گزارش چهلمین اجلاس مدیران دبیرخانه‌های نظام اداری کشور
با عنایت به آنکه دبيرخانه‌ها كانون مكاتبات و اطلاعات دستگاه‌ها در نظام اداري كشور به شمار مي‌آيند، تعامل و همكاري مسئولان دبيرخانه‌ها و دست‌اندركاران راهبردي اسناد كمك شاياني به روان‌سازي مكاتبات، تسهيل تعاملات فراسازماني، پاسخگويي مناسب، انتقال تجربه‌ها و رفع نيازهاي سريع و به هنگام اطلاعاتي وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها و در نهايت هدايت اسناد دستگاه‌ها به سازمان اسناد و تشكيل گنجينه عظيم آرشيوي مي‌كند. .از این رو بود که چند سال پیش اجلاس مديران دبيرخانه‌هاي نظام اداري كشور شکل گرفت. اين اجلاس متشكل از مسئولان دبيرخانه‌ها، مراكز اسناد و بعضاً مسئولان فناوري اطلاعات قواي سه‌گانه، وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها بود که با شعار «به سوي دبيرخانه هوشمند همراه» و به منظور تحقق دولت الكترونيكي در بخش مديريت مكاتبات و اسناد تشكيل شد و تا پایان سال 1393 موفق شده است که 39 نشست (فصلي) مجمع عمومي در وزارتخانه‌ها، نهادها و سازمان‌هاي مختلف با حضور دست‌اندركاران به نحو مطلوب و شايسته برگزار کند. در واقع اين اجلاس توانسته است نقش موثري در تعالي و بهبود عملكرد دبيرخانه و اسناد دستگاه‌ها ايفا نمايد. با توجه به اهمیت این اجلاس در برنامه‌های راهبردی معاونت اسناد اینجانب در جلسات اجلاس شرکت جسته و پس از چندی به عضویت هیئت رئیسه درآمدم.
در پایان سال 1393 و با کسب اجازه از محضر جناب آقاي دكتر صالحي اميري رياست محترم سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران مقرر گردید، میزبانی چهلمین اجلاس را سازمان متبوع بر عهده گیرد. از سوی دیگر با توجه به آن که مراسم روز اسناد ملی امسال به بزرگداشت این روز اختصاص یافته بود، مقدمات برگزاری همايش دولت الکترونیک و مديريت اسناد الکترونیکی مقارن با این اجلاس از سال گذشته فراهم شد.
همزمان و با دعوت اعضای هیئت رئیسه از آقاي بهمن‌آبادی مقدمات برگزاری نمایشگاه اتوماسیون‌های اداری نیز فراهم شد.
نهایتاً در روز چهارشنبه 30 اردیبهشت سال 1394 ساختمان آرشیو ملی شاهد برگزاری سه رویداد همزمان بود.
مراسم چهلمین اجلاس مدیران دبیرخانه‌های نظام اداری کشور
چهلمين اجلاس مديران دبيرخانه‌هاي نظام اداري كشور با شعار"به سوی نظام اداری یکپارچه، هوشمند و همراه" کار خود را شروع کرد.
در ابتداي اين نشست غلامرضا عزيزي، رئيس پژوهشكده اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي و دبیر همایش ضمن خوشامدگويي به مهمانان گفت: اجلاس چهلم شعار "به سوی نظام اداری یکپارچه، هوشمند و همراه" را برگزيده است. اجلاس در ابتدا كار خود را با 40 عضو شروع كرد اما هم اكنون بيش از 150 عضو دارد.
رئيس پژوهشكده اسناد ضمن تشريح برنامه هاي اجلاس چهلم ادامه داد: شعار ما در ابتدا استفاده از دبیرخانه الکترونیکی بود اما امروز به حول و قوه الهی به سوی نظام اداری یکپارچه، هوشمند و همراه گام برداشته‌ايم.
عزيزي در بخش ديگري از صحبت هايش گفت: كار ديگري كه ما در اين زمينه انجام داديم توليد استانداردهاي ملي بود كه تلاش كرديم اين حوزه را نيز فعال كنيم و به استانداردهايي هم رسيديم. از ديگر فعاليت‌هايي كه تاكنون انجام شده، انتشار چهار جلد كتاب در زمينه دبیرخانه الکترونیکی است.
