مرکز اسناد فارس در جهت عمل به وظایف قانونی خود در زمینه فراهم‌آوری و حفاظت و نگهداری اسناد ملی، راهکارهای مختلفی را مورد توجه قرار داده است. جهت اطلاع یادآوری این نکته لازم می‌نماید که ورودی اسناد سازمان از دو طریق پیش بینی شده است.

شناسایی، ارزشیابی و انتقال اسناد دستگاه های مختلف دولتی نخستین و مهمترین ورودی اسناد به سازمان است که پس از طی تشریفات قانونی، اینکار صورت می گیرد.

دومین ورودی اسناد به سازمان، اشخاص‌، خانواده‌ها و به طور کلی بخش خصوصی و نهادهائی است که در داخل و یا خارج از کشور به نوعی اسناد ملی ایران را، در اختیار دارند . اما در دایره تشکیلات دولتی قرار نمی‌گیرند.

برای اینکه اقدام آرشیو ملی در بخش دوم با موفقیت همراه گردد سه راهکار متفاوت بکار گرفته می‌شود.

الف.  تشویق و ترغیب دارندگان اسناد به اهدای مجموعه‌‌های خود به آرشیو ملی؛
به جرأت می‌توان گفت مجموعه‌های اسناد اهدائی به سازمان اسناد و کتابخانة فارس، از غنی‌ترین اسناد موجود در آرشیو محسوب می‌شوند، به طوریکه اسناد و فرامین مهمی توسط برخی خانواده های شیرازی اهدا گردیده است.

ب.  دومین اقدام که در حال عملیاتی شدن است،آماده سازی و تجهیز مخازن نگهداری اسناد متعلق به افراد و خانواده ها به صورت امانی است.

ج. و راه سوم شناسایی و جمع آوری اسناد ملی در قبال پرداخت هزینه است.

خرید اسناد

در توجیه اقدام آرشیو ملی برای خرید اسناد، شاید ساده ترین دلیل این باشد که به هر حال، یکی از واقعیتهای امروز جامعه وجود بازار وسیع خرید و فروش و جابجایی اسناد مربوط به کشور های مختلف در جهان است؛ و افراد، سازمان ها ودولتمردان با انگیزه های مختلف در این عرصه فعال می باشند. از سوی دیگر برخی از دارندگان اسناد به لحاظ نیاز مالی و یا دلایل دیگر حاضر به اهدای مجموعة خود نمی باشند، لذا در صورت اقدام نکردن آرشیو ملی، عاقبت وسرنوشت اینگونه مجموعه‌ها چندان خوشایند نخواهد بود.
بنظر می‌رسد، این دلیل به تنهایی کافی باشد تابتوان مسئولیت آرشیوملی و اقدام آن در جمع آوری اسناد خارج از تشکیلات دولتی درقبال پرداخت وجه را به عنوان حرکتی مثبت توجیه کرد و برای ادامة آن تلاش نمود.

نحوه خرید اسناد

روال شناسایی و انتقال اسناد خریداری بدین گونه است که در ابتدا صاحبان حقیقی یا حقوقی آنها از طرق مختلف به سازمان معرفی می شوند؛ سپس مجموعة تحویلی توسط کارشناسان متخصص مورد بررسی قرار گرفته و با تهیه فهرست توصیفی، جهت تعیین قیمت به کمیتة ویژه خرید اسناد ارسال می‌گردد.

پس از تعیین ارزش اسناد ارائه شده برای فروش و در صورت رضایت مالکان به قیمت تعیین شده، مجموعه خریداری شده برای ساماندهی آرشیوی و آماده سازی برای استفاده پژوهشگران در چرخه کاری قرار گرفته و در نهایت به خزانه منتقل می گردد. لازم به یاد آوری است که از سال ۱۳۸۸ تاکنون، بیش از ۶۰۰جلد نسخه های خطی و اسناد قدیمی خریداری شده است.