مراقبت از آثار کاغذی
از لمس كردن آثار كاغذي باارزش و تزيينات روي آن تا حد امكان خودداري كنيد.
از تا كردن اسناد كاغذي خودداري كنيد،چون در محل تاشدگي دچار پارگي و فرسودگي مي شوند.
براي پاك كردن گرد و غبار از روي اسناد كاغذي از يك برس نرم و يا از پارچه اي كه پرز ندهد استفاده كنيد ، به آرامي اين كار را انجام دهيد تا موجب پارگي كاغذ نشود.
از پرس كردن اسناد در درون پلاستيك هاي محكم خودداري نماييد.
از به كار بردن گيره هاي فلزي،سنجاق،منگنه پرهيز كنيدو آنها را از روي كاغذ جدا كنيد زيرا باعث زنگ زدگي و پارگي سند مي شوند.
هيچ گاه سند را روي مقوا و يا كاغذ ديگر نچسبانيد.
از چسب نواري و ساير چسب‌هاي شيميايي براي ترميم پارگي هاي آثار كاغذي استفاده نكنيد،چون علاوه بر تغيير رنگ سند به آن آسيب نيز مي رساند.
آثار كاغذي بايد به صورت صاف نگهداري شوند،مگر اينكه اندازه آنها بسيار بزرگ بوده و نگهداري آنها به صورت صاف مقدور نباشد.
در مورد اسناد پرونده اي چنانچه داراي متصل كننده هستند،درهنگام ورق زدن دقت لازم را داشته باشيدو متصل كننده را طوري تنظيم نماييد تا سبب پارگي صفحات نشود.
اگر مجبور به كپي گرفتن شديد مطمئن شويد كه خطري براي سندتان پيش نمي آيد.
براي صاف نگهداشتن صفحات كاغذي رول شده از اشياء سنگين و مناسب استفاده كنيد و آنها را در اطراف لبه اثر قرار دهيد و از قرار دادن آنها بر روي تصاوير پرينت شده اجتناب كنيد.
قبل از باز كردن اسناد با ابعاد بزرگ مانند نقشه‌ها و طومارها، از داشتن فضاي كافي بر روي ميز يا سطوح ديگر اطمينان داشته باشيد.
اگر از يك اثر كاغذي استفاده زيادي مي شود بايد آن اثر را درون پاكت هاي پلاستيكي مايلر قرار داده و يا از آن كپي گرفته شود . نسخه اصلي در مخزن ذخيره شده و از كپي آن استفاده نماييد. در صورت مشاهده ترد و شكننده بودن اسنادتان حتما" با مسئولين مرتبط مشورت نماييد.
جابجايي آثار كاغذي
- سعي كنيد از پاكت يا پوشه براي حمل كردن آثار كاغذي استفاده كنيد.
- قبل از جابه جايي از تميز بودن محلي كه سند را روي آن قرار مي دهيد اطمينان حاصل كنيد.
- در صورتي كه مجبور هستيدآثار كاغذي را با دست حمل كنيد ،بايد با كمك دو دست آن را جابجا نماييد و براي باقي نماندن اثر انگشت ، حتي الامكان ازدستكش نخي يا دستمال كاغذي استفاده كنيد.
- براي جابجايي آثار كاغذي نبايد از گوشه آن ها را بلند كرد،چون لبه هاي كاغذ از سست ترين قسمت هاي كاغذ به حساب مي آيندو امكان پاره شدن آنها زياد است.
- دقت داشته باشيد درهنگام پشت و رو كردن سند ، روي آن يك ورقه نازك قرار داده و بدون لمس مستقيم اثر ، اين كار را انجام دهيد.
- براي بررسي پشت اثر كاغذي كه داراي مهرهاي مومي سنگين يا الزامات ديگري است، با دقت مهر و سند را همزمان با هم برگردانيد.
- براي جابجايي آثار كاغذي نبايد آنها را مانند لوله به دور خود بپيچيم،چون باعث تابدار شدن الياف كاغذ شده و در نهايت پارگي آنها را به دنبال خواهد داشت.
