به گزارش روابط‌عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، این طرح با هدف رفع نابسامانی‌های ناشی از جابه‌جایی‌های گذشته و فراهم‌کردن شرایط مناسب برای دسترسی و استفاده از منابع، با مشارکت گروهی ۵ تا ۸ نفره در دو محور ساماندهی اطلاعات و رکوردها و آماده‌سازی فیزیکی منابع در تالار پژوهش کتابخانه ساختمان آرشیو ملی ایران به اجرا درآمد.

اصلاح بیش از ۲۰ هزار رکورد اطلاعاتی

در بخش ساماندهی اطلاعات، ۲۰٬۱۳۹ رکورد بررسی، اصلاح یا ثبت شد و اطلاعات ۷۴۳ عنوان کتاب که به‌صورت فیزیکی در تالار موجود بود، در سامانه ثبت شد. بررسی اطلاعات تحلیلی و جانمایی منابع، به‌روزرسانی اطلاعات، حذف ثبت جانمایی اشتباه ۳۸۹ نسخه، ارسال منابع فاقد اطلاعات کامل به بخش فهرست‌نویسی و انجام فاپا برای ۴۵ عنوان، از دیگر اقدامات این بخش بود.

ساماندهی فیزیکی ۱۶ هزار و ۲۸۰ نسخه

در بخش آماده‌سازی فیزیکی نیز ۱۶٬۲۸۰ نسخه با طی مراحلی همچون بررسی رده، کناره‌نویسی، جداسازی برچسب‌های قدیمی، نصب برچسب رده و شماره بازیابی، فایل‌گذاری و جانمایی در قفسه‌ها ساماندهی شد. جداسازی چندلایه چسب و آثار بازیابی قدیمی از عطف برخی کتاب‌ها با هدف جلوگیری از آسیب به منابع، به‌صورت دستی و با دقت انجام گرفت.

جابه‌جایی و تنظیم قفسه‌ها و کفه‌ها، استفاده بهینه از فضای تالار و نظافت مستمر قفسه‌ها و محیط نیز هم‌زمان با ساماندهی منابع انجام شد. در مجموع، از ۲۰٬۸۰۲ نسخه موجود در تالار گنجینه، ۱۸٬۰۰۴ نسخه در قالب ساماندهی، آماده‌سازی یا ارجاع به بخش‌های تخصصی تعیین تکلیف شد.

در جریان اجرای این طرح، ۶۲۹ نسخه به بخش فهرست‌نویسی، ۲۰۳ نسخه مازاد به بخش مبادلات و ۳۲ نسخه به صحافی ارسال شد. همچنین ۷۷ تک‌نسخه یا نسخه دوم تعیین تکلیف و ۳۴۰ نسخه از بخش مبادلات دریافت شد.

راه‌اندازی امانت سیستمی منابع

به‌منظور تسهیل ارائه خدمات به مراجعان، امکان امانت منابع تالار پژوهش از طریق برنامه «رسا» راه‌اندازی شد و آموزش‌های لازم برای ثبت گردش و امانت منابع به کتابدار مربوط ارائه شد.

در ادامه این طرح، آماده‌سازی منابع باقی‌مانده یا در دست پردازش، بررسی نشریات، ارسال تدریجی کتاب‌های لاتین فاقد فهرست‌نویسی تحلیلی و ارائه حدود ۲۰۰ نسخه منبع بلاتکلیف به کمیته تفکیک پیگیری خواهد شد. گفتنی است تاکنون حدود ۲۲۰ عنوان کتاب لاتین نیز برای فهرست‌نویسی به بخش مربوط ارسال شده است.

معرفی مستمر تازه‌های کتاب، به‌روزرسانی مجموعه، تجهیز فضای مطالعه و برگزاری نشست‌های تخصصی متناسب با منابع موجود، از جمله پیشنهادهای مطرح‌شده برای افزایش پویایی و بهره‌برداری بیشتر از ظرفیت تالار پژوهش کتابخانه آرشیو ملی ایران است.