با توجه به حجم انبوه اسناد و كتاب‌های وارد شده به مخازن آرشیو و كتابخانه، و لزوم حفظ منابعی كه از نسل‌های گذشته به ما رسیده، همچنین به دلیل هزینه‌های بالای مرمت و ترمیم آسیب‌دیدگی‌ها، حفاظت پیشگیرانه، به عنوان یكی از سیاست‌های كلان سازمان اسناد و كتابخانه ملی مد نظر قرار گرفته است.

به همین دلیل، برای جلوگیری از فرسایش اسناد و كتاب‌ها، نیاز به ایجاد زیرساخت مناسب و انطباق فضای نگهداری مورد نظر با استانداردهای بین‌المللی، بسیار محسوس بود. لذا اداره‌كل حفاظت و نگهداری در این نظام، فرایند ارزیابی و پایش محیطی را از طریق مراحل زیر، بررسی و پیاده‌ كرد و هم‌اكنون پایگاه اطلاعاتی خوبی از نتایج ارزیابی‌ها، در اختیار دارد.

í  تعیین شاخص‌های اختصاصی و الزامات حفاظت و نگهداری بهینه از منابع آرشیوی و كتابخانه‌ای، بر اساس استانداردهای ملی یا جهانی.

í    بررسی روش‌های مختلف ارزیابی محیط مخازن و تهیه تجهیزات مورد نیاز.

í  مراجعه ادواری به مخازن نگهداری از منابع، ارزیابی شرایط فیزیكی نگهداری و سنجش عامل‌ها با استفاده از تجهیزات اندازه‌گیری.

í    ایجاد پایگاه اطلاعاتی مناسب برای تجزیه و تحلیل نتایج و مشاهدات در قیاس با معیارها.

í    تشخیص موارد نامنطبق با الزامات و معیارها، و ارائه بازخورد به بخش مربوط.

í    تحلیل علل موارد نامنطبق، با همیاری بخش مربوط.

í    اقدام‌های اصلاحی و پیگیری رفع موارد نامنطبق.

í    بازنگری در اثربخشی نظام ارزیابی و پایش محیطی.

به همین منظور كارشناسان، عملیات پایش و اندازه‌گیری عامل‌های محیطی فصلی(فصل بهار) را از مخازن سازمان اسناد و كتابخانه ملی اجرا كردند. در این پایش، از فضای 96 مخزن تعداد 198 مورد نمونه‌برداری صورت گرفت. همچنین 370 مورد اندازه‌گیری عامل‌های محیطی شامل: 194 مورد دما و رطوبت نسبی و 176 مورد نور و میدان مغناطیسی، انجام شد.

گفتنی است كه نتایج پایش محیطی، بعد از رشد و شناسائی ریزاندامگان‌ها، پس از پایان بررسی به ادارات كل اعلام خواهد شد.