مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی در سطح ملی مطرح است
مظفر پاسدار شیرازی معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در توضیح این طرح جامع اسناد الکترونیکی ملی «جام» گفت: دغدغه حفاظت از اسناد قدیمی در مقایسه با اسنادی که امروز تولید می شود بیشتر است. حدود 20 سال است که سیستم اتوماسیون های اداری وارد بدنه دولت شده و بخشی از مکاتبات اداری توسط این سامانه ها مدیریت می شود این در حالی است که در طول سال های گذشته هیچگونه برنامه مشخصی برای حفاظت و ساماندهی از اسناد الکترونیک تهیه و تدوین نشده است.
وی در ادامه به فرآیند ایجاد پرونده ها و مجوزها در سیستم های اداری به صورت مکتوب انجام می شد؛ اشاره کرد و افزود: در گذشته روند اداری پرونده های فیزیکی در مراحل مختلفی به انجام می رسید اما این فرایند امروزه در سامانه های الکترونیکی طی می شود. نکته قابل توجه این است که سامانه های اسناد الکترونیک تنها منحصر به سامانه های اداری نیست و سامانه های مالی، اختصاصی و غیره را نیز در برمی گیرد و این سامانه ها جایگزین مکاتبات کاغذی شده و حفظ و نگهداری اسناد در آرشیو ملی ضرورت دارد.
معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اظهار داشت: هدف از طرح جامع اسناد الکترونیکی ملی «جام»، تعریف استاندارد چرخه حیات اسناد الکترونیکی و مدیریت آن در سطح دستگاه های اجرایی کشور است و برای پیشبرد این مهم در مرحله نخست لازم بود برنامه جامعی تعریف و تعدادی پروژه زیر مجموعه آن ایجاد شود و در عالی ترین جایگاه های قانونی کشور به تصویب برسد.
وی یادآور شد: نخستین گام برای ایجاد مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی کشور در سال 96 برداشته شد، در این زمینه از دستاوردها و تجربیات کشورهای توسعه یافته استفاده شد و در کنار تدوین استانداردها، شیوه نامه اجرایی و فنی نیز تدوین شد. همچنین ایجاد بانک رده بندی فعالیت های دستگاه های اجرایی از دیگر برنامه های این طرح بود.
پاسدار بیان کرد: پیاده سازی امضای الکترونیک زیر مجموعه ای طرح قرار دارد که به عهده وزارت صمت است. ضمن اینکه پیاده سازی سامانه مدیریت اسناد الکترونیک نیز جزیی از زیر پروژه های این طرح جامع به شمار می رود که تلاش شد در قالب مصوبه در شورای عالی اجرایی فناوری اطلاعات به تصویب برسد. اولین طرح این مصوبه مربوط به اردیبهشت سال 98 است که با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات به ویژه سازمان فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور محقق شد.
وی یادآور شد: در تاریخ 22 مهرماه 99 و در هفدهمین جلسه شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیک به تصویب رسید که با دستور رییس جمهور ابلاغ شد و بر اساس آن همه دستگاه ها ملزم به اجرای آن شدند.
معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران افزود: این امر تکالیفی را برای دستگاه های مختلف تعریف کرد و نخستین تکلیف بر عهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران گذاشته شد. بر اساس آن ملزم شد زیر پروژه جامع را تعریف کند اما در این بین 2 وظیفه بر عهده سازمان فناوری اطلاعات، 2 وظیفه برعهده سازمان اداری و استخدامی کشور، یک وظیفه بر عهده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و یک وظیفه بر عهده وزارت صنعت، معدن تجارت و چهار وظیفه دیگر بر عهده سایر دستگاه ها گذاشته شد و سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران عهده دار 6 وظیفه شد.
