تهیه کننده:
مراقبت از آثار کاغذی
از لمس کردن آثار کاغذی با ارزش و تزیینات روی آن تا حد امکان خودداری کنید.
از تا کردن اسناد کاغذی خودداری کنید، چون در محل تاشدگی دچار پارگی و فرسودگی می شوند.
برای پاک کردن گرد و غبار از روی اسناد کاغذی از یک برس نرم و یا از پارچه ای که پرز ندهد استفاده کنید، به آرامی این کار را انجام دهید تا موجب پارگی کاغذ نشود.
از پرس کردن اسناد در درون پلاستیک های محکم خودداری نمایید.
از به کار بردن گیره های فلزی، سنجاق، منگنه پرهیز کنید و آنها را از روی کاغذ جدا کنید زیرا باعث زنگ زدگی و پارگی سند می شوند.
هیچ گاه سند را روی مقوا و یا کاغذ دیگر نچسبانید.
از چسب نواری و سایر چسبهای شیمیایی برای ترمیم پارگی های آثار کاغذی استفاده نکنید، چون علاوه بر تغییر رنگ سند به آن آسیب نیز می رساند.
آثار کاغذی باید به صورت صاف نگهداری شوند، مگر اینکه اندازه آنها بسیار بزرگ بوده و نگهداری آنها به صورت صاف مقدور نباشد.
در مورد اسناد پرونده ای چنانچه دارای متصل کننده هستند، در هنگام ورق زدن دقت لازم را داشته باشید و متصل کننده را طوری تنظیم نمایید تا سبب پارگی صفحات نشود.
اگر مجبور به کپی گرفتن شدید مطمئن شوید که خطری برای سندتان پیش نمی آید.
برای صاف نگه داشتن صفحات کاغذی رول شده از اشیاء سنگین و مناسب استفاده کنید و آنها را در اطراف لبه اثر قرار دهید و از قرار دادن آنها بر روی تصاویر پرینت شده اجتناب کنید.
قبل از باز کردن اسناد با ابعاد بزرگ مانند نقشهها و طومارها، از داشتن فضای کافی بر روی میز یا سطوح دیگر اطمینان داشته باشید.
اگر از یک اثر کاغذی استفاده زیادی می شود باید آن اثر را درون پاکت های پلاستیکی مایلر قرار داده و یا از آن کپی گرفته شود. نسخه اصلی در مخزن ذخیره شده و از کپی آن استفاده نمایید. در صورت مشاهده ترد و شکننده بودن اسنادتان حتما با مسئولین مرتبط مشورت نمایید.
جابجایی آثار کاغذی
-
- سعی کنید از پاکت یا پوشه برای حمل کردن آثار کاغذی استفاده کنید.
- قبل از جابه جایی از تمیز بودن محلی که سند را روی آن قرار می دهید اطمینان حاصل کنید.
- در صورتی که مجبور هستید آثار کاغذی را با دست حمل کنید، باید با کمک دو دست آن را جابجا نمایید و برای باقی نماندن اثر انگشت، حتی الامکان از دستکش نخی یا دستمال کاغذی استفاده کنید.
- برای جابجایی آثار کاغذی نباید از گوشه آن ها را بلند کرد، چون لبه های کاغذ از سست ترین قسمت های کاغذ به حساب می آیند و امکان پاره شدن آنها زیاد است.
- دقت داشته باشید درهنگام پشت و رو کردن سند، روی آن یک ورقه نازک قرار داده و بدون لمس مستقیم اثر، این کار را انجام دهید.
- برای بررسی پشت اثر کاغذی که دارای مهرهای مومی سنگین یا الزامات دیگری است، با دقت مهر و سند را همزمان با هم برگردانید.
- برای جابجایی آثار کاغذی نباید آنها را مانند لوله به دور خود بپیچیم، چون باعث تابدار شدن الیاف کاغذ شده و در نهایت پارگی آنها را به دنبال خواهد داشت.
