مركز اسناد فارس در جهت عمل به وظايف قانوني خود در زمينه فراهم‌آوري و حفاظت و نگهداري اسناد ملي، راهكارهاي مختلفي را مورد توجه قرار داده است. جهت اطلاع يادآوري اين نكته لازم مي‌نمايد كه ورودي اسناد سازمان از دو طريق پيش بيني شده است.

شناسايي، ارزشيابي و انتقال اسناد دستگاه هاي مختلف دولتي نخستين و مهمترين ورودي اسناد به سازمان است كه پس از طي تشريفات قانوني، اينكار صورت مي گيرد.

دومين ورودي اسناد به سازمان، اشخاص‌، خانواده‌ها و به طور كلي بخش خصوصي و نهادهائي است كه در داخل و يا خارج از كشور به نوعي اسناد ملي ايران را، در اختيار دارند . اما در دايره تشكيلات دولتي قرار نمي‌گيرند.

براي اينكه اقدام آرشيو ملي در بخش دوم با موفقيت همراه گردد سه راهكار متفاوت بكار گرفته مي‌شود.

الف.  تشويق و ترغيب دارندگان اسناد به اهداي مجموعه‌‌هاي خود به آرشيو ملي؛
به جرأت مي‌توان گفت مجموعه‌هاي اسناد اهدائي به سازمان اسناد و كتابخانة فارس، از غني‌ترين اسناد موجود در آرشيو محسوب مي‌شوند، به طوريكه اسناد و فرامين مهمي توسط برخي خانواده هاي شيرازي اهدا گرديده است.

ب.  دومين اقدام كه در حال عملياتي شدن است،آماده سازي و تجهيز مخازن نگهداري اسناد متعلق به افراد و خانواده ها به صورت اماني است.

ج. و راه سوم شناسايي و جمع آوري اسناد ملي در قبال پرداخت هزينه است.

در توجيه اقدام آرشيو ملي براي خريد اسناد، شايد ساده ترين دليل اين باشد كه به هر حال، يكي از واقعيتهاي امروز جامعه وجود بازار وسيع خريد و فروش و جابجايي اسناد مربوط به كشور هاي مختلف در جهان است؛ و افراد، سازمان ها ودولتمردان با انگيزه هاي مختلف در اين عرصه فعال مي باشند. از سوي ديگر برخي از دارندگان اسناد به لحاظ نياز مالي و يا دلايل ديگر حاضر به اهداي مجموعة خود نمي باشند، لذا در صورت اقدام نكردن آرشيو ملي، عاقبت وسرنوشت اينگونه مجموعه‌ها چندان خوشايند نخواهد بود.
بنظر مي‌رسد، اين دليل به تنهايي كافي باشد تابتوان مسئوليت آرشيوملي و اقدام آن در جمع آوري اسناد خارج از تشكيلات دولتي درقبال پرداخت وجه را به عنوان حركتي مثبت توجيه كرد و براي ادامة آن تلاش نمود.

روال شناسايي و انتقال اسناد خريداري بدين گونه است كه در ابتدا صاحبان حقيقي يا حقوقي آنها از طرق مختلف به سازمان معرفي مي شوند؛ سپس مجموعة تحويلي توسط كارشناسان متخصص مورد بررسي قرار گرفته و با تهيه فهرست توصيفي، جهت تعيين قيمت به كميتة ويژه خريد اسناد ارسال مي‌گردد.

پس از تعيين ارزش اسناد ارائه شده براي فروش و در صورت رضايت مالكان به قيمت تعيين شده، مجموعه خريداري شده براي ساماندهي آرشيوي و آماده سازي براي استفاده پژوهشگران در چرخه كاري قرار گرفته و در نهايت به خزانه منتقل مي گردد. لازم به ياد آوري است كه از سال ۱۳۸۸ تاكنون، بيش از ۶۰۰جلد نسخه هاي خطي و اسناد قديمي خريداري شده است.