در ادامه اين نشست صالحي اميري، رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي طي سخناني ضمن تشکر از آقایان دكتر بانك و دكترمعظم زاده تشكر به دلیل همراهی و مساعدت از ابتداي كار بدون تشريفات و ملاحظات جاري با ایشان، افزود : هنوز اراده ملي براي ساماندهي اسناد شكل نگرفته است. آنچه امروز هست شايسته نظام اسلامي نيست و دليل عمده و اصلي آن عدم آگاهي و عدم آشنايي با اين حوزه است. در نظام اداري؛ ما ارزش دبيرخانه را نمي‌دانيم و اين ظلم است. بدون دبيرخانه نمي‌توان شاهد پيشرفت بود. در اينجا عزيراني در حال كار كردن هستند كه ديده نمي‌شوند. اين ظلم فاحشي است. پيام اين اجلاس اين است عزيراني كه در دبيرخانه‌ها كار مي‌كنند ديده شوند.
صالحي اميري ادامه داد: در مركز اسناد، تمام سندهاي قاجار به نام اسناد سلطنتي قاجار فهرست‌نويسي شده است. در اين اسناد تمام كارهايي را پادشاهان و افراد انجام مي‌دادند با دقت و به طور كامل ثبت كردند. اما آيا امروز چنين چيزي هست؟ با اينكه ما امروز امكانات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري داريم اما چنين سندهايي را در نداريم. ما براي بازخواني مدارك دهه 70 دچار مشكل هستيم، اسنادي كه در دهه 70 با نرم‌افزارهايي آن زمان ثبت شده امروز قابل بازيابي نيست.
همچنین دكتر صالحی امیری ضمن اشاره به ارزش سند بر لزوم انتقال كلیه اسناد و مدارك دستگاههای اجرایی به آرشیو ملی ایران تاكید كرد و اظهارداشت: انتقال اسناد و مدارک دستگاههای اجرایی به آرشیو ملی ضروری است. زیرا اسناد زيادي در معرض نابودی و از بين رفتن است و ما به بسياري از دستگاه‌ها اعلام كرديم كه مي‌توانند از آرشيو ملي استفاده كنند. امروز اين امكان هست كه اسناد، به سازمان اسناد و کتابخانه ملی فرستاده شود تا با دستگاه‌هاي پيشرفته اسکن شود و سپس يك نسخه رقمی به دستگاه مربوط تحويل داده شود و اصل سند در آرشيو بماند و زماني كه به اصل آن نياز بود در دسترس قرار گيرد.
رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي در پايان سخنانش گفت: بسترهاي سخت‌افزاري و نرم‌افزاري لازم براي يك اتفاق جديد فراهم شده و معاونت پژوهش، برنامه‌ريزي و فناوري سازمان ، پروژه " فهرست‌نويسي اسناد" را تعريف كرده، پس لازم است نيروي انساني مناسب داشته باشيم كه هم بايد آموزش ببينند و هم انگيزش داشته باشند.
مرتضی بانك معاون كل نهاد ریاست جمهوری نیز به عنوان سخنران بعدی اجلاس مدیران دبیرخانه‌های نظام اداری کشور در ابتداي سخنانش ضمن تشكر از رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي بابت كارها و طرح‌هاي استراتژيك گفت: در عصر شتابان اطلاعات گریزی از به كارگیری و همراهی با فناوری‌های نوین در راستای سرعت، سهولت و صرفه‌جویی در منابع و هزینه‌ها نیست. نكته اول اينجاست كه چرا ما نسبت به تحول مقاومت مي‌كنيم؟ موردي كه در كشور ما بيشتر از هر چيزي ديده مي‌شود مقاومت در برابر تغيير است. وي ادامه داد: به عنوان مثال طرح‌هاي بسياري درباره نحوه مديريت و مصرف آب ارائه مي‌شود اما با بي‌توجهي از كنار آن‌ها مي‌گذريم. از علم و دانش روز استفاده مي‌كنيم ولي بايد به موقع تصميم درست را بگيريم. ما اين قدرت را داريم كه وضعيت موجود را اداره كنيم. برنامه‌ريزي بايد در لحظه سريع انجام شود ولي ما بيشتر در حال گذراندن شرايط روز هستيم.
