کسب نشان استاندارد 34000 در کنفرانس ملی مدیریت منابع انسانی

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مظفر پاسدار شیرازی معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در توضیح این خبر گفت: بحث تقویت حوزه منابع انسانی در سال 96 و با توجه به مشکلات موجود در حوزه منابع انسانی مطرح شد. به این معنا که سازمان از جنبه های مختلف در شاخص های منابع انسانی به خصوص شاخص هایی که برای اداره استخدامی اهمیت داشت، دچار ضعف بود که می توان به کثرت انواع قراردادها و تبعیضهای گسترده در میان کارکنان، نبود انتصاب های شایسته، عدم ورود نیروهای جدید به سازمان در فرایند عادلانه و شایسته سالارانه اشاره کرد. 
وی ادامه داد: از سوی دیگر، در ارزیابی عملکرد اداره کلی که به تازگی به اداره کل توسعه منابع انسانی تغییر نام داده بود متوجه رویکرد کارگزینی وار شدیم. یعنی محوریت تعامل با همکاران مسائل حقوقی بود بماند که در این مساله نیز عدالت برای همه رعایت نشده بود. این اداره کل نیازمند یک تغییر رویکرد اساسی بود تا از محور قراردادن مسائل حقوقی به محور قرار دادن منابع انسانی تحول انجام بشود.
به خصوص اینکه سازمانی مثل سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران یک سازمان تخصصی است و انجام امور و فعالیت ها مبتنی بر نیروی انسانی است. بنابراین جایگاه حضور نیروی انسانی در این سازمان از اهمیت بیشتریبرخوردار است که برای حل چالش های موجود در این حوزه و علت کاوی مسائل دست یاری به سوی اساتید دانشگاهی در حوزه منابع انسانی دراز کردیم تا با کمک آنها از روش های علمی برای حل چالشهای خویش بهره ببریم.   
معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران افزود: اولین گام در این عرصه، پیاده سازی سامانه مدیریت عملکرد یا نظام مدیریت عملکرد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران بود که با همکاری آرین قلی پور استاد تمام مدیریت منابع انسانی دانشگاه تهران انجام شد. همچنین کانون ارزیابی شایستگی مدیران را نیز با حضور محمد علی بابایی استاد تمام مدیریت منابع انسانی دانشگاه الزهرا شروع کردیم و در ادامه با کمک ابراهیمی عضو هیات علمی پژوهشگاه علوم انسانی و مطالعات فرهنگی مسیر رو ادامه دادیم. نکته حائز اهمیت این بود که راهکارهای ارائه شده توسط اساتید با نظارت ایشان و با کمک همکاران سازمان با توجه به ویژگی های منحصر به فرد سازمان بومی سازی شد.
مدیریت عملکرد منابع انسانی
پاسدار در ادامه توضیح داد: بحث سامانه مدیریت عملکرد یا نظام مدیریت عملکرد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران فراتر از یک ارزیابی ساده بود. زیرا این طرح دربرگیرنده نظام و سیستمی بود که طی آن سعی کردیم گفتمان فی مابین رئیس و مرئوس را جا بیاندازیم و از سوی دیگر نظامی ایجاد شود تا تفاوت و تمایز بین نیروی توانمند و کوشا با نیروی کمتر کوشا مشخص شود. در راستای این مهم فضایی برای دیده شدن نیروی فعال و پویا فراهم شد و در ادامه توانستیم پاداشی حداقلی متناسب با تلاش افراد در نظر بگیریم. 
وی ادامه داد: از سوی دیگر سعی شد مدیران در سطوح مختلف از پایه تا ارشد به سمت مربی گری هدایت شوند، تا بتوانند در سایه گفتگو،تعامل و تذکر انتظارهایی که از نیروهای خود دارند را صریح بیان کنند، در سامانه مربوطه ثبت کنند و بر اساس آن هر فصل مرئوس خویش را ارزیابی کنند و با ایجاد یک تمایز مثبت انگیزه رشد و توسعه فرد رو مهیا کنند. درهمین زمینه کارگاه های آموزشی برپا شد که این کارگاه هادر جهت توسعه و مدیریت عملکرد تک تک پرسنل بهره برداری شد. 
کانون های ارزیابی شایستگی های مدیران
از سوی دیگر سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در بخش مدیران نیز با چالش نبود نگاه شایسته سالارانه در انتصاب مدیران روبرو بود که کانون ارزیابی شایستگی عمومی مدیران برای پست های مدیرکل، معاون مدیرکل و رئیس اداره در سازمان پیاده سازی شد و در این مسیر از سطح پرسنل سازمان فراتر رفتیم و دو فراخوان را در سطح ملی ارائه شد تا فرصت حضور برای سایر متخصصینی  که واجد شرایط هستند نیز فراهم شود.
معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اظهار داشت: کانون ارزیابی شایستگی عمومی مدیران فرآیند بلوغ و بومی سازی برای سازمان داشت و جدا از مهارت های مدیریتی که توسط یک تیم متخصص بیرون از سازمان انجام می شد، یک مرحله مصاحبه تخصصی نیز به آن اضافه شد و تلاش شد نامزد تصدی پست رئیس اداره برای اولین بار در سازمان ضمن بررسی SWOT حوزه مسئولیت مورد نظر برنامه عملیاتی سه ساله نیز ارائه دهد و در مقابل هیات مصاحبه کننده از برنامه خود دفاع کند. 
تدوین کتابچه شرح شغل
وی افزود: ظرف سه سال گذشته بازنگری اساسی روی تک تک فرآیندها انجام شد و بسیاری از فرایندهای سازمان بازمهندسی شد. در خروجی فرآیندها، اتفاق های خوبی رقم خورد که در شاخص عملکرد و سایر اطلاع رسانی انجام شد. متناسب با آنها برای تک تک همکاران برای نخستین بار و با تکیه بر روشهای علمی کتابچه شرح مشاغل سازمان تعریف شد. سابق بر این، تعریف شرح شغل در سازمان وجود نداشت و تلاش شد در راستای ایجاد نظم و شفافیت هر فردی که برای پستی منصوب می شود از کارشناس تا مدیر ارشد، شرح وظایف و ویژگی های خاص آن پست را به پیوست ابلاغش به او تقدیم کنیم.
تشخص جایگاه کارشناسی و برندینگ کارشناسان خبره
پاسدار با اشاره به احیا جایگاه کارشناس در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران گفت: یکی از چالشهای کلیدی سازمان تخریب جایگاه کارشناسی و عدم وجود متمایز کارشناسان از یکدیگر بود، وقتی ورودی سازمان در 15 سال گذشته فرایند عادلانه ای نداشته باشد، اعطای رتبه بر اساس شاخصهای کارشناسی نباشد، انتخاب کارمند نمونه با رویکرد شفاف و مبتنی بر عملکرد تخصصی فرد نباشد، همه کارکنان بصورت یکسان سختی کار بگیرند و ... و همه مفاهیم منابع انسانی و عناصر اداری به هدف ترمیم مساوی حقوق همه باشد دیگر انگیزه ای برای کسی برای تلاش بیشتر و عملکرد بهتر نمی ماند. 
در طول این مدت تلاش شد جایگاه کارشناس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران را تا حدودی احیا کنیم. یکی از ابزارهای در این مسیر بحث دیده شدن در نظام مدیریت عملکرد کارکنان بود، بازنگری در شیوه انتخاب کارمند نمونه بود، اصلاح شیوه‌نامه رتبه کارشناسی و ساماندهی آن با این رویکرد جدید بود. 
وی تاکید کرد: از سوی دیگر سازمان تلاش کرد در جهت خبره شدن کارشناسان خویش گامهایی بردارد ودر جهت برندسازی کارشناسان خبره خویش در عرصه ملی و بین المللی تلاش کند. به این معنا که حضور و عضویت همکاران را در مجامع تخصصی بین المللی حمایت و تقویت کردیم که می توان به حضور پررنگ تر همکاران در کمیته‌های تخصصی ایفلا اشاره کرد. 
عدالت و هیات اجرایی 
تلاش شد در این سه چهار سال احساس بی عدالتی و تبعیض های ایجاد شده فی مابین انواع قراردادها مرتفع شود که اصلاح تدریجی این فرایند زمان بر بود، ولی میسر شد. یکی دیگر از اتفاق‌های خوب در راستای ایجاد عدالت و رفع تبعیض ها تمرکز هیات اجرایی منابع انسانی و شفاف کردن این هیات و تصمیم گیران درباره اتفاق های مختلف منابع انسانی بود و با انعکاس شفافی از مصوبات هیات اجرایی به همکاران و عضویت دو شخصیت معتبر از میان همکاران و از معاونت های دیگر فرایند شفافیت تکمیل شد. 
اتفاق دیگر بازنگری اساسی در آیین نامه ها و شیوه نامه های سازمان بویژه در حوزه منابع انسانی بود که در سطوح مختلف هیات امنا، شورای معاونین و هیات اجرایی منابع انسانی اتفاق افتاد. اقدامات دیگری در راستای رفع تبعیض در میان پرداختی های انواع قراردادها بود که در چند سال گذشته بخش عمده این تبعیضات مرتفع شد و تلاش هایی برای حل بخش های دیگر در دست اقدام است. 
انتخاب کارمند نمونه
معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی گفت: در سال جاری شیوه جدید برای انتخاب کارمند نمونه اتخاذ شد. این شیوه مشارکت همکاران را در پی داشت و مانند ادوار گذشته تنها متکی بر نظر مدیران نبود. در واقع یک هیات داوری متشکل از 6 نماینده از سوی مدیران و 7 فرد، نماینده منتخب پرسنل سازمان بود ‌که این هیات 13 نفره کارمندان نمونه را انتخاب کردند. مجموع این فعالیت ها با توجه به جایگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به عنوان یک دستگاه سیاستگذار در حوزه مدیریت دانش و اطلاعات به ویژه کتابخانه ها و آرشیوها کشور انجام شد تا بتواند بخشی از مشکلات منابع انسانی را به عنوان موتور پیشران سازمان مرتفع کند تا سازمان پویاتر نقش خود را در سطح ملی و بین المللی ایفا کند. 
