شناسائی و انتقال اسناد با ارزش نگهداری دائم

از مهمترین وظایف آرشیو ملی برنامه ریزی برای شناسائی، انتقال و نگهداری اسناد با ارزش نگهداری دائمی است. فعالیتی كه نیازمند دقت و وسواس زیادی است طوریكه اولاً از امحای اسناد با ارزش باید جلوگیری شود و ثانیاً از انتقال و نگهداری اوراق زائد نیز پرهیز گردد.

برای این منظور شورای اسناد ملی با وظیفه اساسی تشخیص و صدور مجوز امحای اوراق زائد در قانون پیش بینی شده است، تا بر فرایند امحا و یا انتقال نظارت كاملی را میسر سازد.

به طور متوسط پنج درصد اسناد تولیدی در مؤسسات دولتی در دنیا، برای نگهداری دائم به آرشیو ملی منتقل می‌شوند و بقیه امحا می گردند.

از مهم ترین عواملی كه تأثیر مستقیمی در انتخاب صحیح و جلوگیری از امحای احتمالی اسناد ارزشمند دارد، بكارگیری روش طبقه بندی و بایگانی مناسبی است كه در آن امكان ادغام و یا در یك ردیف قرار گرفتن اسناد قابل امحا و نگهداری در زمان ارزشیابی وجود نداشته باشد.

آخرین تاریخ بروزرسانی: ۱۳۹۷/۷/۹ - ۱۱:۵۸:۲۲