معاون كل سرپرست نهاد رياست جمهوري تصريح كرد: در طرح سامانه سپاد كليه مكاتبات به صورت ماشيني و الكترونيكي از مبدا تا مقصد پيگيري مي‌شود. نمونه ديگري كه مي‌توان نام برد طرح پيشخوان دولت است كه بسياري از نامه‌ها از اين طربق ارسال مي‌شود و مراجعات غيرضروري مردم به دستگاه‌ها خيلي كم شده است. وي در پايان سخنانش گفت: ما در نهاد رياست جمهوري به دنبال استفاده كمتر از كاغذ در مكاتبات اداري هستيم و به دنبال آن هستيم كه بتوانيم آن را به صفر برسانيم.
آخرين سخنران بخش اول اين مراسم عبدالخلیل معظم‌زاده، معاون پشتیبانی و تحول اداری نهاد ریاست جمهوری در سخنان خود گفت: دبیرخانه كارآمد با افزایش كارآمدی دولت ارتباط تنگاتنگی دارد اما باید ملاحظات دیوان محاسبات كشور در خصوص اسناد دارای بارمالی برطرف و به آن توجه شود.
وی با تاكید براینكه دبیرخانه گنجینه دستاوردهای سازمان است، تصریح كرد: دبیرخانه معبر اطلاعات و تصمیمات یك سازمان و پل ارتباطی با درون و برون سازمان است و می‌تواند نقش پیگیری مكاتبات را هم ایفا كنند. انسان مي‌تواند با تغيير در ذهنيت خود زندگيش را تغيير دهد. نظام اداري ما نياز به تحول دارد و همين تحول موجب توسعه خواهد شد. دولت الكترونيك هدفش كمك به مردم است.
معظم‌زاده ادامه داد: بايد ضعف‌ها و كمبودها را در زمينه‌هاي مختلف پذيرفت. يكي از ابزارهاي مهم دولت الكترونيك اين است كه قابليت تحول دارد. دولت الكترونيك موجب بهبود نظام مكاتبات اداري در دستگاه‌ها مي‌شود . ضرورت اين كار استانداردسازي است.
معظم‌زاده افزود: توانمندسازي از آرمان‌هاي دبيرخانه الكترونيك است، پس بايد نظام اداري الكترونيك را شناخت. صراحت، ايمن بودن و مشتري مداري از ويژگي‌هاي بارز آن است. پس چرا اعتماد كمتري وجود دارد. او در بخش ديگري از سخنان خود گفت: ضروري است كه به اين نكات توجه كنيم: تحول سيستم دبيرخانه‌ها، ايجاد فهم مشترك از كارها، جزيره مشترك تمام دستگاه‌ها.
وي با بيان اين نكته كه ملاحظات قانوني در روند دبیرخانه الكترونيك وجود دارد گفت: در همين راستا نكته‌اي قابل تامل وجود دارد كه ملاحظات قانوني است و آنچه مد نظر ديوان محاسبات است وجود مكاتبات غيرضروريِ كاغذي است.
معاون پشتیبانی و تحول اداری نهاد ریاست جمهوری ضمن برشمردن رسالت و هدف دبيرخانه گفت: دبيرخانه مي‌تواند به شكلي غير محسوس نقش مديريت را پيگيري و ايفا كند. در حقيقت دبيرخانه گنجينه دستاوردهاي يك سازمان و پل ارتباطي آن با بيرون و درون است. پس لازم است كه با رويكردي مبتني بر سرعت بخشيدن به امور اداري با اعتماد سازي از اتلاف وقت هم جلوگيري كند و نكته آخر اين كه دبيرخانه الكترونيكي به سازمان‌ها اين اجازه را مي‌دهد كه تبادل اطلاعات كنند.
وي در پايان سخنانش ضمن تقديراز زحمات ملاجردي، مديركل دبيرخانه مركزي و رئيس اجلاس مديران دبيرخانه‌هاي نظام اداري كشور گفت: طراحي سامانه سپاد (سامانه پيگيري و استعلام الكترونيكي دولت)، ايجاد مركز صدور امضاي ديجيتال و همچنين ثبت اسكن مدارك طبقه بندي شده از سال 1368 تا الان برخي از فعاليت‌هايي است كه در اين زمينه انجام شده است.
چهلمین اجلاس مدیران دبیرخانه‌های نظام اداری كشور در نوبت عصر با برگزاری میزگردی با حضور عبدالخلیل معظم‌زاده، غلامرضا عزیزی، حسین ملایجردی و عطاءالله ملکی تبار رییس مرکز فناوری اطلاعات، ارتباطات و امنیت نهاد ریاست جمهوری ادامه یافت.
