دكتر شهرام نيا، معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي در سخناني در همايش "مديريت اسناد الكترونيكي" با اشاره به نقش اسناد در حافظه ملي گفت: با تصويب قانون در سال 88 مقرر شده است كه همه اسناد الكترونيكي همانند اسناد كاغذي بعد از استفاده در زمان خود به آرشيو ملي انتقال يابد تا ثبت و ضبط اسناد به درستي صورت گيرد و در اختيار محققان و متقاضيان استفاده از آنها قرار گيرد.
وي ادامه داد: تنوع نرم افزارهاي مورد استفاده در اتوماسيون هاي اداري، ثبت و نگهداري آنها و خطاها انساني در مواجهه با اسناد الكترونيكي از چالش هاي پيش رواست كه سازماندهي درست گردش مكاتبات و اسناد الكترونيكي و استفاده درست از نرم افزارها و پروتكل هاي موجود مي تواند به حفظ و نگهدري اسناد كمك كند.
شهرام نيا هم چنين از تدوين شيوه نامه در مجمع دبيرخانه هاي كشور در رياست جمهوري و به كارگيري شماره ملي سند(شمس) در كارگروه سازمان اسناد ملي خبر داد كه مي تواند در ثبت و ضبط استاندارد و ايجاد آرشيو منسجم به كار گرفته شود.
لازم به ذكر است، همايش "مديريت اسناد الكترونيكي" دوشنبه(18 مهرماه) در گنجينه اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج. ا. ا. و با هدف گسترش تعامل و هماهنگي ميان آرشيو ملي و دستگاه هاي دولتي در امور اسنادي برگزار شده بود.