مرکز بایگانی راکد
در تدوین و اجرای برنامه جامع مدیریت اسناد، مرکز بایگانی راکد به عنوان پیش نیاز، امدادرسـان و حلقه اتصال آرشیو ملی و مراکز تولید کننده سـند، دارای نقـش و کـارکرد ویـژهای اسـت. در بـاره کارکرد استاندارد این مرکز در چرخه عمر اسناد میتوان گفت که اسناد از نظر مراجعه و اسـتفاده - قبل از امحا و یا انتقال به آرشیو - به سه دوره جاری، نیمه جاری و راکـد تقـسیم مـیشـوند.
در بخش نخست، سازمان تولید کننده برای انجام وظایف اداری به آنها مراجعـه دارد. ایـن مراجعـه بـا افزایش عمر پرونده به تدریج کاهش یافته و زمانی فرا می رسد که اصـﻼً مراجعـهای بـه آن صـورت نمیگیرد. در دو دوره متاخر، نگهداری اسناد برای تولیدکننده بسیار پرهزینه بوده و تلاش میشود تاآن را از فضای اداری خارج نمایند. در حقیقت، مهم ترین کارکرد بایگانی راکد در این زمان متبلور میگـردد، یعنی نگهداری اسناد و سوابقی که تکلیف آنها از نظر مراجعه اداری، امحا ویا انتقال به آرشیو هنـوز قطعی نشده است. بنابراین با نگهداری موقت پروندهها، ضمن سرویسدهی به منـشا، در سـاماندهی، نگهداری، امحا و یا انتقال به آرشیو نقش خود را ایفا میکند. به تعبیر دیگر وظیفه اصلی این مرکز، نگهداری اسناد در دوره برزخ است.
به این ترتیب مهم ترین امتیاز بایگانی راکـد در مـدیریت اسـناد، کاهش هزینههای اداری سازمانها در بخش تجهیـزات، فـضای اشـغال شـده و نیـروی انـسانی و نیـز نگهداری اسناد در شرایط با استاندارد باﻻتر بوده و از سوی دیگر موجبات نظارت بهتر آرشیو ملی بر روند نگهداری ارزشیابی، امحا و یا انتقال به آرشیو به شیوه صحیح را میسر میسازد. نکته مهم در این میان، چگونگی انتقـال، نگهـداری و شـیوه دسـتیابی بـه اسـناد در بایگـانی راکـد میباشد.
استاندارد جهانی شیوه دستیابی به اسناد در بایگانی راکد
استاندارد جهانی این نوع فعالیت عبارت از همکـاری دایمـی کارشناسـان بخـش مـدیریت اسناد آرشیو ملی با مدیران و کارکنان اسناد سازمان ها، در تعـین عمـر مفیـد بـرای انـواع اسـناد در دوره های مختلف، جداول زمانی ارزشیابی و... به منظور ایجاد چرخه یا گـردش کـار مناسـب اسـناد است.
در این گردش کار که توأم با نظارت و راهنمایی دقیق در نحوه دریافت، تولید، طبقـه بنـدی و بایگانی اسناد می باشد و در خیلی از کشورها از آن تحـت عنـوان پرونـده (پوشـه ملـی) و یـا نظـام متحدالشکل مدیریت اسناد نام برده می شود کلیه اقدامات و فعالیتهای مربوط به دوره های جـاری و نیمه جاری بودن اسناد و نیز چگـونگی ارتبـاط بـا مرکـز بایگـانی راکـد، تهیـه لیـست های انتقـال و آماده سازی و ارسال اسناد پیش بینی شده است. پس از پایان دوره جاری بودن اسناد، اقدامات و مراحل نامبرده در زیر قابل تصور است:
- اسناد با اهمیت زیاد (VITAL RECORDS) که دوره جاری و نیمه جاری بودن آن هـا سـپری شده است؛ پس از تهیه لیست و ارزشیابی به صورت مستقیم به آرشیو ملی انتقال می یابند.
- تهیه لیست و امحای مستقیم سـوابقی کـه در همکـاری مـشترک آرشـیو ملـی و سـازمان مربوطه، راه کارهای قانونی آن فراهم شده باشد.
تهیه لیست و انتقال اسناد به مرکز بایگانی راکد در صورت دارا بودن یکی از شرایط زیر:
- شرایط نگهداری در سازمان مربوط فراهم نباشد.
- مجموعه مورد نظر در دوره نیمه جاری بوده و مورد مراجعه سازمان باشد.
- بصورت قطعی از سوی تولید کننده اعلام بی نیازی نشده باشد.
- انتقال آن ها به آرشیو ملی به دلیل شرط قانونی زمان سپری شده (مانند 40 سـال در ایران) امکان پذیر نباشد.
- در هنگام ارزشیابی، نیازمند ارزشیابی مجدد اعلام شود.
تعیین تکلیف مجموعه های موجود
تعیین تکلیف مجموعه های موجود در مرکز بایگانی راکد بر اساس برنامه زمان بندی مشخص و راه کارهای قانونی که بر مبنای آن، سوابق غیر ارزشمند امحا شده و اسناد با ارزش نگهداری دایمی به آرشیو ملی انتقال پیدا میکنند. در توضیح بندهای 3 و 4 باید اضافه شود که انتقال، نگهداری و تعین تکلیف اینگونه اسناد، بایـد بـا رعایت نکات زیر همراه باشد:
-
تهیه لیست انتقال در منشا و ارسال آن به همراه مجموعه.
-
جلوگیری از به هم ریختگی نظم اولیه پرونده ها و نگهداری آن ها در مرکـز بایگـانی راکد با سیستم بایگانی سازمان تولید کننده.
-
سرویس دهی اسناد در مرکز بایگانی راکد براساس نظام طبقه بندی اولیه.
-
اعمال سیاست های آرشیو ملی بر مجموعه های موجود در بایگانی راکد که معموﻻً همراه با فراهم کردن تجهیزات ضدعفونی و گردگیری، جداسازی اشیای آسیب رسان، تهیه لیست های تشریحی و... می باشد.
برای دریافت مشاوره در خصوص بایگانی راکد اینجا را کلیک نمایید.
