بیش از 30 هزار مستند و نمایه در اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی انجام شد

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مهستی ابوذرجمهری با اعلام این خبر در تشریح اهمیت فعالیت‌های این گروه عنوان کرد: اداره مستندسازی داده‌های اسنادی، یکی از ادارات تخصصی دفتر توصیف و پردازش اسناد در معاونت اسناد ملی است که وظیفه اصلی آن مستندسازی مطابق با آخرین استانداردهای جهانی است و در ۶ حوزه موضوع، نام تنالگان، نام جغرافیایی، نام خاندان، نام شخص (رجال) و عنوان قراردادی، فعالیت می‌کند.

وی ادامه داد: در گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش با ایجاد مستند، ویرایش مستندات بانک و اصلاح نمایه در کاربرگه نمایه سازی (فراخوان) و تهیه شیوه نامه‌های لازم در زمینه مستندسازی انجام می‌شود.

ابوذرجمهری تصریح کرد: گستره فعالیت مستندسازی، شامل گروه تنظیم و توصیف اسناد متنی و دیداری شنیداری در آرشیو ملی کشور و نیز مدیریت‌های استانی است که ضمن برقراری ارتباط تلفنی، سیستمی (اسکایپ) به دریافت پیشنهادات نمایه و اسکن اسناد از آنها پرداخته و پیشنهادات شناسه ای آنها مورد بررسی قرار گرفته و نتیجه آن به اطلاع پیشنهاد دهندگان می‌رسد.

وی اظهار داشت: بنابراین اگر پیشنهادی تصویب شود، به‌صورت مستند شده وارد بانک «رسا» می‌شود و در صورتی که قابلیت مستند شدن نداشته باشد نیز به اطلاع پیشنهاددهنده خواهد رسید.

رئیس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی ادامه داد: بخش دیگر فعالیت این گروه، اصلاح نمایه‌ها در کاربرگه‌های نمایه‌سازی است که به اصطلاح «فراخوان نمایه» گفته می‌شود. به‌روز کردن و تکمیل اطلاعات نمایه‌های موجود در بانک «رسا» دیگر فعالیت این بخش است تا سایر اسناد و اطلاعات تکمیلی به اطلاعات قبلی اضافه می‌شود.

وی افزود: تاکنون بیش از 9 هزار مستند در زمینه نام اشخاص، حدود ۳۶۰ نمایه در زمینه عنوان قراردادی، بیش از یک هزار و 950 نمایه در زمینه موضوع در اصلاح‌نامه آرشیو، بیش از 9 هزار نمایه در زمینه تنالگان و بیش از 10 هزار مورد نام جغرافیایی و ۱۱ مورد نام خاندان، مستند شده است.

ابوذرجمهری ادامه داد: عمده فعالیت‌ها در دو حوزه نام جغرافیایی و نام اشخاص است زیرا گاهی مجموعه‌هایی در دستور کار قرار می‌گیرد که از فراوانی بالایی برخوردار است، مانند مجموعه اسامی شهدا و غیره که می‌توان از آنها به‌عنوان مجموعه‌های شاخص مستند شده یاد کرد.

وی گفت: همچنین برای مستندسازی اسامی این دو گروه از رجال و رساندن درصد خطا به صفر، بارها مراجعه مکرر به بنیاد شهید و وزارت خارجه و همچنین برای مستندسازی نام‌های جغرافیایی؛ بارها مراجعه به وزارت کشور صورت گرفته است که می‌توان آن‌را به‌حساب فعالیت‌های پشتیبانی مستندسازی گذاشت.

ابوذرجمهری افزود: کارشناسان گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی، در کنار انجام کار اصلی خود، به ارائه آموزش‌های لازم به همکاران مدیریت چه به‌صورت انفرادی و چه به‌صورت کارگاه‌های آموزشی نیز می‌پردازند و آموزش لازم را به کارشناسان مراکز استان‌ها، دانشجویان اعزامی از دانشگاه‌ها که دوره کارورزی را می‌گذرانند و افراد یا گروه‌های مراجعه کننده از سایر دستگاه‌های دولتی و غیر دولتی می‌پردازند.

وی ادامه داد: این گروه خود نیز در دوره‌های تخصصی مستندسازی شرکت کرده و دانش خود را به روز می‌کنند، همچنین با هدف هماهنگی بیشتر برای ایجاد مستند، کارگروه مشترک مستندسازی سازمان تشکیل، و جلساتی نیز برگزار شده است.

ابوذرجمهری خاطرنشان کرد: بنابراین هر چقدر پیشنهادات نمایه ای از سوی کارشناسان فهرست نویس اسناد بیشتر شود، بانک مستندات «رسا» نیز پربارترخواهد شد و باید این نکته را عنوان کرد که چه بسا از شخصیتی یا منطقه ای یا سازمانی فقط یک سند موجود باشد و در صورتی که از نظر کارشناسان گروه فهرست نویسی این اسناد مغفول بماند تا ابد اطلاعات آن سند در دل تاریخ دفن شده و گمنام باقی خواهد ماند.

پایان مطلب//