معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از ایجاد دسترسی یکپارچه به اسناد موجود در مراکز اسناد خبر داد.

به گزارش روابط عمومي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران، در نشست دسترسی به اسناد که روز سه‌شنبه 12 مردادماه توسط آرشيو ملی در سازمان اسناد و كتابخانه ملي برگزار شد، شهرام یوسفی‌فر درباره اجرای طرح دسترسی یکپارچه به اسناد کشور گفت: از سال گذشته کار امکان‌سنجی شبکه آرشیوی طرح شد اما به نتیجه نرسید. بزرگ‌ترین مشکل و دغدغه ما در بخش اسناد این است که جزیره‌هایی از مراکز اسناد داریم. در بخش آی‌تی «مهتاب» (مجمع هماهنگی مراکز تاریخ‌پژوهی و بانک‌های اسنادی ایران) مرکزی تشکیل شده تا پرتال فراداده‌ای را واگذاری کنند تا محققان بتوانند همه اسناد مورد نظرشان در تمام مراکز اسنادی را یک‌جا جست‌وجو کنند. فاز صفر این طرح تا 40 روز دیگر کار خود را آغاز می‌کند.

او ادامه داد: این طرح در صورتی اجرایی خواهد شد که همه مراکز همکاری کنند. اگر آرمان‌گرایانه نگاه نکنیم در حالت عادی امکان جست‌وجو فراهم می‌شود. مرکز شورای اسناد ملی به عنوان یک سازمان بالادستی به تصویب شیوه‌نامه‌ها می‌پردازد. تأثیر مرکز اسناد و کمیته‌هایش این بوده که روش کار اسناد انضباط پیراسته‌ای به خود گرفته است.

 

معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران درباره سایر خدمات مرکز اسناد ملی بیان کرد:‌ اکثر اسناد دولتی و نیمه‌دولتی به مرکز اسناد ملی می‌آیند و بخش کمتر نیز اسناد خصوصی هستند که به آرشیو ملی منتقل می‌شوند. البته ما از تجربیات جهانی استفاده می‌کنیم. در همایش‌های بین‌المللی آرشیوداران تجربیات‌شان را به اشتراک می‌گذارند. این امر باعث می‌شود دسترسی به اطلاعات شورای جهانی آرشیو راحت‌تر شود. در مرکز آرشیو ملی پس از ورود اسناد، مراحل نگهداری، پیش‌آرشیو و آرشیو انجام می‌شود. در برخی از مراکز آرشیوی به دلیل نداشتن هزینه یا نبود توجه، مراحل نگهداری انجام نمی‌شود.

او با تأکید بر تعامل با مراکز آرشیوی در کل ایران اظهار کرد:‌ هر دستگاه در کشور ملاحظات خاص خودش را دارد. زمان ورود اسناد این دستگاه‌ها به مرکز آرشیو ملی سعی در تعامل بیشتر است. هنگام تأسیس مرکز اسناد در آیین‌نامه‌ها تصویب شده که مرکز اسناد موظف است برای نگهداری اسناد در مراکز برنامه‌ریزی کند و اسنادش را در اختیار محققان قرار بدهد. در همین آیین‌نامه نحوه دسترسی هم مشخص شده است تا در دسترسی محققان سلیقه‌ای بروز نکند. همچنین مصادیق آن هم تعیین شده تا بتوانند استثنائات را تشخیص دهند.

یوسفی‌فر درباره مشکلات آرشیوداری و دسترسی به اسناد در ایران گفت: همیشه مشکل انباشته‌ شدن اسناد را داریم. اما هیچ‌گاه نمی‌توان نکات را مشمول قاعده کرد. همچنین خطاهای انسانی در هر سازمانی وجود دارد. ما برای اینکه سازمان پویایی باشیم باید خطاهایمان را به ما گوشزد کنند. یکی دیگر از خطاها تداخل بین دو حوزه است. مثلا مراکز اسناد نباید خودشان حق چاپ سند را داشته باشند. در برخی از موارد دیده شده اعضای یک مرکز از دادن سند به محقق خودداری کرده و گفته‌اند می‌خواهند سند را خودشان منتشر کنند. ما برای رفع این مشکل در مرکز اسناد ملی به جز موارد خاص، سند منتشر نمی‌کنیم.

 

او درباره حضور اتباع بیگانه در مراکز اسنادی متذکر شد: در همه جای دنیا حتی هند کسی که با ویزای توریستی به کشوری برود امکان استفاده از سند و حتی شرکت در همایش‌ها و... علمی را ندارد. اتباع بیگانه‌ای که می‌خواهند از اسناد داخل ایران استفاده کنند باید از کشور مبدأ تقاضا بدهند. قطعا ما هم پاسخگو خواهیم بود. همچنین درباره هزینه‌ها که برای ارائه سند به محقق گرفته می‌شود یک روند منطقی دارد. البته امکان تخفیف به افراد وجود دارد. مثلا استادانی که سندی را از مرکز گرفته‌اند و با انتشار آن به ترویج استفاده از سند کمک کرده‌اند می‌توانند در این روند تخفیف قرار بگیرند.

