گزارش نشست: «ارزشیابی اسناد و مدارک مالی»
گروه تحقیقات آرشیوی و تدوین استانداردهای پژوهشکده اسناد سازمان«نشست تخصصی ارزشیابی اسناد و مدارک مالی» را با سخنرانیدکتر جلال طاهری مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد، ابراهیم بابائی رئیس اداره ارزشیابی اسناد و آوات ابراهیمی کارشناس اداره ارزشیابی این اداره کل در تاریخ دوشنبه 1400/8/10 برگزار نمود.
در این نشست ابتدا دکتر طاهری دسته بندی های اسناد را بر اساس قوانین موجود برشمردند که عبارتند از
1. اسناد و مدارک حوزه‌های عمومی و تخصصی دستگاه‌ها؛
2. اسناد و مدارک دارای طبقه‌بندی و
3. اسناد و مدارک مالی؛
و به این موضوعپرداختند که قوانین مربوط به تعیین تکلیف این سه دسته با یکدیگر تفاوت های جزئی دارند. ایشان پس از ذکر تاریخچه ای از اسناد مالی ایران به این مسئله پرداختند که اسناد مالی از دوره مشروطه به بعد بیشتر باقی ماندهاند و اسناد و مدارک مالی باقی مانده از دوره صفویه به بعد مانند معاملات، ایقاعات، صلحنامه ها و غیره بیشتر از طریق افراد و نه سازمان های اداری و دولتی به آرشیو ملی ایران وارد شده اند و هر اندازه به دوره معاصر نزدیک تر می‌شویم اسناد مالی زیادتر می‌شوند. وی به نگارش بسیاری از اسناد مالی ایران با خط سیاق اشاره کردند و لازمه ارزشیابی این اسناد را داشتن تخصص در زمینه خوانش سیاق، شناخت انواع این نوع اسناد، آشنایی با مهرها و غیره ذکر کردند.
دکتر طاهری در ادامه به نبود طرح منسجم، طبقه بندی شده و منظم برای نحوه طبقه بندی موضوعات حوزه مالی که از نیازهای جدی سازمان است اشاره کردند. سپس به دو دسته اسناد در حوزه اسناد مالی اشاره کردند:
1. اسناد و مدارک هزینه ای که حجم بالاتری دارد و
2. اسناد و مدارک تملیکیو به این نکته پرداختند که بخشی از اسناد و مدارک، غیر قابل امحا هستند و بعضی از اسناد و مدارک حیاتی در چرخه امحا قرار نمی گیرند.
ایشان اشاره کردند که اسناد و مدارک مالی ممکن است بدون طبقه بندی و برخی دارای طبقه بندی باشند که در صورت داشتن طبقه بندی باید مقررات مربوط و مصوبات شورای عالی امنیت ملی در باره آنها رعایت شود.
دکتر طاهری همچنین به اسناد و مدارک جنگ تحمیلی و ازجمله اسناد و مدارک مالی آن اشاره کردند که به طور کل از چرخه تعیین تکلیف خارج هستند. چراکه برای پرداخت خسارات جنگ از سوی عراق هنوز مورد نیاز سازمان های بین المللی مربوطه هستند و جنبه جاری دارند.همچنین به عهدنامه های بین المللی، معاهدات مهم، تجارت خارجی،کمک های بین المللی، اسناد تغییر مرزها، مالکیت های مهم و اسناد مالکیت های غیرمنقول اشاره کردند که باید در چرخه طولانی‌تری نگهداری شوند. ایشان در پایان حجم بسیار زیاد اسناد و مدارک مالی در ساختار اداری کشور را نیازمند دقت بیشتر در بحث‌های ارزشیابی و امکانات سخت افزاری و نرم افزاری و نیروی انسانی و نیز کمک بخش های پژوهشی و علمی در تهیه استانداردهادانستند تا اسناد غنی تری فراهم آوری و تحویل آیندگان شود.
