چیستی و تعریف اصطلاحنامه در کارگاه «تدوین اصطلاحنامه اسناد: ارائه الگو» تشریح شد

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، ترکاشوند در توضیح اصطلاحنامه گفت: گنجواژه يا اصطلاحنامه، مجموعه اصطلاحات يك رشته است كه ميان آنها روابط معنايي، رده‌اي، و سلسله مراتبي برقرار شده و توانايي آن را دارد كه موضوع آن رشته را در جنبه‌هاي اصلي، فرعي و وابسته، به‌گونه‌اي نظام‌يافته و به‌منظور ذخيره و بازيابي اطلاعات و مقاصد جنبي ارائه دهد. در واقع اصطلاحنامه وسيله اي اساسي براي نمايه ساز است که هنگام نمايه‌سازي در دسترس قرار گیرد. نمايه ساز براي انتخاب واژه هاي كليدي مداركي كه نمايه‌سازي مي كند بايد اصولي را رعايت كندكه اين اصول فقط با وجود ابزاركار يعني اصطلاحنامه رعايت مي‌شود.

معاون اداره کل پژوهش و آموزش ادامه داد: مقایسه اصطلاحنامه ها با واژه نامه ، انواع اصطلاحنامه ها ، روابط اساسی در اصطلاحنامه ها، فرآیند ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات در آرشیو، تا قبل از آذر ماه ۱۳۷۰، به صورت دستی و بدون بهره گیری از سیستم ماشینی انجام می گرفت. بعد از ادغام كتابخانه ملي و سازمان اسناد در سال 1381 روند ذخيره سازي اطلاعات و نمايه ها دچار تغييرات شد .

وی یادآور شد:  فهرست نويسان و نمايه سازان اسناد از برنامه رسا و بانك اصفا ، مستند مشاهير و تنالگان ها موضوعات مورد نياز خود را در فراخوان اعلام و ثبت مي كردند که عموما آنها را دچار مشکل می کرد چون اصطلاحات مورد نیازشان در رسا موجود نبود. پس از بررسی و نظر خواهی از متخصصان موضوعی، 11 سرشاخه برای این اصلاحنامه تبیین شد و پس از ورود اصطلاحات در حوزه اسناد یک میکرو تزاروس طراحی شد.