پاسدار شیرازی افزود: اسنادآرشیوی، فهرست نویسی می شود و در سامانه در اختیار عمومی قرار می گیرد اما در حوزه اسناد الکترونیک به محض نگارش مکتوبه بخش عمده ای از اطلاعات تفیکیک می شود. در این سامانه تلاش شده از همان ابتدای تولید سند، مراحل آرشیو به صورت استاندارد دیده شود. با بهره مندی از این امکان، استانداردسازی تولید مکتوب در فرآیندهای آینده سهولت پیدا کرده است و اگر در این مسیر استاندارد تولید نشود ساماندهی آنها با چالش های ویژه تری روبرو خواه شد. معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تصریح کرد: در تلاش هستیم در ادامه مسیر مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی ملی از ظرفیت های موجود در حوزه تکنولوژی های روز دنیا از جمله هوش مصنوعی و بلاکچین بهره مند شویم. بی تردید فعال شدن زنجیره بلاچین بر روی اسناد الکترونیک یاری رسان این فرآیند است.
پاسدار شیرازی در پایان صحبت های خود خاطرنشان کرد: هریک از دستگاه های اجرایی پس از برنامه زمان بندی که در دستور العمل آمده است ملزم است با سامانه مکاتبات اداری قرارداد منعقد کند تا گواهینامه لازم را اخذ کند، این گواهینامه ضمانت اجرایی پیاده سازی همه فرآیندهای مورد نیاز است؛ می توان ادعا کرد که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تقریباً فرآیندهای محوله خود را بر اساس برنامه زمان بندی شده، پیش برده است.
علیرضا انتهایی: در فرآیند تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال سندی حذف نمی شد
در ادامه این نشست خبری علیرضا انتهایی مدیرکل فرآهم آوری و پردازش منابع دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، گفت: اسناد الکترونیک معطوف به فایل هایی است که به واسطه بهره مندی از ابزار نشر الکترونیک تولید می شود، فرآیند تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال فرایند ویژه ای دارد که تضمین می کند که برگه در حین دیجیتال سازی این اسناد حذف نشده است.
انتهایی افزود: دنیای دیجیتال ماهیتی ناپایدار دارد و بر همین اساس باید همه موارد را در آن دید و تعریف کرد، زمانی که در دنیای الکترونیک به سر می بریم لزوما باید این اسناد را در محلی ثبت کنیم بر همین اساس به سراغ استانداردهای فراداده های ضروری اسناد الکترونیک رفتیم. این استاندارد ، اطلاعاتی را ارائه می‌کند که دستگاه‌های اجرایی باید برای توصیف «هویت»، «اصالت»، «محتوا»، «ساختار»، و مدیریت اسناد از این استاندارد بهره ببرند و در یک شیوه ساختارمند ثبت کنند. این شیوه ثبت اطلاعات، توصیفی از نگهداری شایسته اسناد اطمینان‌پذیر، معنی‌دار، دسترس‌پذیر برای اهداف کاری و نیازمندی‌های مستند‌سازی و انتظارات جامعه اطمینان را به دست می دهد.
مدیرکل فرآهم آوری و پردازش منابع دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با طرح پرسشی مبنی بر اینکه آیا اسناد دیجیتالی مکاتبات اداری را در 20 سال آتی همچنان در دسترس خواهد بود؟ گفت: فراداده ها، داده های ساختار یافته است که در تلاش هستیم بر اساس آن اطلاعات را توصیف و آنها را دسترس پذیر و مدیریت کنیم. استانداردهایی که در این زمینه تعریف شده ضمانت دسترس پذیر بودن اسناد در طول زمان است.
انتهایی به ساختار پنج موجودیتی استاندارد اشاره کرد و گفت: سند، کارگزار، کار، قواعد و رابطه جزیی از این استاندارد هستند. خصوصیت‌های این استاندارد انعطاف پذیری، تکرارپذیری، گسترش پذیری و نیز قابلیت کار و استفاده مشترک است. استانداردهای فراداده های ضروری اسناد الکترونیک ، به همراه شیوه نامه اجرایی پیاده سازی تبیین می کند که کارکرد و پیکربندی ها چیست و فراداده‌های اصلی و فرعی چگونه باید در کنار هم قرار گیرند.