- برای جابه جایی نقشه ها و اسناد قطع بسیار بزرگ از چرخ های دستی با صفحات صاف و مسطح استفاده نمایید و مراقب باشید که در حین حمل و نقل لبههای اسناد بر روی زمین کشیده نشود و یا با دیوار یا موانع دیگر برخورد نداشته باشد.
- اگر اسناد شما بسیار آسیب دیدهاند برای جابجایی آنها حتما با مسئولین مرتبط مشورت نمایید.
انبار کردن آثار کاغذی
-
- از نگهداری آثار کاغذی در برابر نور شدید خورشید به شدت خودداری کنید.
- برای نگهداری آثار کاغذی باید از جعبهها، پوشهها، لفافهایی استفاده کرد که در ساختن آنها از مواد آرشیوی مرغوب و بدون اسید به کار رفته است.
- اگر مجموعهای از آثار کاغذی داشته باشیم، یکی از راه های حفاظت آنها قرار دادن کاغذهای بدون اسید یا کاغذهای ژاپنی (کاغذ تیشو) در بین آنها است، دقت کنید که اندازه این کاغذها، اندازه جعبه یا محفظه نگهدارنده مجموعه آثار برابر باشد.
- از تماس مستقیم آثار کاغذی با سطح فلزی قفسه جدا" خودداری کنید.
- آثار کاغذی را در طبقات یا کشوهای قفسه به روش مناسب قرار دهید و از تراکم آثار در قفسه ها خودداری کنید،زیرا فشار زیاد باعث آسیب آثار می شود.
- هرگز آثار کاغذی را در جعبه های فلزی بدون پوشش قرار ندهید، چون در صورت وجود رطوبت، ایجاد زنگ زدگی می کند.
- هیچگاه کاغذهای با کیفیت پایین (کاغذهای روزنامه) را در کنار کاغذهای مرغوبتر نگهداری نکنید.
- در صورت وجود مهر مومی سنگین یا سایر الزامات متصل به لبه آثار کاغذی، مراقب باشید مهر در وضعیت خوابیده بر روی یک لایه اسفنج مانند قرار داشته باشد.
- آثار کاغذی که دارای ابعاد بزرگ هستند به صورت صاف و خوابیده در کشوهای مخصوص این آثار نگهداری شوند. توجه کنید در هر کشو حداکثر ده تا پانزده سند قرار داشته باشد. لازم به یادآوری است که در بین این آثار کاغذهای بدون اسید که به ابعاد کشو بریده شده قرار بگیرد.
- اگر ابعاد آثار کاغذی از حد استاندارد کشوها بزرگتر بود و نگهداری آنها به صورت صاف و خوابیده امکانپذیر نباشد، باید آنها را لوله کرد. برای لوله کردن باید از مقوای محکم لولهای با روپوش کاغذی که هر دو از جنس بدون اسید باشند و یا لولههای پلاستیکی که دور آنها کاغذ آلومینیومی پیچیده شده است، استفاده نمایید. دقت کنید طول لوله کوچکتر یا بزرگتر از اندازه عرض سند نباشد. آثار کاغذی لوله شده درون طومار دان قرار داده و سپس آنها را به صورت خوابیده روی یک طبقه از قفسه یا کشو قرار می دهیم.
- آثار هنری مانند طرحها، گراورها، پاستلها، سیاه قلمها، آب رنگها و دیگر آثار گرافیک روی کاغذ باید در یک جعبه یا کشو گذاشته شوند و به کمک کاغذهای ضداسید و خنثی از همدیگر جدا شوند.
- اگر مجبور به نمایش آثار کاغذی شدید و از ویترین برای این کار استفاده کردید باید از مواد جاذب رطوبت مانند سیلیکاژل استفاده کنید .
- توجه کنید اثر کاغذی، مدت محدودی در معرض نمایش قرار بگیرد. در ضمن برای مقوای پشتیبان آن از مقواهای بدون اسید استفاده نمائید
