آثار آماده انتشار/ «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» منتشر می شود

کتاب «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» به زودی توسط انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی، به بازار نشر عرضه‌ می‌شود.

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، امروزه با رشد روزافزون تولید اطلاعات در قالب‌های مختلف و تغيير شكل اسناد از قالب كاغذي به قالب الكترونيكي، فراداده به‌عنوان يكي از مهم‌ترین و چالش‌برانگیزترین مباحث در حوزه مديريت اسناد الكترونيكي در نظر گرفته مي‌شود.

فراداده در تمام مراحل مختلف چرخه حیات اسناد الکترونیکی، از تولید تا تعیین‌تکلیف، نگهداری، بازیابی و امحا، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ زیرا اطلاعات زمينه‌اي مورد‌ِنياز براي درك اينكه مجموعه مشخصي از داده‌ها، اطلاعات يا يك سند، چگونه، چه زمان و توسط چه كسي توليد، جمع‌آوري يا دريافت‌شده و اطلاعاتي راجع‌به قالب آن‌ها، با استفاده از فراداده‌ها ارائه می‌شود. از آنجا كه انواع مختلفي از فراداده‌ها وجود دارند كه در حيطه‌هاي مختلف کاربرد دارند، استفاده از فراداده‌های یکپارچه در تمام دستگاه‌ها و ادارات امکان یکسان‌سازی روش‌هاي مديريت اسناد الكترونيكي آرشيوكردن آن‌ها به بهترين نحو را فراهم می‌آورد تا دسترسي و بازيابي اطلاعات تسهيل شود.

با توجه به اینکه هدف اصلی آرشیو ملی، جمع‌آوری تمام اسناد تولیدشده در دستگاه‌ها و سازمان‌های کشور به‌منظور حفظ و نگهداری بهینه این اسناد به‌شکلی است که امکان بازیابی و استفاده از آن‌ها در آینده وجود داشته باشد، ورود سازمان اسناد و کتابخانه ملی به مسئله تدوین دستورالعمل‌ها و استانداردهای یکپارچه برای به‌کارگیری صحیح فراداده‌های اسناد الکترونیکی ضروری به‌نظر می‌رسید تا با همسان‌سازی روش‌های تولید اسناد الکترونیکی در ادارات، سازمان‌ها و مؤسسات دولتی، مراحل بعدی مدیریت اسناد الکترونیکی از جمله تعیین‌تکلیف و نگهداری آن‌ها، سامان پیدا کند.

در این راستا، اولین اقدام تدوین و چاپ کتاب «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» از سوی کارگروه تشکیل‌شده در معاونت اسناد ملی در سال 1393 بود. با توجه به اهمیت نقش فراداده‌ها در مراحل مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی، موضوع تدوین فراداده‌های تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی، ضروری به‌نظر می‌رسید.

کتاب حاضر که حاصل انجام طرح پژوهشی با همین عنوان در پژوهشکده اسناد است فراداده‌های موردنیاز در مراحل تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی را معرفی می‌کند. در این کتاب فراداده¬هايي معرفی می‌شوند که در فرایند مدیریت اسناد الکترونیکی به آن‌ها نیاز است. مجموعه فراداده¬هاي تولید، تعیین‌تکلیف و نگهداري اسناد الکترونیکی که در این کتاب معرفی شده‌اند شامل 27 خصوصيت اصلی است كه 9 مورد از آن در رويكرد اجرايي چند موجوديتي براي همه موجوديت¬ها اجباري، 11 خصوصيت وابسته‌به‌شرايط و 7 خصوصيت اختياري¬ هستند. در مجموع 49 خصوصيت فرعي نیز معرفی شده‌اند.

این کتاب را زهرا ضرغامی و غلامرضا عزیزی زیر نظر فریبرز خسروی تالیف کرده‌اند که به زودی توسط انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی منتشر می‌شود.