ارزیابی استاندارد 34000 و جایزه
وی در توضیح استاندارد 34000 گفت: در این مسیر با توجه به ویژگی های منحصر به فرد سازمان و رویکرد تخصصی که دارد به شکل علمی به نبرد چالش ها رفتیم که مدل استاندارد 34000 از جمله رویکردهای علمی در این عرصه بود.همانطور که اشاره شد سازمان در سال 1397 برای نخستین بار در کنار دیگر شرکت های خصوصی در آن شرکت کرد. حضور سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در کنفرانس ملی مدیریت منابع انسانی و شرکت در جایزه استاندارد 34000 تنها برای رقابت نبود، هدف این بود که در خلال این کنفرانس و شرکت در جایزه استاندارد 34000 با دستیابی به گزارش بازخوردها ارزیابی انجام شده، نقاط قوت و قابل بهبود را براساس این مدل استاندارد دریافت کنیم. به همین دلیل این جایزه برای ما صرفا حضور در یک رقابت نبود. هدف مرتفع کردن مشکلات بود و خب رفع این چالش ها در شرایط جنگ تحمیلی اقتصادی در اولویت سازمان قرار گرفت و علی رغم مجموع فشارها این مسیر را ادامه دادیم. 
مظفر پاسدار شیرازی با اشاره به این مطلب که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در سومین حضور خود در رقابت استاندارد 34000، رتبه چهارم را در سال جاری دریافت کرده گفت: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در ابتدا به صورت داوطلبانه در ارزیابی این استاندارد در رقابت با مجموعه های خصوصی شرکت کرد که این حضور داوطلبانه به عنوان یک دستگاه دولتی حائز اهمیت است. 
وی ادامه داد: نشان استاندارد 34000 به طور یکپارچه و منسجم فرآیندهای منابع انسانی را ارزیابی می کند. سازمان در سال اول حضور توانست نشان برنزی  (C3)استاندارد 34000 را با رتبه 7 دریافت کند. در دومین حضور هم در رقابت با شرکت های هنکل و شرکت پتروشیمی جم، بازهم همان نشان (C3)را اینبار با رتبه 5 دریافت کرد و در سال جاری توانست با نزدیک به دو پله ارتقاء نشان برنزی (C2) استاندارد 34000 را با رتبه چهارم از آن خود کند. 
پاسدار شیرازی در پاسخ به این سئوال که حضور داوطلبانه سازمان در این رقابت تا چه اندازه مقوله مسئولیت اجتماعی سازمان (CSR) را نمایندگی کرده است گفت: تلاش این بود با این حضور با رویکرد علمی و فناورانه چالشهای و مشکلات سازمان را حل کنیم و سعی کردیم حداکثر استفاده را از این رویکردها به عمل آوریم. در واقع بحث مسئولیت اجتماعی فراتر از بحث سازمان شکل گرفت و تلاش شد دستگاه های دیگر از تجربه ما استفاده کنند چند تجربه سازمان در این حوزه توسط سازمان اداری و استخدامی کشور به عنوان معیار (benchmark) جهت بهره برداری سایر دستگاههای دولتی معرفی شد. در سال نخست سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و دانشگاه تهران به عنوان دستگاه های دولتی در استاندارد 34000 شرکت کردند . در سال دوم با همکاری سازمان امور استخدامی استاندارد 34000 دستخوش تحولاتی شد که دیگر دستگاه های دولتی نیز به جمع رقبا پیوستند ولی امسال هیچ دستگاه دولتی حضور نداشت و سازمان در رقابت با شرکت های خصوصی که از امکانات، بودجه هاو البته حوزه اختیارات فراقانونی برخوردار هستند توانست رتبه چهارم را کسب کند. 
معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی تصریح کرد: رقابت سازمان با شرکت های خصوصی به راستی سخت بود. مدل استاندارد 34000 مدل ترکیبی است که از 2 بخش امتیازی تشکیل شده، 20 هزار امتیاز مربوط به سنجش و ارزیابی فرآیندهای مربوط به منابع انسانی است و 14 هزار مربوط به نگرش های نتایج منابع انسانی است که این  قسمت دوم مستقیما از همکاران نسبت به دریافتشان از تغییر و تحولات در سازمان ارزیابی می شود. 
مظفر پاسدار شیرازی معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران خاطرنشان کرد: کل این اقدامات حوزه منابع انسانی و البته مدل 34000 یک اقدام در راستای تحول بنیادی سازمان بود و تغییر رویکرد از سازمانی درونگرا و منزوی به سازمانی برونگرا و در مشارکت با مخاطبان خویش در راستای همین رویکرد تلاش شد در عرصه فعالیت های ستادی و پشتیبانی که تا به امروز بیشتر در پس پرده بود با افزایش تعاملات بیرونی سازمان در این زمینه ها هم حضور پر رنگ و موثری داشته باشد و نتایج این حضور را در فرایندهای کلیدی خود اثربخش نماید.

پایان خبر/