ارزش و جایگاه سند در اذهان عمومی چانکه باید شناخته‌شده نیست و این موضوع نیاز به فرهنگ‌سازی دارد. از سند، تصویری کلیشه و بسته در افکار عمومی وجود دارد و مردم عموماً تصور می‌کنند سند فقط شامل مکاتبات رسمی و اداری می‌شود؛ درحالی‌که سند دایره وسیع‌تری را در بر می‌گیرد. ضمن اینکه ارزش و جایگاه سند برای بسیاری از افراد،‌ حتی کسانی که اسنادی در دست دارند، پنهان است. مثلاً‌ ممکن است فردی شجره‌نامه خانوادگی داشته باشد و به آن فقط به چشم یک سند خانوادگی نگاه کند؛ درحالی‌که در نگاهی وسیع‌تر، آن شجره‌نامه فقط تاریخ خانوادی نیست، بلکه سندی از تاریخ اجتماعی و ملی کشور است. توجه داشته باشید که سندها منابع دست‌اول هستند و نسبت به بسیاری از دیگر منابع تاریخی اعتبار بالاتری دارند؛ زیرا سند در لحظه وقوع خلق شده و از مداخلات مبتنی بر منافع و از دستکاری‌ها و بازاندیشی‌ها به‌دور بوده است. 

 تعدد و تکثر مراکز آرشیوی مفهوم آرشیو را مخدوش می‌کند و در این خصوص، با معضل موازی‌کاری، چه در حوزه اسناد و چه در نسخ خطی، مواجه هستیم. سازمان اسناد ملی براساس همین ضرورت و برای رفع این نیاز پدید آمد تا نیاز نباشد هر ارگانی مستقلاً یک مجموعه آرشیوی داشته باشد. تعریف آرشیوهای جداگانه برای هر سازمان کاری نشدنی است؛ زیرا اولاً آرشیو و دانش اطلاعات یک دانش تخصصی است و با بایگانی متفاوت است. ثانیاً انباشت این اسناد از ارگان‌ها و خاندان‌ها و بخش‌های خصوصی و... در یک منبع واحد است که حافظه جمعی و ملی را شکل می‌دهد. اما اگر هر دستگاه و شخصی برای خودش یک مرکز آرشیو داشته باشد، هم باعث سردرگمی شده و هم استانداردها رعایت نمی‌شود. ثالثاً آرشیو استاندارد، یک مقوله گرانقیمت و پرهزینه است که هم به تجهیزات پیشرفته و هم نیروی انسانی کارشناس و زبده نیاز دارد که تأمین آن در عهده همه سازمان‌ها نیست.

بنابراین، از سال 1349 براساس همین احساس نیاز، دولت وقت قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران را تصویب و ابلاغ کرد که همچنان قانون محکم و قابل دفاعی است.  بسیاری از افراد آرشیوهای شخصی ارزشمندی از اسناد در منزل دارند اما به دلیل عدم شناخت از مراکز اسنادی مانند سازمان اسناد ملی یا پنداشت‌های غلط و بی‌اعتمادی به این مراکز، اسناد را تحویل آن‌ها نمی‌دهند.

اگر این مراکز شناسانده شوند و به دنبالش، مردم متوجه شوند اسناد کاغذی و نسخه‌های خطی و کتاب‌های چاپ سنگی و سربی چقدر در خانه‌ها آسیب‌پذیر و در معرض خطرند، اسنادشان را به مراکز آرشیوی می‌سپارند که تجهیزات و تخصص نگهداری مطلوب و استاندارد از اسناد را دارا هستند. در مراکز آرشیوی همچون سازمان اسناد و کتابخانه ملی، برای نگهداری از فیزیک اسناد شرایط استاندارد رعایت شده و این اشیاء در مخازن با رعایت رطوبت و دمای مناسب نگهداری می‌شود. از آن مهم‌تر اینکه سند در این مراکز ثبت و شناسه‌دار می‌شود؛ به این معنا که بررسی و خوانده شده و مشخصاتش فهرست‌نویسی می‌شود و مجموع این اقدامات، حافظه جمعی ما را در این حوزه محافظت می‌کند. 

سندی که فهرست‌نویسی نشود، گویا هرگز وجود نداشته است؛ زیرا در معرض انواع خطرهاست و ممکن است هر لحظه در اثر بی‌احتیاطی یا حادثه از بین برود. بخشی از تاریخ کشور و حافظه جمعی با هر سندی که مخدوش شود، از بین خواهد رفت.  بخشی از کار ما ثبت و مستندسازی جامعه در اکنون است؛ اکنونی که به‌زودی به تاریخ می‌پیوندد و به گذشته تبدیل خواهد شد و اگر الان نتوانیم داده‌هایش را مستند کنیم، ممکن است در آینده دیگر از آن نشانه‌هایی نداشته باشیم و با فقر سندی مواجه شویم. 

 امیدوارم با شناساندن سازمان اسناد و کتابخانه ملی در افکار عمومی، همه افراد و شهروندان به این سازمان به‌عنوان خانه خودشان اعتماد کنند. این فرصتی ملی است که در اختیار همه شهروندان قرار گرفته تا در یک حرکت جمعی و ملی، با کمک هم و با اهدای اسناد شخصی و بایگانی‌های خانوادگی و نجات‌دادن آن‌ها از آسیب‌های محتمل و خطر نابودی، حافظه جمعی و ملی کشور را ثبت کنیم. اگر امروز چنین عزم ملی را پدید نیاوریم، فردا دیگر دیر است.