كليه اسنادي كه به‌صورت عادي به سازمان منتقل مي‌شوند در صورتي كه محدوديتي از طرف دستگاه انتقال دهنده براي آنها اعلام نشود در چرخه امور پيش آرشيوي قرار مي‌گيرند. 

اسنادي كه بنابه اعلام دستگاه صاحب سند محدوديت دسترسي داشته باشند پس از تطبيق، شناسايي و جايگزيني، در چرخه بررسيهاي پيش آرشيوي قرار نمي‌گيرند. پس از انقضاي مدت تعيين شده و اعلام كتبي دستگاه مبني بر رفع محدوديت دسترسي، فعاليتهاي پيش آرشيوي بر روي آنها انجام مي‌گيرد.

  پس از انجام بررسي هاي كارشناسي برروي اسناد انتقالي، اسناد داراي اولويت هاي موضوعي و قدمت تاريخي با رعايت حفظ نظم اوليه و منشاء از ميان ساير اسناد گزينش،  تفكيك و بسته بندي و بطور مستمر و بتدريج به ادارة كل تنظيم و پردازش اسناد ارسال مي‌گردد. در اين مرحله اسناد بر اساس آيتم هاي مشخص فهرست نويسي شده و پس از ورود اطلاعات در سيستم رسا ثبت و در اختيار كاربر قرار مي گيرد.