وی خاطرنشان کرد: شناسه ملی سند (شمس) شناسه ای یکتا برای اختصاص به هر سند است که در اجرای مصوبه مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج چهار قلم اطلاعاتی از از این شناسه،شامل شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه را فراهم کنند.
عایرضا بدرلو: سامانه ملی اسناد دیجیتال محل جمع‌آوری و پردازش اسناد الکترونیک است
علیرضا بدرلو رییس گروه اسناد الکترونیک سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در تشریح «سامانه ملی اسناد دیجیتال» گفت: برای اینکه بتوانیم در بحث شیوه نامه فنی و اجرایی استاندارد وارد لایه های اجرایی بشویم به مدل سه موجودیت شامل سند، کارگزار و رابطه رسیدیم. هرگونه سوابقی که در دستگاه های اجرایی تولید می شود پس از ارزش یابی در آرشیو ملی سند محسوب می شود.
بدرلو همچنین به ایجاد بانک مجوزهای تعیین تکلیف و رده بندی فعالیت ها اشاره کرد و افزود: در این زمینه با تعیین و تکلیف خودکار روبرو هستیم که در این فرایند اسناد و سوابق بدون نیاز به دخالت عامل انسانی تعیین و تکلیف می‌شوند. در بحث اسناد الکترونیک ما این امکان را داریم تا فراداده‌های سوابق را در زمان ایجاد سند، ایجاد نماییم.
رییس گروه اسناد الکترونیک سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به هدف تدوین شیوه‌نامه فنی دریافت گواهینامه سازگاری (سما) اشاره کرد و افزود: فاصله گرفتن از مباحث نظری، حرکت به سمت مباحث فنی و اجرایی و ایجاد دستنامه اجرایی برای مدیران فن‌آوری و توسعه‌دهندگان سامانه‌های مدیریت اسناد از جمله اهداف این پروژه است.
وی خاطرنشان کرد: در این استاندارد به فعالیت‌های عمومی و فعالیت‌هایی که در همه یا اکثر دستگاه‌ها انجام می‌شود از جمله حضور و غیاب، رفاهیات و غیره و نیز فعالیت‌های اختصاصی پرداخته شده است. این فرایند شامل شناسایی فعالیت‌های دستگاه‌ها، استفاده از سامانه مدیریت خدمات دولت که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور ایجاد شده، و همکاری با کارشناسان دستگاه‌های اجرایی می‌شود. در نهایت به هریک از فعالیت‌های دستگاه‌های اجرایی مجوزی برای تعیین تکلیف اختصاص می‌یابد. اطلاعات مربوط به تعیین تکلیف به صورت استاندارد در فراداده سوابق الکترونیک ثبت می‌شود.
سامانه ملی اسناد دیجیتال (سماد)، که طبق مصوبه شورای اجرایی فناوری اطلاعات کشور پیاده‌سازی آن بر عهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی قرار گرفته است، محل جمع‌آوری و پردازش اسناد الکترونیک است. طراحی این سامانه به گونه‌ای است که در ارتباط با سامانه‌های مدیریت اسناد الکترونیک دستگاه‌های اجرایی کشور اسناد را به واسپارگاه‌های سازمان متنقل می‌نماید و در ادامه امکان سازماندهی و انجام فرایندهای پیش‌آرشیوی را فراهم می‌کند. در این طرح به منظور تسهیل ارتباط میان سامانه‌های مختلف و همچنین «سماد» طرح‌واره‌ای توسعه یافته که با استفاده از زبان نشانه‌گذاری XML امکان انتقال فراداده‌های مرتبط با اسناد الکترونیک را میان سامانه‌ها فراهم می‌سازد.
