به گزارش روابط‌عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، «برنامه اصلاح نظام اداری دولت چهاردهم» نقشه راهی ملی برای بهبود شیوه اداره دستگاه‌های اجرایی و ارتقای کیفیت خدمات عمومی است که با تکیه بر سیاست‌های کلی نظام اداری و تکالیف برنامه هفتم پیشرفت تدوین و در دی‌ماه ۱۴۰۳ ابلاغ شد. این برنامه با تمرکز بر اصلاح ساختار و فرایندها، توانمندسازی نیروی انسانی، توسعه خدمات هوشمند، افزایش بهره‌وری و کاهش زمینه‌های فساد، در پی ارائه خدمات سریع‌تر، کم‌هزینه‌تر و باکیفیت‌تر به مردم است و «جایزه تحول اداری» نیز میزان موفقیت دستگاه‌ها در اجرای این تکالیف را ارزیابی می‌کند.

در همین زمینه، با بابک زنده‌دل، مدیرکل دفتر برنامه‌ریزی و نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، درباره اقدامات انجام‌شده، دستاوردهای حاصل و برنامه‌های پیش‌روی سازمان گفت‌وگو کرده‌ایم.

 

اگر بخواهیم سه دستاورد اصلی سازمان در اجرای برنامه اصلاح نظام اداری را نام ببریم، این دستاوردها کدام‌اند؟

تحول نظام اداری موضوعی چندوجهی است و برای دستیابی به تحولی پایدار، ضروری است به تمام وجوه آن پرداخته شود. بگذارید با مثالی موضوع را ملموس‌تر کنم؛ فرض کنید نظام اداری سقفی است که بر ستون‌هایی بنا شده است. اگر برای توسعه نظام اداری صرفاً بر یک یا چند ستون، و نه تمام ستون‌ها، متمرکز شویم، خروجی نهایی سقفی خواهد بود که به‌صورت متناسب رشد نیافته است و حتی اگر فرو نریزد، در بلندمدت دچار آسیب‌های جدی خواهد شد.

برنامه اصلاح نظام اداری با درنظرگرفتن تمام الزاماتی که برای حفظ این تعادل لازم است، کمک می‌کند ستون‌های نظام اداری کشور به‌صورت متناسب توسعه یابند. فکر می‌کنم بزرگ‌ترین دستاورد برنامه اصلاح نظام اداری برای سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، کمک به حفظ تعادل در دستیابی به بهره‌وری، بازنگری ساختار سازمانی و هوشمندسازی خدمات در راستای تحقق رضایت شهروندان و مخاطبان خدمات سازمان در سراسر ایران باشد.

 

برای آشنایی و همراه‌سازی مدیران و کارکنان با اهداف برنامه اصلاح نظام اداری چه اقدامات آموزشی، تبیینی و اطلاع‌رسانی انجام شده است؟

یکی از مهم‌ترین اقدامات تبیینی که در سال گذشته انجام شد، همراهی با سازمان اداری و استخدامی کشور در برگزاری نشست دبیران تحول اداری دستگاه‌های اجرایی به میزبانی کتابخانه ملی بود.

همچنین در زمینه برخی از محورهای اصلی برنامه اصلاح نظام اداری، همچون بهره‌وری انرژی، اقدامات اثرگذاری مانند برگزاری نشست‌های داخلی در اندیشگاه برای هم‌اندیشی همکاران، مدیران و متولیان و انتشار پوسترهای دیجیتال در پورتال داخلی سازمان انجام شده است.

جلسات شورای تحول اداری نیز به‌صورت منظم و فصلی، با حضور پیوسته رئیس سازمان و سایر اعضای شورا برگزار شده است که نقش پررنگی در تبیین بهتر جایگاه این برنامه داشته است.

 

در حوزه اصلاح ساختار سازمانی، بازطراحی مشاغل، توانمندسازی مدیران و مدیریت سرمایه انسانی چه اقداماتی صورت گرفته است؟

بازنگری ساختار سازمانی از مهم‌ترین پروژه‌های سازمان بود که از تابستان ۱۴۰۴ و درست پس از ابلاغ برنامه اصلاح نظام اداری، با جدیت آغاز شد.

در این زمینه، دفتر برنامه‌ریزی و نظارت ابتدا با طراحی پرسشنامه‌ای تخصصی، وضعیت موجود ساختار سازمانی و میزان پوشش مأموریت‌های اصلی و اهداف کلانی را که در اساسنامه و سایر اسناد بالادستی ذکر شده است، از دیدگاه خبرگان و مدیران سازمان بررسی کرد.

سپس با مطالعه ساختار سازمانی و مأموریتی چندین سازمان هم‌نقش بین‌المللی، همچون کتابخانه و آرشیو ملی کانادا، کتابخانه کنگره و کتابخانه ملی فرانسه، تلاش شد برخی از شکاف‌های موجود در ساختار سازمانی مورد توجه قرار گیرد.

در نهایت، با ارائه طرحی جامع به شورای معاونان پیشنهاد شد دو اداره‌کل «شناسایی و فراهم‌آوری منابع دیجیتال» و «پردازش منابع و فناوری‌های دیجیتال» با یکدیگر ادغام شوند. تشکیل اداره‌کل «منابع و فناوری‌های دیجیتال» نیز در همین راستا در خرداد ۱۴۰۵ انجام شد.