- براي جابه جايي نقشه ها و اسناد قطع بسيار بزرگ از چرخ هاي دستي با صفحات صاف و مسطح استفاده نماييدو مراقب باشيد كه در حين حمل و نقل لبه‌هاي اسناد بر روي زمين كشيده نشود و يا با ديوار يا موانع ديگر برخورد نداشته باشد.
- اگر اسناد شما بسيار آسيب ديده‌اند براي جابجايي آنها حتما" با مسئولين مرتبط مشورت نماييد.
انباركردن آثار كاغذي
- از نگهداري آثار كاغذي در برابر نور شديد خورشيد به شدت خودداري كنيد.
- براي نگهداري آثار كاغذي بايد از جعبه‌ها،پوشه‌ها،لفاف‌هايي استفاده كرد كه در ساختن آنها از مواد آرشيوي مرغوب و بدون اسيد به كار رفته است.
- اگر مجموعه‌اي از آثار كاغذي داشته باشيم،يكي از راه هاي حفاظت آنها قرار دادن كاغذهاي بدون اسيد يا كاغذهاي ژاپني(كاغذ تيشو)در بين آنها است ، دقت كنيد كه اندازه اين كاغذها ، اندازه جعبه يا محفظه نگهدارنده مجموعه آثار برابر باشد.
- از تماس مستقيم آثار كاغذي با سطح فلزي قفسه جدا" خودداري كنيد.
- آثار كاغذي را در طبقات يا كشوهاي قفسه به روش مناسب قراردهيدو از تراكم آثار در قفسه ها خودداري كنيد،زيرا فشار زياد باعث آسيب آثار مي شود.
- هرگز آثار كاغذي را در جعبه هاي فلزي بدون پوشش قرار ندهيد،چون در صورت وجود رطوبت، ايجاد زنگ زدگي مي كند.
- هيچگاه كاغذهاي با كيفيت پايين(كاغذهاي روزنامه)را در كنار كاغذهاي مرغوب‌تر نگهداري نكنيد.
- در صورت وجود مهر مومي سنگين يا ساير الزامات متصل به لبه آثار كاغذي ، مراقب باشيد مهر در وضعيت خوابيده بر روي يك لايه اسفنج مانند قرار داشته باشد.
- آثار كاغذي كه داراي ابعاد بزرگ هستند به صورت صاف و خوابيده در كشوهاي مخصوص اين آثار نگهداري شوند.توجه كنيد در هر كشو حداكثر ده تا پانزده سند قرار داشته باشد.لازم به يادآوري است كه در بين اين آثار كاغذهاي بدون اسيد كه به ابعاد كشو بريده شده قرار بگيرد.
- اگر ابعاد آثار كاغذي از حد استاندارد كشوها بزرگ‌تر بود و نگهداري آنها به صورت صاف و خوابيده امكان‌پذير نباشد، بايد آنها را لوله كرد . براي لوله كردن بايد از مقواي محكم لوله‌اي با روپوش كاغذي كه هردوازجنس بدون اسيدباشندو يا لوله‌هاي پلاستيكي كه دور آنها كاغذ آلومينيومي پيچيده شده است ،استفاده نماييد.دقت كنيد طول لوله كوچك‌تر يا بزرگ‌تر از اندازه عرض سند نباشد . آثاركاغذي لوله شده درون طومار دان قرار داده و سپس آن‌هارا به صورت خوابيده روي يك طبقه از قفسه يا كشو قرار مي دهيم.
- آثارهنري مانند طرح‌ها،گراورها،پاستل‌ها،سياه قلم‌ها،آب رنگ‌ها و ديگر آثار گرافيك روي كاغذ بايد در يك جعبه يا كشو گذاشته شوند و به كمك كاغذهاي ضداسيد و خنثي از همديگر جدا شوند.
- اگر مجبور به نمايش آثار كاغذي شديد و از ويترين براي اين كار استفاده كرديد بايد از مواد جاذب رطوبت مانند سيليكاژل استفاده كنيد .
- توجه كنيد اثر كاغذي ، مدت محدودي در معرض نمايش قرار بگيرد . در ضمن براي مقواي پشتيبان آن از مقواهاي بدون اسيد استفاده نمائيد