فرزاد دادرس: طرح جامع اسناد الکترونیکی ملی از شاخص‌های کلیدی اجرای دولت الکترونیکی است
فرزاد دادرس مدیرکل توسعه خدمات دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، گفت: طرح جامع اسناد الکترونیکی ملی «جام»، یکی از برنامه های سند تحول سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از سال 98 تا پایان 1400 است و هدف آن تعریف استاندارد چرخه حیات اسناد الکترونیکی و مدیریت آن در سطح دستگاه های اجرایی کشور است که در پازل پیاده سازی دولت الکترونیکی یکی از شاخص‌های کلیدی برای اجرای دولت الکترونیکی محسوب می شود.
دادرس افزود: منظور از چرخه حیات اسناد الکترونیکی فرایندهای تولید، تنظیم و توصیف زمان تولید، استفاده، ذخیره سازی و نگهداری، تعیین تکلیف (انتقال و امحا)، تنظیم و توصیف آرشیوی، حفاظت بلند مدت و بازیابی برای مراجعه مجدد به آن است.
وی ادامه داد: علاوه بر تدوین یک استراتژی و همسویی ملی و ایجاد یک شبکه ارزش برای بازیگران این حوزه، اقدامات مشخصی برای تدوین استانداردهای مرتبط و پیاده سازی آنها، طراحی سامانه ها، ایجاد زیرساخت های ارتباطی، ظرفیت سازی برای مدیریت اسناد الکترونیکی و جاری سازی این پروژه در سطح ملی مورد توجه این طرح است.
مدیرکل توسعه خدمات دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در ادامه به ضرورت پیاده سازی این استاندارد پرداخت و گفت: حجم زیادی از مکاتبات اداری، ایمیل ها، گزارش ها، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، و سایر اسناد الکترونیکی روزانه در دستگاه های دولتی تهیه شده و یا به دولت ارسال می شوند. در حال حاضر در کشور هیچ رویه برنامه ریزی شده ای برای مدیریت این اسناد از زمان تولید تا نگهداری در مرکز اسناد و پس از آن تعیین تکلیف نهایی به منظور امحاء یا نگهداری بلند مدت آرشیوی وجود نداشته است. وجود فرمت های مختلف فایل ها، عدم انسجام و وحدت رویه در نحوه تولید و ذخیره سازی، عدم تضمین بازخوانی فایل ها درآینده به دلیل نو شدن سریع فناوری ها از جمله مواردی هستند که برنامه ریزی برای مدیریت اسناد الکترونیکی را توجیه می کنند.
مدیرکل توسعه خدمات دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تاکید کرد: عدم توجه به این موضوع می تواند برای حافظه اداری کشور مشکل ساز شود. لذا تدوین استراتژی های کلان در خصوص مدیریت اسناد الکترونیکی که از وظایف اساسی سازمان اسناد و کتابخانه ملی کشور است و تعمیم آن به دستگاه های دولتی امری حیاتی است و نمی توان آن را نادیده گرفت.
دادرس با تاکید بر این مطلب که «جام» می تواند یکی از ارکان کلیدی دولت الکترونیک باشد؛ ادامه داد: «جام» با هدف یکچارچه سازی سامانه های تولید کننده اسناد الکترونیکی موجود در دولت فعال شده است.حوزه مدیریت اسناد الکترونیک نیازمند دانش پیچیده و عمیق است که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در کشور در کسب و انتقال این دانش پیشرو بوده است.
مدیرکل توسعه خدمات دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اضافه کرد: امروز در نقطه عطف تاریخی در حوزه مدیریت اسناد الکترونیکی به سر می بریم و برای نخستین بار چرخه حیات اسناد الکترونیک کشور و شیوه مدیریت آن در دستگاه های اجرایی تعریف شده است.
وی یادآور شد: کشورهایی نظیر استرالیا، نیوزلند، انگلستان، امریکا، مالزی و عمان در این زمینه پیشرو هستند و هریک از شیوه ای برای پیشبرد آن استفاده کرده اند اما تمایز «جام» با سامانه های به کار رفته در این کشورها در مدیریت آرشیو پیش از ورود سوابق به مرحله بایگانی راکد است.
پایان خبر/