در ادامه نشست ابراهیم رئیس اداره ارزشیابی اسناد بحث خود را با اشاره به این نکته آغاز کردند که اسناد آرشیوی منعکس کننده تلاش و فعالیت های بشر در همه زمینه هاست و بابیستی هر نسلی از این میراث فرهنگی حفاظت کند و آن را تحویل آیندگان دهد. این اطلاعات باید شناسایی، دسته بندی، طبقه بندی و به خوبی حفظ و نگهداری شوند تا ابزار کارآمدی برای پژوهشگران و نیز تصمیم گیرندگان و مدیران کشور در تصمیم سازی و تولید علم و دانش فراهم گردد. ایشان انواع اسناد مالی را برشمردند و در ادامه درباره تعیین تکلیف این نوع اسناد سخن گفتند. اسناد مالی را مطابق ماده 39 قانون دیوان محاسبات تعریف کردند و هدف از تعیین تکلیف را تسهیل در اجرای مواد 30 و 40 قانون دیوان محاسبات برشمردند. ایشان پس از تعریف ازشیابی، آن را اساسی ترین فعالیت در مدیریت اسناد و مدارک، ارزشیابی ذکر کردند. همچنین به اهمیت اسناد آرشیوی در دفاع از حقوق ایران اشاره کردند و به عنوان مثال به ادعاییکی از همسایگان ایران برای انتساب «شیوه نگارشی سیاق» به آن کشور و تصاحب این میراث فرهنگی ما اشاره کرده و دفاع از این موضوع را از فواید وجود این نوع اسناد در آرشیو ملی ایران دانستنند. ایشان همچنین به کاهش عمر زمانی اسناد مالی برای ورود به دورة آرشیوی از 15 سال به3 سال اشاره کردند و اینکه این موضوع سبب سوء استفاده برخی دستگاه ها و امحای بخشی از اسناد و مدارک مهم، مانند سوابق بیمه کارکنان گردیده و مشکلات قضایی را برای آن دستگاه‌ها به همراه داشته است.کمیسیون برنامه و بودجه مجلس اصلاحیه این مسئله را به دیوان محاسبات ارسال کرد که امحا را در صورت ضرورت و با تشخیص مقامات و طبق ضوابط مجاز اعلام کرد. ایشان به برخی چالش ها و اعتراض‌ها در این زمینه اشاره کردند و اینکه شورای معاونین دیوان محاسبات، جلسات مختلفی در این خصوص برگزار کرده است و هنوز رأیی درخصوص بالابردن عمر سوابق اعلام نشده است.
در ادامه آوات ابراهیمی کارشناس رابط سازمان در حوزه اسناد مالی بحث را ادامه دادند. ایشان «صورتجلسه تحویل و تحول اسناد مالی جهت امحا» را تشریح نمودند و به تأکید بر انتقال اسناد مالی بعد از طی سلسله مراتب اداری آنها به سازمان اشاره کردند. انواع اسناد مالی مهم را برشمردند؛ همچنین به اهمیت شناخت و آگاهی از ماهیت بایگانی و انواع آن (جاری،نمیه جاری و راکد) پرداختند.
ابراهیم به چند نکته مهم درباره تعیین تکلیف اسناد مالی اشاره کردند. اول اینکه سند مالی چیست و شامل چه نوع اسنادی است و چه اسنادی را نمی‌توان امحا کرد. پس از اینکه دستگاه‌ها به این نتیجه رسیدند که به اسناد و مدارک خود برای امور جاری و نیمه جاری نیازی ندارند می‌توانند صورتجلسه تحویل و تحول اسناد مالی را تهیه کنند. این صورتجلسه در سه نسخه تهیه می‌شود که در سازمان اسناد و کتابخانه ملی، دستگاه مربوطه و سازمان محاسبات نگهداری می شود.
در پایان جلسه،سخنرانان محترمبه سوال حاضرین در رابطه با ضمانت اجرایی سازمان برای دستگاه هایی که اسناد خود را بدون مجوز امحا کرده اند، پاسخ دادند و اینکه ماده 544 قانون مجازات اسلامی مجازات 6 ماه تا 2 سال حبس را برای امحای بدون مجوز اسناد درنظر گرفته است.
نشست تخصصی مذکور با پرداختن به بحث ارزشیابی اسناد مالی به اهمیت و حساسیت این نوع اسناد از بعد ارزشیابی، تعین تکلیف و امحا، و نیز چالش ها، کاستی ها و نیازهای علمی این حوزه اشاره کرد. بدیهی است تعامل علمی و تحقیقاتی گروه های پژوهشی سازمان و بخش های اجرایی ازجمله اداره کل فراهم آوری و ارزشیابی، موجب همسویی بیشتر تحقیقات پژوهشی آرشیوی با نیازهای عملیاتی واحدهای مختلف از جمله ارزشیابی در اجرای بهتر وظایف مربوطه آنها خواهد شد.
محبوبه سادات بیدگلی
کارشناس گروه تحقیقات آرشیوی و تدوین استانداردها