سیصد وسی وششمین جلسه شورای اسناد ملی ایران صبح روز شنبه مورخ 1397/9/24 با حضور آقایان مهدی حجت عضو متبحر در تاریخ و فرهنگ ایران و رئیس شورا؛ سیامك سعید فوائدی دادیار دادسرای دیوان عالی كشور؛ فیاض شجاعی دادستان کل دیوان محاسبات كشور؛ مهدی اشراقی نماینده سازمان اداری و استخدامی کشور و دکتر نظرپور معاون اداری، مالی و مدیریت منابع وزارت علوم، تحقیقات و فناوری در ساختمان اسناد ملی ایران برگزار گردید.

در ابتدای این جلسه، شیوه­ نامه حفظ و نگهداری اسناد در بایگانی­ ها(2) اصول کلی حفاظت پیشگیرانه مورد بررسی قرار گرفت و شورا ضمن تصویب شیوه نامه مذکور، مقرر کرد سازمان گزارشات سالانه از نحوه اجرای آن در دستگاه ها را تهیه و به جلسات شورا ارائه کند.

در ادامه جلسه فرم شناسایی «مشخصات اتوماسیون ­های اداری دستگاه­ ها» مطرح گردید و شورا ضمن تصویب فرم مذکور، مقرر نمود این فرم به پیوست اطلاعات قبلی دریافتی به دستگاه ­ها ارسال و اطلاعات جدید درخواست شود.

در این جلسه همچنین 6 ردیف درخواست مجوز امحای اوراق راکد وزارت جهاد کشاورزی؛ یک ردیف گزارش درخواست مجوز وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی؛ 3 ردیف گزارش ردیف­های وزارت جهاد کشاورزی- سازمان تعاون روستایی؛ یک ردیف گزارش وزارت جهاد کشاورزی- سازمان جهاد کشاورزی استان البرز؛2 ردیف درخواست مجوز امحای اوراق راکد صندوق کارآفرینی امید؛ و4 ردیف درخواست مجوز امحای اوراق راکد وزارت ورزش و جوانان مورد بررسی و تصویب قرار گرفت كه مصوبه آن برای اجرا به دستگاه­ های فوق الذكر ابلاغ خواهد شد.

همچنین، تصمیم گیری نهایی در مورد یک ردیف درخواست مجوز امحای اوراق راکد وزارت جهاد کشاورزی و یک ردیف درخواست مجوز امحای اوراق راکد وزارت ورزش و جوانان منوط به تهیه گزارش کارشناسی مفصل تر از موضوع و ارائه آن در جلسه آتی شورای اسناد ملی ایران گردید.