق، مراجعه به بانک مستندات و ترکیب یا پالایش نتایج در سامانه حضوری می‌تواند دامنه جست‌وجو را دقیق‌تر کند. همچنین در رکوردهایی که دارای پیوند الکترونیکی هستند، نسخه دیجیتال سند از طریق سامانه منابع دیجیتال سازمان قابل مشاهده است.»

اکبری داریان در پایان تأکید کرد: «پژوهشگر باید پیش از اعلام نبود سند، مترادف‌ها و اصطلاحات مرتبط، واژگان رایج در زمان تولید سند، نام‌های قدیمی اشخاص، مکان‌ها و سازمان‌ها، رکوردهای مستند و مجموعه‌های اسنادی مرتبط را بررسی کند. پژوهشگر حرفه‌ای به‌جای آنکه تنها بپرسد چه سندی درباره موضوع من وجود دارد، زمینه شکل‌گیری رویداد و رد اسنادی فعالیت‌های مرتبط با آن را بازسازی می‌کند، زیرا در آرشیو، جست‌وجوی خوب به معنای بازسازی زمینه تولید سند است.»

زری جاویدی، معاون اداره‌کل خدمات آرشیوی، با اشاره به دغدغه پژوهشگران درباره محدودیت دسترسی به برخی اسناد گفت: «مدیریت دسترسی به اسناد گاهی با سانسور مترادف دانسته می‌شود، درحالی‌که در آرشیو ملی، کارشناسان بر اساس نظر شخصی یا گرایش‌های سیاسی و مذهبی درباره اسناد تصمیم‌گیری نمی‌کنند. سانسور به معنای پوشاندن آگاهانه واقعیت یا ارائه خلاف واقع آن است، اما مدیریت دسترسی با هدف ایجاد توازن میان شفافیت و اطلاع‌رسانی از یک سو و حفاظت از حریم خصوصی افراد و امنیت ملی از سوی دیگر انجام می‌شود.»

وی افزود: «تمام تصمیم‌ها درباره سطح دسترسی به اسناد دارای پشتوانه قانونی است. قانون اساسی، قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات، قانون تأسیس سازمان و همچنین مقررات دستگاه تولیدکننده سند، چارچوب فعالیت آرشیو ملی را مشخص می‌کنند. اطلاعاتی مانند شماره تلفن، نشانی محل سکونت، وضعیت حقوقی، احکام و اسناد مالی افراد از مصادیق حریم خصوصی به شمار می‌روند. موضوعات مرتبط با امنیت ملی، تمامیت ارضی و مسائل قومی، زبانی و مذهبی نیز باید با توجه به الزامات قانونی بررسی شوند.»

او درباره فرایند تعیین سطح دسترسی توضیح داد: «در بررسی هر سند، ابتدا محدودیت‌های قانونی و نظر دستگاه تولیدکننده آن مورد توجه قرار می‌گیرد. سپس تأثیر گذشت زمان بر کاهش حساسیت سند ارزیابی می‌شود. در بسیاری از آرشیوهای جهان نیز دوره‌های زمانی مشخصی، معمولاً میان ۳۰ تا ۸۰ سال، برای کاهش حساسیت اسناد در نظر گرفته می‌شود. پس از طی این دوره، محتوای سند بار دیگر بر اساس قوانین بالادستی و دستورالعمل‌های سازمان بررسی می‌شود و در صورت رفع موانع، امکان دسترسی به آن فراهم خواهد شد.»

جاویدی در پایان تأکید کرد: «حدود ۹۹ درصد اسنادی که فرایند فهرست‌نویسی و اطلاع‌رسانی را طی کرده‌اند، آزاد و در دسترس پژوهشگران هستند و بخشی از آن‌ها نیز از طریق کتابخانه دیجیتال قابل مشاهده‌اند. چالش اصلی به حدود یک درصد از اسناد مربوط می‌شود که ممکن است حاوی اطلاعات مرتبط با امنیت ملی، حریم خصوصی، توهین به اقوام و مذاهب یا اختلافات ملکی و قومیتی باشند. این اسناد نیز برای همیشه بسته نمی‌مانند و در دوره‌های زمانی مشخص مجدداً بازبینی می‌شوند تا پس از برطرف‌شدن موانع قانونی، در اختیار پژوهشگران قرار گیرند.»

قربانعلی کناررودی، عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، با معرفی برنامه‌های پژوهشکده اسناد برای تقویت همکاری با اهالی تاریخ گفت: «در دوره‌ای، روند بررسی و تصویب برخی طرح‌های پژوهشی با وقفه‌های طولانی همراه بود، اما اکنون فرصت مناسبی برای احیای این تعاملات فراهم شده است. باید زمینه‌ای ایجاد کنیم تا پژوهشگران و اهالی تاریخ از ظرفیت‌های پژوهشکده بهره‌مند شوند و پژوهشکده نیز بتواند از دانش و تجربه آنان برای تقویت فعالیت‌های علمی خود استفاده کند.»