معظم زاده با تاکید بر نیاز جهان امروز به یک نظام اداری متحول، بیان کرد: اگر دولت ها کارآمد باشند و شاخصه‌های کارآمدی را در آشکار و نهان خود به کار بگیرند یقینا به توسعه یافتگی منجر خواهد شد و بر همین اساس نیاز به یک نظام اداری متحول در درون دولت‌ها امری اجتناب ناپذیر و الزامی است و نظام اداری متحول ایجاد نخواهد شد مگر اینکه این نظام از تحول لازم برخوردار باشد
وی نقش آفرینی دبیرخانه‌ها را مورد تاکید قرار داد و گفت: اگر مدیریت دبیرخانه‌ها به عنوان معبر اصلی دستگاه‌ها توسط افراد اهل اندیشه صورت بگیرد؛ یقینا شرایط تصمیم سازی و تصمیم گیری بهبود خواهد یافت.
معاون پشتیبانی و تحول اداری ریاست جمهوری در پاسخ به سوالی مبنی بر ارتقاء جایگاه دبیرخانه‌ها در سازمان‌ها بیان کرد: امیدواریم شرایط حاکم بر وضعیت بودجه‌ای دستگاههای دولتی به گونه‌ای شود که خدمات کارکنان دولت از جمله کارکنان دبیرخانه‌ها جبران شود.
ملایجردی نیز با بیان اینکه هدف طرح سامانه پیگیری و استعلام الكترونیكی دولت (سپاد) این است که در آینده نسخه کاغذی در دستگاه‌ها نداشته باشیم و تردد به سازمان ها و وزارتخانه ها را کاهش دهیم، تصریح کرد: حدود ۸۵۰ دفاتر پستی و نزدیک به دو هزار دفاتر پیشخوان دولت در سراسر کشور به شبکه دولت متصل شدند تا مکاتبات مردم با دستگاه‌ها را ثبت و پیگیری کنند.
وی از راه اندازی امضاء الکترونیکی ریاست جمهوری خبر داد و اظهارداشت: به زودی امضاء الکترونیکی در همه استانداری ها و در سطح کشور راه اندازی می شود تا اسناد به صورت الکترونیکی تایید شود.
همچنین ملکی تبار در ادامه این میزگرد گفت: دبیرخانه‌ها نقش موثری در تصمیم‌سازی‌ها دارند زیرا هنگامی که نامه‌ای وارد می‌شود، سوابق و مستندات آن ضمیمه می‌شود که این امر ابزار بهتری را در اختیار مدیر قرار می‌دهد تا تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی‌های بسیار موثری داشته باشد.
بعد از ایشان حسین ملایجردی مدیركل دبیرخانه مركزی ریاست جمهوری و رییس اجلاس مدیران دبیرخانه های نظام اداری كشور به صحبت پرداخت. وی در بیانات خود، خواستار كاربردی شدن و دمیده شدن روح خلاقیت و نوآوری در این اجلاس شد و گفت: باید ترتیبی اتخاذ گردد تا دستگاه‌ها بتوانند به آسانی و سهولت روند مكاتبات خود را مورد پایش و ارزیابی قرار دهند و به همین دلیل دبیرخانه یكپارچه و فرآیندمحور مورد نیاز است كه در این صورت دبیرخانه می تواند نقش مدیریت اطلاعات را ایفا كند. وی به تحقق شعار «اطلاعات و مكاتبات مناسب، در زمان مناسب، برای كاربر مناسب» اشاره كرد و گفت: با همكاری مركز فناوری اطلاعات و ارتباطات ریاست جمهوری ترتیبی اتخاذ شده تا دفاتر پیشخوان دولت و دفاتر پستی كشور به شبكه اختصاصی دولت متصل شوند تا نامه‌های موسسات، افراد، شركت‌ها و سازمان‌های مردم نهاد از این طریق به دستگاههای اجرایی ارسال شود. وی ضمن جمع‌بندی، به تشریح برنامه اجلاس آتی پرداخت و پس از آن جلسه پرسش و پاسخ برگزار شد.
در پایان این مراسم از آقای مهندس هاشم‌زاده میزبان اصلی اجلاس و فعالان اجلاس تقدیر و تشکر به عمل آمد و گواهینامه‌های حضور به شرکت‌کنندگان در اجلاس ارائه گردید. شایان ذکر است که حدود سیصد و بیست نفر در اجلاس حضور داشتند.
گفتنی است شماره 146 نشریه زمان تحول ویژه چهلمین اجلاس مدیران دبیرخانه‌های نظام منتشر شد.