19 ارديبهشت ، روز اسناد ملی و ميراث مكتوب

مقدمه

آرشیوها، تشکیلاتی با مأموریت‌هائی خاص و ویژه هستند؛. مأموریت‌هائی فراتر از موانع و مرزهای مکان و زمان. آرشیو، حلقه پیوند میان گذشته، حال و آینده است؛ آینده‌ای که ما معتقدیم ساختن آن، تنها با حفظ پیشینه‌های فرهنگی جامعه و بهادادن به اسنادی محقق می‌شود که امروز مسئولیت حفظ و نگهداشت آن‌ها به ما سپرده شده است و این مهم میسر نخواهد شد، مگر با زدودن غبار غربت از چهره آرشیوها، با استمداد از مردمی که خود پدیدآوران اسناد و نگهدارندگان و بهره‌برداران آن هستند. 

تاریخچه‌ای كوتاه از پیدایش آرشیوها در جهان 
آرشیو، پدیده‌ای تازه و نو ظهور نیست. هرچند در دنیای امروز، این واژه گستره و کاربردی وسیع‌تر از گذشته پیدا کرده است، اما به جرئت می‌توان گفت، از زمانی که حکومت‌ها و دولت‌ها پا به عرصه ظهور نهادند، آرشیو هم جایگاهی در تشکیلات حکومتی به خود اختصاص داد. سرآغاز تاریخچه پیدایش آرشیوها را، به زمان پیدائی خط نسبت داده‌اند و سرنخ آن‌ها را، در دولت‌های عصر باستان مانند آشوریان و سومری‌ها، مصریان، هیتی‌ها، یونانی‌ها و رومی‌ها، می‌توان یافت. آرشیوهای آن روزگار، در سه ساختار یعنی آرشیو سلطنتی، آرشیوهای معابد و آرشیوهای خصوصی دیده می‌شد. 
تاریخ تشکیل آرشیوها را در شکل نوین آن‌ها، قرن دوازدهم میلادی می‌دانند. در آن قرن، بایگانی مفهومی تازه پیدا کرد و به دنبال آن، تحولی در مفهوم آرشیوها و نگرش جامعه نسبت به اهمیت آن‌ها پدید آمد. از دوره رنسانس تا انقلاب کبیر فرانسه، روز به روز بر اهمیت سیاسی آرشیوها افزوده شد. در شکوفائی مفهوم نوین آرشیوها، کشور فرانسه پیشگام بود. بروز انقلاب در آن کشور، با از میان برداشتن نهادهای قدیمی، امکان تمرکز آرشیوها را به شیوه‌ای نوین فراهم آورد.
آرشیو در ایران
آرشیو در ایران نیز، دارای پیشینه‌ای کهن است و از آنچه در کتاب‌ها نقل شده است، چنین برمی‌آید که کشور ما از روزگار فرمانروائی هخامنشیان دارای نهادی با کارکردها و وظایف آرشیو بوده که در هر دوره، با نامی از آن یاد می‌شده است. واژه‌هائی چون خزانه، خزانه حجت و دفترخانه دیوان اعلا، از آن دست نام‌هایی است که در زمان‌های گذشته به آرشیو اطلاق می‌شده است. آرشیو با ساختار نوینش در ایران، با تصویب «قانون تأسیس سازمان اسناد ملّی ایران» در هفدهم اردیبهشت ماه سال 1349 ش.، در مجلس شورای ملّی، پدیدار شد. این سازمان در نقش آرشیو ملّی ایران، تا سال 1381 به عنوان سازمانی مستقل مشغول فعالیت بود تا این كه در تاریخ 1381/6/2، بر اساس مصوبه شورای عالی اداری، با کتابخانه ملّی ایران ادغام و سازمانی جدید با عنوان «سازمان اسناد و كتابخانه ملّی جمهوری اسلامی ایران» به وجود آمد و هر دو نهاد پیشین، در آن به عنوان معاونت‌هائی مستقل، شروع به فعالیت كردند. 
آنچه در آرشیو ملِّی ایران و دیگر آرشیوها نگهداری می‌شود، حاصل و عصاره تلاش‌ و کارکرد ادارات، گروه‌ها و بخش‌هائی از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و مؤسسه‌های دولتی كه در این زمینه سرگرم فعالیت هستند. این حاصل ارزشمند، سند نام دارد و مصادیق آن بر اساس قانون تأسیس سازمان اسناد ملی، شامل كلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، ریزفیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و دیگر اسنادی است كه در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی، به تشخیص معاونت اسناد ملّی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشد.
همچنین در این ماده، قانون‌گذار، اهداف عمده خود را از ایجاد آرشیو، جمع‌آوری و حفظ اسناد ملّی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امكانات مناسب برای دسترسی عموم  به این اسناد و همچنین صرفه‌جوئی در هزینه‌های اداری و استخدامی، از طریق تمركز پرونده‌های راكد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحای اوراق زائد، برشمرده است.
 یكی از اركان مهم سازمان اسناد ملّی ایران - كه هم اكنون نیز در حوزه معاونت اسناد ملّی سرگرم انجام وظیفه است- شورای اسناد می‌باشد. اموری چون تشخیص اوراق زائد قابل امحا و تصویب فهرست مشروح آن‌ها، تصویب آئین‌نامه‌های مربوط به نحوه بررسی و نقل و انتقال پرونده‌های راكد و اسناد ملّی، تصویب آئین‌نامه‌های مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملّی و گذاشتن آن‌ها در دسترس عموم و همچنین تدوین تعرفه خدمات در خور ارائه، بر عهده این شوراست. با توجه به این قانون، خاستگاه بخش انبوه و اصلی اسنادی که در سازمان نگهداری و ارائه می‌شود، دولتی است. 
نگاهی به فعالیت‌ها
معاونت اسناد، وظیفه سیاستگذاری و تبیین اهداف و برنامه‌ها، دریافت، شناسائی و گردآوری اسناد ملّی، ارزشیابی اسناد و ثبت آن‌ها در مجموعه، تنظیم و پردازش اسناد و آماده‌سازی آن‌ها برای ارائه به پژوهشگران، حفظ و نگهداری اسناد و تهیه نسخه پشتیبان از آن‌ها، اشاعه اطلاعات با روش‌های گوناگون از جمله برگزاری نمایشگاه‌های سند، برگزاری همایش‌ها و نشست‌های مرتبط با فعالیت‌های معاونت، اطلاع‌رسانی از طریق وبگاه سازمان و همكاری با دیگر آرشیوها و مراكز اسناد داخل و خارج از كشور را بر عهده دارد.   
 آرشیو ملّی، در طی سالیان متمادی حضور خود در صحنه فعالیت‌های فرهنگی كشور، توانسته است با گردآوری اسناد ارزشمند از طرق گوناگونی چون انتقال اسناد دولتی، پذیرش اسناد هدیه شده و خریداری اسناد، از نابودی و یا خروج اسناد ارزشمند از كشور، جلوگیری كند و شرایط استفاده سند پژوهان را از این گنجینه‌های ارزشمند فراهم آورد. 
آرشیو ملی ایران همچنین برای حفاظت اسناد از آسیب‌های احتمالی در زمان استفاده و یا تكثیر اسناد، از آن‌ها نسخه‌های پشتیبان در انواع ریزنگاره (میکروفرم) و اسکن تهیه کرده است که در هنگام مراجعه پژوهشگران، این گونه نسخه‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد.