سیصدویازدهمین جلسه شورای اسناد ملی ایران صبح روز شنبه مورخ1395/1/28با حضور تمامی اعضا، آقایان مهدی حجت عضو متبحر در تاریخ و فرهنگ ایران و رئیس شورا؛ رضا داوری اردكانی عضو متبحر در تاریخ و فرهنگ و رئیس فرهنگستان علوم ایران؛ محمدحسین امید معاون اداری٬ مالی و مدیریت منابع وزارت علوم، تحقیقات و فناوری؛ سیامك سعید فوائدی دادیار دادسرای دیوان عالی كشور؛ فیاض شجاعی دادستان دیوان محاسبات كشور؛ امیرعلی نعمت الهی رئیس امور حقوقی و قوانین سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور؛ هادی سلیمانپور رئیس مركز آموزش و پژوهش­های بین المللی وزارت امور خارجه و شهرام یوسفی فر معاونت اسناد ملی و دبیر شورا در ساختمان معاونت اسناد ملی ایران برگزار گردید.

در این جلسه، نخست دستورالعمل «ساماندهی اسناد و تعیین تکلیف اسناد راکد در مدیریت­های منطقه­ای و استانی سازمان» مطرح و پس از بحث و بررسی به تصویب شورا رسید. این دستورالعمل، به ­منظورتسهیل در اجرای صحیح  قانون و مقررات اسناد ملی ایران، یكسان­سازی روند مدیریت اسناد و بررسی، ارزشیابی و تعیین تكلیف اسناد راكد در مدیریت‌های منطقه ای و استانی سازمان اسناد و كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران تهیه و تنظیم شده­است.

دستور جلسه بعدی شورا «شیوه نامه تعیین سطوح حفاظت و مرمت مواد آرشیوی و کتابخانه­ای، آثار کاغذی(1)»بود . كه به منظور هماهنگی در تعیین سطوح حفاظت، نگهداری و مرمت آثار آسیب‌دیده در سازمان اسناد و كتابخانه ملی ج.ا.ا. تدوین شده است. از آنجا كه حفظ، نگهداری و مرمت آثار نیازمند صرف هزینه و تامین اعتبار هنگفت است. لذا بررسی ارزش‌های موضوعی، محتوایی و ظاهری آثار و نیز میزان آسیب دیدگی آن‌ها، سبب خواهد شد تا تصمیم‌گیری در خصوص حدود و میزان اقدامات حفاظتی و مرمتی به درستی صورت پذیرد و از هدر رفتن سرمایه‌های ملی جلوگیری گردد. این شیوه نامه نیز پس از بحث و بررسی به تصویب شورا رسید.

سومین دستور جلسه شورای اسناد ملی ایران شیوه نامه «حفظ و نگهداری اسناد در بایگانی­ها؛ ویژگی­های مخازن(1)» بود. هدف این شیوه‌نامه، حفظ و پاسداشت اسنادی است كه طی سالیان متمادی در دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت تولید یا دریافت و نگهداری می‌شود، تا ازآسیب‌دیدگی ناشی از عدم نگهداری صحیح و یا جابجایی نامناسب آنها جلوگیری شود. این شیوه‌نامه، تأسیسات و تجهیزات مورد استفاده در بایگانی اسناد جاری، نیمه جاری و راكد دستگاه‌های دولتی را مورد بررسی قرار داده و برای سایر نهادها و مؤسسات نیز قابل استفاده است. طراحی و تجهیز مخازن برای ذخیره‌سازی دراز مدت ( مانند مخازن آرشیوی)  نیازمند الزامات بیشتری است كه در این شیوه‌نامه، مدّ نظر قرار نگرفته است. شیوه نامه مذكور نیز پس از بررسی و اظهار نظر اعضای شورا به تصویب رسید.

در این جلسه همچنین جدول زمان‌بندی برگزاری جلسات شورای اسناد ملی ایران در سال 1395 مطرح و به تأیید اعضا رسید.