در ادامه، بازنگری و اصلاح فرایندهای اداره‌کل ادغام‌شده منابع و فناوری‌های دیجیتال در دستور کار قرار گرفت که اکنون مرحله معماری فرایندهای آن رو به پایان است.

در زمینه توانمندسازی مدیران نیز دوره‌های آموزشی متعددی برگزار شد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، دوره «حکمرانی داده‌مبنا» بود. این دوره از سوی اداره‌کل آموزش برای تمامی سطوح مدیریتی پایه، میانی و ارشد سازمان برگزار شد.

یکی دیگر از اقدامات مهم در زمینه توانمندسازی مدیران، برگزاری چند دوره کارگاه «ذهنیت چابک و تفکر ناب» برای مدیران ستادی و استانی و تمام همکاران ستادی بود تا در جریان آن، برخی از مهم‌ترین اهداف برنامه اصلاح نظام اداری، مانند چابکی سازمانی، به‌صورت عملی و جدی مورد بحث قرار گیرد.

بازطراحی مشاغل نیز با جدیت از سوی اداره‌کل منابع انسانی دنبال شده است و اکنون در مراحل تصویب نهایی در سازمان اداری و استخدامی کشور قرار دارد.

 

چه خدمات و فرایندهایی در سازمان بازنگری، اصلاح یا هوشمند شده‌اند و می‌توانید نمونه‌های شاخص آن‌ها را بیان کنید؟

سازمان از سال‌های گذشته ۳۳ خدمت و زیرخدمت شناسه‌دار داشت. در تابستان ۱۴۰۴، فرایند بازنگری خدمات نیز در دستور کار قرار گرفت و پس از برگزاری چندین جلسه کمیته ارتقای مدیریت عملکرد و بهبود کیفیت خدمات با حضور مالکان اصلی خدمات، این موارد به ۲۵ خدمت و سه وظیفه رسید.

بیش از ۸۰ درصد خدماتی که مشمول یکی از مراحل چرخه بلوغ هوشمند هستند، الکترونیکی یا هوشمند شده‌اند و برنامه سازمان این است که تا پایان سال جاری این میزان به ۱۰۰ درصد برسد.

همچنین در سال ۱۴۰۴، اقدامات بسیار مؤثری در معاونت کتابخانه ملی در زمینه بازمهندسی فرایندها با رویکرد کایزن و با مشارکت همکاران و مدیران انجام شد که در نتیجه آن، برخی از مهم‌ترین فرایندها اصلاح شدند.

از دیگر اقدامات مهم در این زمینه، طراحی و تدوین سند معماری فرایندهای سازمان بود که سال گذشته در حوزه معاونت آرشیو ملی انجام شد. در این چارچوب، مجموعه فرایندهای حوزه ارزشیابی اسناد تدوین و به‌روزرسانی شد و برای سامانه‌سپاری در قالب نرم‌افزار «سامان»، در چرخه تولید نرم‌افزار قرار گرفت.

 

اجرای این اقدامات چه اثر ملموسی بر کاهش زمان و هزینه ارائه خدمات، بهبود عملکرد کارکنان و افزایش رضایت اعضای کتابخانه، پژوهشگران و سایر مراجعان داشته است؟

به‌طور قطع، هدف غایی برنامه اصلاح نظام اداری در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، افزایش رضایت پژوهشگران و کاربران نهایی خدمات است؛ اما باید در نظر داشت که دامنه خدمات سازمان بسیار گسترده است.

وقتی از رضایت کاربران سخن می‌گوییم، باید دامنه وسیعی از پژوهشگران و کاربران را در ایران و حتی فراتر از آن، در حوزه تمدنی زبان فارسی، در نظر داشته باشیم.

با بررسی فهرست خدمات شناسه‌دار سازمان که فهرست کامل آن در میز خدمت سازمان در وب‌سایت قابل مشاهده است، مشخص می‌شود برخی از خدمات به‌صورت حضوری در سالن‌ها و تالارهای مطالعه ارائه می‌شوند و بسیاری دیگر، فراتر از این حوزه و در زمینه نگاهبانی از میراث مکتوب قرار دارند.

بنابراین، وقتی از رضایت کاربران سخن گفته می‌شود، باید تمام خدمات و تمامی کاربران مورد توجه قرار گیرند. مراجعه‌کنندگان حضوری تنها بخشی از کاربرانی هستند که از برخی خدمات سازمان استفاده می‌کنند.

بسیاری از کاربران در شهرها و روستاهای مختلف کشور، سازمان‌های دولتی و خصوصی و حتی پژوهشگران خارج از کشور، در زمره دریافت‌کنندگان خدمات دیجیتال سازمان به شمار می‌آیند. به همین دلیل، توسعه خدمات هوشمند در دستور کار سازمان قرار گرفته است تا رضایت کاربران، به معنای واقعی و با درنظرگرفتن همه گروه‌های دریافت‌کننده خدمات، محقق شود.