وی درباره برنامه‌های ساختاری پژوهشکده افزود: «در یکی دو سال گذشته تلاش کردیم جایگاه علمی پژوهشکده را در وزارت علوم حفظ و تقویت کنیم و در این مسیر از ظرفیت اعضای هیئت علمی حوزه علم اطلاعات و دانش‌شناسی نیز بهره گرفتیم. همچنین پیشنهاد شده است گروه‌های علمی مرتبط با این حوزه در مجموعه پژوهشکده اسناد سامان‌دهی شوند. اصلاحاتی نیز در اساسنامه در دست انجام است که امیدواریم با تصویب شورای گسترش آموزش عالی، زمینه ارتقای جایگاه پژوهشکده فراهم شود.»

او تاریخ شفاهی را یکی از زمینه‌های مهم همکاری دانست و توضیح داد: «مجموعه‌ای ارزشمند از مصاحبه‌های انجام‌شده با شخصیت‌های مذهبی، سیاسی، فرهنگی و هنری، دولتمردان و استادان دانشگاه در اختیار پژوهشکده قرار دارد. پژوهشگران می‌توانند پس از بررسی موانع احتمالی انتشار، تدوین علمی این مصاحبه‌ها را برعهده بگیرند و با نگارش مقدمه، معرفی شخصیت و ارائه اطلاعات تکمیلی، آن‌ها را برای انتشار در قالب کتاب آماده کنند. تعرفه تدوین این آثار در شورای تاریخ شفاهی تصویب شده و برای اجرای آن نیز بودجه مشخصی در نظر گرفته شده است.»

کناررودی ادامه داد: «پژوهشگران می‌توانند طرح‌های تاریخ شفاهی موضوع‌محور یا شخص‌محور نیز ارائه کنند. موضوعاتی مانند شکل‌گیری رشته‌های دانشگاهی، تاریخ سازمان‌ها و نهادها یا تجربه بنیان‌گذاران صنایع و مراکز علمی، ظرفیت تبدیل‌شدن به طرح‌های پژوهشی را دارند. پژوهشکده همچنین آمادگی دارد استادان و دانشجویان دکتری را در زمینه شناسایی، جست‌وجو و استفاده از اسناد راهنمایی کند. این همکاری می‌تواند به استفاده دقیق‌تر از منابع آرشیوی و ارتقای کیفیت پایان‌نامه‌ها و پژوهش‌های دانشگاهی منجر شود.»

علیرضا ملایی‌توانی، رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، با تأکید بر ضرورت پیوند پایان‌نامه‌ها، رساله‌های دانشجویی و طرح‌های تحقیقاتی استادان با اسناد آرشیوی گفت: «این سازمان خانه اهالی تاریخ است و امکانات لازم برای همکاری استادان، پژوهشگران و دانشجویان فراهم شده است. پایان‌نامه‌ها، رساله‌ها و طرح‌های تحقیقاتی باید بیش از گذشته با منابع آرشیوی پیوند پیدا کنند. کارشناسان سازمان می‌توانند پژوهشگران را در شناسایی و گزینش اسناد مرتبط راهنمایی کنند تا زمان و انرژی آنان صرف بررسی منابع غیرمرتبط نشود.»

وی افزود: «از استادان انتظار داریم دانشجویان خود را برای استفاده از اسناد به آرشیو ملی هدایت کنند. همچنین اگر پژوهشگران در فرایند جست‌وجو، دسترسی و دریافت خدمات با کاستی‌هایی روبه‌رو شدند، نقدها، تجربه‌ها و پیشنهادهایشان را با ما در میان بگذارند. این دیدگاه‌ها می‌تواند به بهبود شیوه‌های اطلاع‌رسانی، گسترش خدمات و اصلاح سیاست‌های آرشیوی کمک کند.»

او با اشاره به برنامه ایجاد درگاه جامع تاریخ شفاهی ایران توضیح داد: «نزدیک به ۸۰۰ مصاحبه با طیف متنوعی از شخصیت‌های سیاسی، فرهنگی و اجتماعی، ورزشکاران، هنرمندان، صنعتگران و استادان دانشگاه در اختیار سازمان قرار دارد که با رعایت ضوابط دسترسی می‌تواند به‌عنوان سند و مدرک مورد استفاده پژوهشگران قرار گیرد. بخشی از این مصاحبه‌ها منتشر شده و بخش دیگری، با وجود پیاده‌سازی، همچنان نیازمند تدوین، گویاسازی، افزودن پاورقی و توضیح اسامی و اصطلاحات است تا به متنی منقح و قابل انتشار تبدیل شود.»

ملایی‌توانی در پایان گفت: «پژوهشگران می‌توانند افراد صاحب‌تجربه و مطلع را برای انجام مصاحبه‌های تاریخ شفاهی معرفی کنند و پس از تأیید طرح، از استودیو و امکانات حرفه‌ای سازمان بهره بگیرند. همچنین اسناد تاریخی و خانوادگی بسیاری، به‌ویژه در مناطق مرطوب، در معرض فرسودگی و نابودی قرار دارند. از استادان و پژوهشگران می‌خواهیم صاحبان این منابع را به اهدای اسناد به آرشیو ملی ترغیب کنند تا این بخش از میراث مستند کشور در شرایط استاندارد نگهداری و برای نسل‌های آینده حفظ شود.»

در پایان نیز حاضران پرسش‌های خود را مطرح کردند و سخنرانان به آن‌ها پاسخ دادند.