مراحل تعیین تکلیف اسناد بایگانی راکد ادارات و سازمانها  :

تکمیل فرم فهرست توسط کارشناسان ادارات و مسئولین بایگانی ادارات و ارسال  فرم مربوطه تکمیل شده به سازمان مرکزی یا  وزارتخانه متبوع ، سپس  ارسال فرم فهرست تکمیل و تایید شده اداره یا سازمان موردنظر به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و بررسی آن توسط کارشناسان اسناد و کتابخانه ملی و سپس تکمیل فرم های انتقال  و امحا کارشناسان اسناد ملی با همکاری کارشناسان دستگاه ذینفع و سپس بررسی مجدد توسط سازمان مرکزی اسناد ملی در تهران و در نهایت  پس از تایید نهایی اقدام به انتقال اسناد و امحا اوراق  صورت می پذیرد  .