مرکز بایگانی راکد

در تدوین و اجرای برنامه جامع مدیریت اسناد، مركز بایگانی راكد به عنوان پیش نیاز، امدادرسـان و حلقه اتصال آرشیو ملی و مراكز تولید كننده سـند، دارای نقـش و كـاركرد ویـژه‌ای اسـت. در بـاره كاركرد استاندارد این مركز در چرخه عمر اسناد می‌توان گفت كه اسناد از نظر مراجعه و اسـتفاده - قبل از امحا و یا انتقال به آرشیو - به سه دوره جاری، نیمه جاری و راكـد تقـسیم مـی‌شـوند.

 در بخش نخست، سازمان تولید كننده برای انجام وظایف اداری به آنها مراجعـه دارد. ایـن مراجعـه بـا افزایش عمر پرونده به تدریج كاهش یافته و زمانی فرا می رسد كه اصـﻼً مراجعـه‌ای بـه آن صـورت نمی‌گیرد. در دو دوره متاخر، نگهداری اسناد برای تولیدكننده بسیار پرهزینه بوده و تلاش می‌شود تاآن را از فضای اداری خارج نمایند. در حقیقت، مهم ترین كاركرد بایگانی راكد در این زمان متبلور می‌گـردد، یعنی نگهداری اسناد و سوابقی كه تكلیف آنها از نظر مراجعه اداری، امحا ویا انتقال به آرشیو هنـوز قطعی نشده است. بنابراین با نگهداری موقت پرونده‌ها، ضمن سرویس‌دهی به منـشا، در سـاماندهی، نگهداری، امحا و یا انتقال به آرشیو نقش خود را ایفا می‌كند. به تعبیر دیگر وظیفه اصلی این مركز، نگهداری اسناد در دوره برزخ است.

به این ترتیب مهم ترین امتیاز بایگانی راكـد در مـدیریت اسـناد، كاهش هزینه‌های اداری سازمانها در بخش تجهیـزات، فـضای اشـغال شـده و نیـروی انـسانی و نیـز نگهداری اسناد در شرایط با استاندارد باﻻتر بوده و از سوی دیگر موجبات نظارت بهتر آرشیو ملی بر روند نگهداری ارزشیابی، امحا و یا انتقال به آرشیو به شیوه صحیح را میسر می‌سازد. نكته مهم در این میان، چگونگی انتقـال، نگهـداری و شـیوه دسـتیابی بـه اسـناد در بایگـانی راكـد می‌باشد.

استاندارد جهانی شيوه دستيابی به اسناد در بايگانی راكد

استاندارد جهانی این نوع فعالیت عبارت از همكـاری دایمـی كارشناسـان بخـش مـدیریت اسناد آرشیو ملی با مدیران و كاركنان اسناد سازمان ها، در تعـین عمـر مفیـد بـرای انـواع اسـناد در دوره ‌های مختلف، جداول زمانی ارزشیابی و... به منظور ایجاد چرخه یا گـردش كـار مناسـب اسـناد است.

در این گردش كار كه توأم با نظارت و راهنمایی دقیق در نحوه دریافت، تولید، طبقـه بنـدی و بایگانی اسناد می باشد و در خیلی از كشورها از آن تحـت عنـوان پرونـده (پوشـه ملـی) و یـا نظـام متحدالشكل مدیریت اسناد نام برده می شود كلیه اقدامات و فعالیتهای مربوط به دوره های جـاری و نیمه جاری بودن اسناد و نیز چگـونگی ارتبـاط بـا مركـز بایگـانی راكـد، تهیـه لیـست های انتقـال وآماده سازی و ارسال اسناد پیش بینی شده است. پس از پایان دوره جاری بودن اسناد، اقدامات و مراحل نامبرده در زیر قابل تصور است:

  • اسناد با اهمیت زیاد (vital Records) كه دوره جاری و نیمه جاری بودن آن هـا سـپری شده است؛ پس از تهیه لیست و ارزشیابی به صورت مستقیم به آرشیو ملی انتقال می یابند.
  • تهیه لیست و امحای مستقیم سـوابقی كـه در همكـاری مـشترك آرشـیو ملـی و سـازمان مربوطه، راهكارهای قانونی آن فراهم شده باشد.

تهیه لیست و انتقال اسناد به مركز بایگانی راكد در صورت دارا بودن یكی از شرایط زیر:

  • شرایط نگهداری در سازمان مربوط فراهم نباشد.
  • مجموعه مورد نظر در دوره نیمه جاری بوده و مورد مراجعه سازمان باشد.
  • بصورت قطعی از سوی تولید كننده اعلام بی نیازی نشده باشد.
  • انتقال آن ها به آرشیو ملی به دلیل شرط قانونی زمان سپری شده (مانند 40 سـال در ایران)  امكان پذیر نباشد.
  • در هنگام ارزشیابی، نیازمند ارزشیابی مجدد اعلام شود.

 

تعیین تكلیف مجموعه های موجود در مركز بایگانی راكد بر اساس برنامه زمان بندی مشخص و راهكارهای قانونی كه بر مبنای آن، سوابق غیر ارزشمند امحا شده و اسناد با ارزش نگهداری دایمی به آرشیو ملی انتقال پیدا می‌كنند. در توضیح بندهای 3 و 4 باید اضافه شود كه انتقال، نگهداری و تعین تكلیف اینگونه اسناد، بایـد بـا رعایت نكات زیر همراه باشد:

  • تهیه لیست انتقال در منشا و ارسال آن به همراه مجموعه.
  • جلوگیری از به هم ریختگی نظم اولیه پرونده ها و نگهداری آن ها در مركـز بایگـانی راكد با سیستم بایگانی سازمان تولید كننده.
  • سرویس دهی اسناد در مركز بایگانی راكد براساس نظام طبقه بندی اولیه.
  • اعمال سیاست های آرشیو ملی بر مجموعه های موجود در بایگانی راكد كه معموﻻً همراه با فراهم كردن تجهیزات ضدعفونی و گردگیری، جداسازی اشیای آسیب رسان، تهیه لیست های تشریحی و... می باشد.

آخرین تاریخ بروزرسانی: ۱۳۹۷/۸/۹ - ۱۳:۵۷:۵