مجتبی محمودی مهماندوست رئیس اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور به همراه جمعی از کارکنان مرکز طی سفری یک روزه به تربت حیدریه ضمن بازدید از مرکز اسناد و بایگانی شهرداری با وحید فرخ تبار شهردار تربت حیدریه دیدار و گفتگو نمود.

در این جلسه که با پیگیری های مدیر برنامه ریزی شهرداری تربت حیدریه و در جمع مدیران و کارکنان مرتبط با حوزه اسناد برگزار گردید، محمودی مهماندوست ضمن معرفی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به تشریح وظایف و عملکرد آن در حوزه اسناد و کتاب پرداخت و گفت: نگهداری صحیح اسناد اداری از دو جنبه «حفظ امنیت اطلاعات» و «دسترسی کارآمد» بسیار حیاتی است. رعایت این نکات نه تنها از بروز مشکلات قانونی جلوگیری میکند، بلکه کارایی سازمان را نیز افزایش می دهد. وی افزود: مهمترین نکات در زمینه اسناد شامل طبقه بندی و تفکیک اسناد مبتنی بر ارزش اولیه، محتوا و مدت نگهداری آنان (جاری، نیمه جاری و راکد) است که بر اساس اهمیت، محرمانگی و الزامات قانونی دسته‌بندی می‌شود. ضمن اینکه تفکیک محرمانه و غیرمحرمانه بودن اسناد و حفظ امنیت فیزیکی و دیجیتالی آنان ویژگی مهمی هست .

محمودی درباره  امنیت فیزیکی اسناد کاغذی و شرایط مناسب نگهداری اسناد  منجمله محیط خشک، دارای دما و رطوبت استاندارد و به دور از نور مستقیم خورشید تاکید کرد و خواستار پیش‌بینی آرشیوهای مجهز به اطفاء حریق و مصون از نفوذ آب برای اسناد هویتی شد. وی درباره کنترل دسترسی هم یادآوری کرد: دسترسی به فضای بایگانی یا کمدهای اسناد باید محدود و کنترل شده باشد و تنها افراد محدودی، بتوانند به اسناد دسترسی داشته باشند.

بازدید از آرشیو و بایگانی شهرداری، ارائه گزارش شهرداری تربت حیدریه از روند ساماندهی آرشیو جاری و راکد مجموعه و نیز برگزاری نشست آموزشی  آشنایی با روند تعیین تکلیف اوراق راکد اداری در شهرداری توسط معاون منطقه شرق کشور از دیگر برنامه های این سفر یک روزه بود.