 

در ادامه جلسه حسین زرینی رئیس مرکز اسناد قوه قضاییه درباره نحوه کار این مرکز گفت: تا سال‌ها این مرکز تنها مرکز آرشیو راکد قوه قضاییه بود اما از سال 83 سعی کردیم نگاه به حوزه اسناد را از حالت سنتی خارج کنیم زیرا در این اسناد اطلاعات خوبی درباره افراد و وقایع معاصر وجود داشت به همین دلیل بخش تحقیقی و پژوهشی را راه‌اندازی کردیم.

او با اشاره به تحویل مقدار زیادی از اسناد این مرکز به مرکز اسناد ملی بیان کرد: در دهه 70 نزدیک به 17هزار گونی از اسناد این مرکز به مرکز اسناد ملی واگذار شده است. اما از سال 83 اسناد این مرکز به سه بخش ضروری، غیرضروری و مهم و ملی تقسیم شده است و آیین‌نامه‌ای براساس سازمان اسناد ملی تدوین کرده‌ایم. پرونده‌ها پالایش می‌شوند و سپس به مرکز اسناد تحویل داده می‌شوند. تقسیم‌بندی اسناد نیاز به کارشناسی ویژه داشت؛ مثلا سندی درباره دعوای یک اجاره‌خانه وجود داشت که به نیما یوشیج مربوط می شد. در حالت عادی سند دعوای اجاره، سند غیرضروری است اما ارتباط آن با یک فرد مهم ملی آن را به سندی ملی تبدیل کرد.

 

در ادامه اين نشست، علی ططری رئیس مركز اسناد مجلس نیز درباره فعالیت‌های این سازمان اظهار کرد: تا سال‌ها آرشیو اسناد مجلس تنها پنج یا شش کارمند داشت اما امروز 14 میلیون برگ سند دارد. همچنین اسناد شنیداری و دیداری و اخیرا تنوع در پوستر و نقشه به این مرکز اضافه شده است. درباره محدودیت‌های دسترسی هم پیش‌تر در آیین‌نامه آمده بود که محققان می‌توانند پنج تا هفت برگ سند بگیرند. اما امروز محدودیتی به جز موارد امنیت ملی و زندگی خصوصی مردم وجود ندارد. در حال حاضر اسناد شورای ملی، سنا و اسناد بعد از انقلاب فهرست‌نویسی شده است. البته اسناد مربوط به مجلس اول تا نیمه مجلس ششم در دست مرکز اسناد ملی است.

او ادامه داد: مرکز اسناد مجلس بزرگ‌ترین اسناد خاکستری ایران را دارد. 25 هزار برگ و چهار کتابخانه واسپاری کامل‌ترین مجموعه در منطقه است. در حال حاضر بخش آرشیو عکس ما از 150 هزار قطعه عبور کرده است. در این بخش دو تا سه فیلد تخصصی داریم. مثلا عکس علمای شیعه به 115 هزار قطعه رسیده است. 2000 نقشه و پوستر نیز داریم.

 

رئیس مركز اسناد مجلس درباره دسترسی به اسناد این مرکز گفت:‌ پیش از این محدودیت دسترسی به اسناد را برای محققان قائل بودیم اما طبق آخرین آیین‌نامه، محدودیت‌ها برداشته شده است. هر برگ سند 200 تومان و برای دانشجویان 100 تومان محاسبه می‌شود. عکس هم بین 200 تا 500 تومان عرضه می‌شود.

همچنین ابوالفضل حسن‌آبادی رئیس مرکز اسناد آستان قدس رضوی در بخشی از این جلسه درباره فعالیت‌های این مرکز گفت: مرکز اسناد آستان قدس دو بخش مطبوعات و اسناد دارد. اسناد مکتوب این مجموعه نزدیک به 13 میلیون برگ است که اولین آن مربوط به سال 514 قمری است که قدیمی‌ترین سند ایران هم محسوب می‌شود. همچنین 69 هزار برگ اسناد مربوط به دوره صفویه، 32 هزار برگ مربوط به دوره افشار و 600 هزار برگ مربوط به دوره قاجار سند وجود دارد. 11 هزار سند شنیداری و فیلم و 14 هزار مصاحبه را که بزرگ‌ترین آرشیو تاریخ شفاهی در خاورمیانه است در این مرکز نگهداری می‌کنیم.

او درباره خصوصیاتی که این مرکز را از سایر مراکز اسناد جدا می‌کند، بیان کرد: دیجیتالی شدن چهار میلیون برگ سند که تمام اسناد قابل نمایش است، قابلیت جست‌وجوی در کتابخانه آستان قدس بر روی وب، قابلیت جست‌وجوی کلیدواژه‌ای خط به خط اسناد،‌ ارائه خدمات غیرحضوری به تمام دنیا و امکان دسترسی به مرکز توسط کارشناسان داخلی برای افراد در تمام دنیا جزو خصوصیات منحصر به فرد مرکز اسناد آستان قدس است.

