کارگاه تخصصی «اهمیت استانداردهای ملی و بین‌المللی از منظر تأثیرگذاری بر کیفیت مدیریت و اسناد» برگزار شد
به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، غلامرضا عزیزی، رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، در این نشست تخصصی به معرفی تاریخچه واژه استاندارد، فرایند استانداردسازی، و تأسیس سازمان ملی استاندارد ایران پرداخت.
وی ادامه: شواهد تاریخی نشان می‌دهد استفاده از میزان‌ها، نقش مؤثری بر کیفیت انجام امور در زندگی و کار جوامع بشری ایفا کرده است. در این راستا می توان به استفاده از مقیاس و معیار از زمان هخامنشیان تا کنون اشاره کرد.
عزیزی در ادامه به انواع استانداردها و ضرورت تدوین استاندارد در تمام سطوح کارخانه‌ای (سازمانی)، ملی، منطقه‌ای، و بین‌المللی، اشاره کرد و شروع کار تدوین استاندارد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، روند تدوین استانداردها و مشارکت همکاران و متخصصان در این حوزه را به تفصیل شرح داد.
در ادامه این کارگاه تخصصی زهرا ضرغامی، پژوهشگر و کارشناس دفتر تدوین استاندارد پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به بررسی ریشه‌شناسی واژه استاندارد پرداخت و گفت: این واژه به اشکال و زبان‌های مختلف برای ارجاع به قالب‌ها،چارچوب‌ها، نظام‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هایی به‌کار می‌رود که برای تسهیل تعامل انسان‌ها با یکدیگر، سهولت انجام امور به‌شکل یکپارچه و متمرکز و بالابردن بازده و خروجی مفید کارها استفاده می‌شوند. پس از آن تاریخچه استانداردسازی در ایران و نهادهای متولی استاندارد در حوزه آرشیو و اسناد، ازجمله شورای جهانی آرشیو و استانداردهای تدوین‌شده در این شورا معرفی شدند.
وی افزود: دفتر تدوین استاندارد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در راستای اجرای بند (4-2) سیاست‌های کلی و بند (و) ماده (234) قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران مبنی‌بر توسعه و تقویت نظام استاندارد ملی و لزوم ایفای نقش مؤثر سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به‌عنوان نهاد متولی و مادر در تدوین استانداردهای ملی و بین‌المللی در حوزه اسناد و کتابخانه، در دی‌ماه 1398 در پژوهشکده اسناد شروع به‌کار کرد. وظیفه این دفتر، حضور فعال در مراحل تصمیم‌گیری، تدوین، و نظارت بر تدوین استانداردهای موردنیاز کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اسناد در دو حوزه ملی و بین‌المللی است.
وی تصریح کرد: سپس کمیته‌های فنی ایزو و کمیته‌های فنی متناظر آن در ایران در حوزه کتابخانه، آرشیو و اسناد معرفی شد. کمیته فنی 46 با عنوان «اطلاعات و مستندات (دبیزه‌ها)» که هدف آن، استانداردسازی روش‌ها و رویه‌های مرتبط با کتابخانه‌ها، مراکز اسنادی (اطلاعات و مستندات)، انتشارات، آرشیوها، مدیریت اسناد، موزه‌ها، نمایه‌سازی، چکیده‌نویسی، و علم اطلاعات است.
پژوهشگر و کارشناس دفتر تدوین استاندارد پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه داد: به‌لحاظ ساختاری این کمیته از پنج کمیته فرعی زیرمجموعه به‌شرح زیر تشکیل شده است و در‌حال‌حاضر42 کشور عضو فعال کمیته فنی ISO/TC46 و 32 کشور عضو ناظر هستند. این کمیته با تدوین 125 استاندارد بین‌المللی و 24 استاندارد در حال تدوین است و با توجه به تعداد کشورهای عضو، از بزرگ‌ترین و فعال‌ترین کمیته‌های فنیISO محسوب می شود.
ضرغامی گفت: کمیته فنی 171 با عنوان «برنامه‌های کاربردی مدیریت مدرک» که هدف آن استانداردسازی فناوری‌ها و فرایندهای مدیریت مدرک ازجمله ثبت (گیرش)، نمایه‌سازی، ذخیره‌سازی، بازیابی، توزیع و انتشار، اطلاع‌رسانی، گذار، تبادل، حفاظت و نگهداری، یکپارچگی، و تعیین‌تکلیف اسناد و مدارک است. به لحاظ ساختاری این کمیته از دو کمیته فرعی با عناوین «کیفیت، حفاظت ونگهداری، یکپارچگی اطلاعات» و «قالب پروندۀ مدرک، سامانه‌های مدیریت اسناد/مدارک الکترونیکی و اطمینان‌پذیری اطلاعات» تشکیل شده است. این کمیته، 100 استاندارد بین‌المللی را تدوین و در حال تدوین 12 استاندارد دیگر است.
وی در ادامه به معرفی استانداردهای مهم در حوزه مدیریت اسناد و آرشیو پرداخت و خاطرنشان کرد: نقش آشناسازی همکاران با این استانداردها و لزوم همکاری و مشارکت همه متخصصان در این حوزه اهمیت ویژه ای دارد و لازم است در این باره با ارائه پیشنهادهایی برای جلب مشارکت صاحب‌نظران در این حوزه و دعوت از همکاران برای حضور فعال و همه‌جانبه در حوزه تدوین استاندارد گامی اساسی برداشته شود.