تعداد 8700 پرونده (42000 قطعه) از عکس های فهرست‌نویسی شده، در اداره پردازش اسناد دیداری و شنیداری آرشیو ملی، دارای شناسه یا کد اختصاصی شدند. پیش از این اسناد دیداری و شنیداری، از جمله عکس ها در آرشیو ملی، دارای شناسه یا کد اختصاصی نبودند و اين مساله موجب شده بود، تا بازیابی و اطلاع‌رسانی عكس‌هاي موجود در آرشيو، نه تنها برای مراجعه‌كنندگان و پژوهشگران، که برای همکاران اداره کل  اطلاع رسانی نیز، با مشکلاتی همراه باشد.  به گونه‌ای که در فرایند جستجو، اگر مراجعه کننده،  پایگاه را دیداری و شنیداری و محل نگهداری آن را آرشیو ملی انتخاب می‌کرد، سیستم موجودی را صفر نمایش می¬داد و اگر جستجو را به محل نگهداری محدود نمی کرد، تمامی اسناد دیداری و شنیداری موجود در کتابخانه ملی، اعم از : مخازن آرشیو ملی و مخزن منابع غیر کتابی کتابخانه ، با هم نمایش داده می‌شد ، که در این حالت نیز تشخیص و یافتن عکس های موجود در مخزن آرشیو ملی، کاری دشوار و زمان بر بود. شناسه اختصاص یافته به عکس در آرشیو ملی، 3 عنصری و از سمت چپ به راست به ترتیب عبارتند است از: ۱- کد منشا (خریداری999، اهدایی998 یا سازمان‌ها و دستگاه های دولتی که هر یک کد سه رقمی مخصوص به خود را دارند) ۲- کد اختصاصی عکس (01) به عنوان نوع مواد ۳- شماره جای نمای (ترتیبی / سریالی). مثال: 174/1/998 (998 خریداری، 1 عکس، 174 ترتیب قرار گرفتن عکس در مخزن(جای نما) 2530/1/999 7320/1/293 از این پس، پژوهشگران و مراجعه کنندگان محترم می توانند با محدود کردن پایگاه جستجوی خود، به دیداری و شنیداری و محدود کردن محل نگهداری به آرشیو ملی – تهران، به راحتی، کلیه عکس های موجود در مخزن آرشیو ملی را جستجو و بازیابی کنند.                                                                                     اداره کل تنظیم و توصیف اسناد ملی