حسن‌آبادی در پایان سخنانش تصریح کرد: مردم حلقه گمشده اسناد هستند. در ایران نزدیک به 50 پژوهشگر اسناد داریم. در حالی که چندی پیش یک محقق ژاپنی برای دیدن اسناد مرکز به مشهد سفر کرد و یک ماه در آنجا ماند، اما در ایران کسی حتی پنج روز برای دیدن اسناد به مشهد سفر نمی‌کند. بسیاری از کسانی که به مرکز مراجعه می‌کنند پژوهشگران اجباری هستند؛ یعنی کسانی که به اجبار استادان و... برای گرفتن سند به مرکز مراجعه می‌کنند. می‌توانم بگویم نزدیک به 90 درصد مراجعه‌کنندگان فقط یک بار به مرکز می‌آیند.

 

در ادامه بهزاد خاکپور، رئیس اداره اسناد وزارت امور خارجه با اشاره به اینکه این مرکز قدیمی‌ترین مرکز ایران به شمار می‌رود و بعد از سازمان اسناد دومین مرکز اسناد رسمی کشور است، گفت: در مرکز اسناد وزارت امور خارجه 50 میلیون برگ سند نگهداری می‌شود که 18 میلیون سند مربوط به دوره پهلوی است و یک و نیم میلیون نیز سند از دوره قاجار موجود است مابقی اسناد به دوران جمهوری اسلامی مربوط می‌شود.

 

 خاکپور ادامه داد: هر محقق در بدو ورود به سازمان مرکز اسناد وزارت خارجه به 5 مجموعه سند تفکیک شده که فهرست‌نویسی شده‌اند دسترسی خواهد داشت همچنین یک مجموعه 23 جلدی با نام اسناد مکمل که از 50 سال پیش به اهتمام وزارت خارجه دکتر زاهدی آغاز شده نیز در این مرکز وجود دارد. علاوه بر اینها 313 جلد تاریخ ایران و همسایگان خلیج فارس تحت عنوان اسناد PRO نیز تماما اسکن و فهرست شده‌اند البته کار فهرست‌نویسی فارسی برای این مجموعه هنوز تمام نشده است. 97 هزار نقشه که 414 اصل نقشه قاجار آن در حافظه جهانی یونسکو ثبت شده و 16 هزار عکس از دیگر اسناد موجود در مرکز اسناد وزارت امور خارجه هستند. از آنجایی که تمامی دستگاه‌ها موظف هستند هر گونه توافقنامه و معاهداتی که صورت می‌دهند را در اختیار این مرکز قرار می‌دهند می‌توان سالانه نزدیک به یک میلیون سند از کشورهای مختلف و شهرستان‌ها به این مرکز اضافه می‌شود.

 وی اضافه کرد: از دیگر اسناد مهم مرکز اسناد وزارت خارجه برخی سندهای اهدایی مثل سند مکاتبه شخصی فواد روحانی است یا سند مدینه‌شناسی مرحوم نجفی و سندی که استاد تقی‌زاده اهدا کرده است. براساس قوانین نیز تا سال گذشته خدمات پژوهشی تنها به کارشناسی ارشد به بالا ارائه می‌شد که این محدودیت برداشته شده و دانشجویان کارشناسی تا سقف 100 سند دانشجویان فوق لیسانس 150 سند و دانشجویان دکترا 250 سند و اساتید تا 300 سند را می‌توانند مطالبه کنند.

 

 خاکپور همچنین از محرمانه خارج شدن 4 هزار و 700 سند دوران قاجار و پهلوی خبر داد و اظهار داشت: با کاری که از سال 88 آغاز شد نزدیک به 4 هزار و 700 سند مرتبط با دوره قاجار و پهلوی از محرمانه بودن خارج شدند و احتمالا با رونمایی دکتر ظریف در اختیار پژوهشگران قرار می‌گیرند. مرکز اسناد وزارت امور خارجه یک نهاد حاکمیتی است که روابط دیپلماسی را پوشش می‌دهد و ممکن است برداشت‌های متفاوتی درباره محتوای سند بین ما و پژوهشگر به وجود آید و عملا وزارت خارجه خودش تصمیم‌گیری می‌کند چه اسنادی امکان عرضه به پژوهشگر را دارند یا خیر.

 

 رئیس اداره اسناد وزارت امور خارجه همچنین یادآور شد: یک سال و نیم است که محدودیت یک با استفاده از اسناد مرکز اسناد وزارت امور خارجه برای هر دانشجو برداشته شد و دانشجویان می‌توانند در حین تحصیل تا چندین نوبت درخواست سند داشته باشند.