اخبار آرشیوهای جهان
نحوه خدمات آرشیوی در آرشیو ملی دانمارک(3)
مقررات سالن مطالعه
کاربران سالن مطالعه به صورت الکترونیکی ثبت نام میشوند و در مراجعة بعدی باید کارت امانت یا سلامت دانمارک خود را اسکن کنند. کاپشن، پالتو و بارانی، کیف، مواد خوردنی و آشامیدنی و نیز نسخ اصلی مدارک شخصی که میتواند با اسناد اشتباه گرفته شود باید در کمد قرار گیرند. آنگاه، مراجعه کننده باید مواردی که به همراه دارد را به کارمند مربوط نشان دهد. لپ تاپ یا تبلت مراجعه کننده باید باز شود. سپس، محلی برای پژوهشگر در سالن مطالعه در نظر گرفته میشود.
در سالن مطالعه باید به آهستگی صحبت شود. در برخی محلها اتاقهای کار ساکت و اتاقهای کار گروهی وجود دارد که میتوان در آنجا صحبت کرد. تلفن همراه باید بیصدا باشد و صحبت با آن ممنوع است. با مواد آرشیو باید با احتیاط رفتار شود زیرا اسناد تاریخی هستند که قابل جایگزینی نیستند. قوانین مربوط به نحوه استفاده از اسناد شامل موارد زیر میشود:
- باید تنها یک مجموعه یا مدرک در آن واحد بر روی میز قرار گیرد.
- در زمان کار مراجعه کننده نباید انگشتان خود را تر کند.
- نباید در مدرک خط بکشد یا در آن علامتی بگذارد.
- نباید هیچ چیزی از مجموعه جدا شود.
- ترتیب قرار گرفتن اسناد نباید تغییر کند.
- نباید از اسناد به عنوان زیردستی استفاده شود.
مواردی که مراجعهکنندگان میتوانند در سالن مطالعه با خود به همراه داشته باشند شامل موارد زیر است:
لپ تاپ/ تبلت بدون کیف؛ حداکثر 20 برگ کاغذ بدون پرونده، صحافی یا پوشش؛ مداد/ مداد نوکی بدون جامدادی؛ کیف پول کوچک؛ عینک و ذره بین؛ تلفن همراه (باید بدون صدا باشد)؛ دوربین بدون جلد (نمیتواند با فلش مورد استفاده قرار گیرد)؛ ابزار ذخیرهسازی دیجیتال (مثلا یو اس بی)؛ داروهای مورد نیاز ( با هماهنگی با کارمندان). گفتنی است که مراجعه کننده میتواند کیسه پلاستیکی شفاف را برای به همراه آوردن وسایلش از کانتر دریافت کند.
عدم رعایت مقررات میتواند به اخراج از سالن مطالعه بیانجامد.
مقررات مربوط به امانت گرفتن اسناد
در زمان درخواست اسناد از پایگاه داده «دیزی»، باید زمان استفاده از آنها مشخص شود. مدت زمان مطلوب استفاده از اسناد تا شش ماه پس از تاریخ درخواست است.
تعداد پروندههای را که میتوان برای مطالعه در سالن مطالعه از مخزن مربوط درخواست نمود 15 مورد در روز است. در مورد امانت بین کتابخانهای این عدد به 10 مورد در روز میرسد. امانت بین کتابخانهای به مواردی اطلاق میشود که از یک سالن مطالعه به سالن مطالعه دیگر آرشیو ملی دانمارک به امانت داده میشود. مدت زمان مطالعه اسناد در سالن مطالعه که از مخزن درخواست می شوند، 15 روز است که برای 75 روز قابل تمدید است. اگرچه در مورد اسنادی که به طور مرتب مورد استفاده قرار میگیرند، این مدت یک روز است که قابل تمدید نیز نیست. در مورد اسنادی که به صورت امانت بین کتابخانهای دریافت میشوند، این مدت 30 روز از زمان ارسال از مبدا است که برای مدت 30 روز قابل تمدید است.
در صورتی که کاربر دیگری اسناد مورد نظر را درخواست کرده باشد، مدت امانت قابل تمدید نیست.
مواردی که شامل امانت بین کتابخانهای نمیشوند شامل موارد زیر است:
- مواردی که از اهمیت ملی برخوردارند یا اسناد منتخب مربوط به پیش از سال 1848.
- به علت وضعیت حفاظتی از به امانت داده شدن مستثنی باشند.
- آنچنان شکننده باشند که قابل ارسال نباشند.
- قالب سند موجب جلوگیری از ارسال مناسب میشود.
- به ثبت نرسیده باشد.
- کپی از آن وجود داشته باشد اما به امانت داده شده باشد.
- اسنادی که به طور مرتب مورد استفاده قرار می گیرند شامل منع امانت بین کتابخانهای هستند.
بسیاری از مدارک صفحه به صفحه به صورت دیجیتالی اسکن شدهاند. محتوای دیجیتالی میتواند بر اساس موضوع، تاریخ، سیستم شمارهگذاری یا جغرافیا مرتب شوند. از مارس سال 2017 دسترسی آنلاین به تمام مدارک دیجیتالی از زمانی که دانمارک قدرت استعمارگری بود، امکان پذیر است. این اسناد تاریخی شامل بیش از 5 میلیون تصویر دیجیتالی هستند. بسیاری از این اسناد در فهرست میراث جهانی یونسکو قرار گرفتهاند. در فهرست آنلاین میتوان برای یافتن اطلاعاتی در زمینه ایجادکنندگان آرشیو و همچنین ردیف آرشیو جستجو کرد. در پایگاه دادههای جمعیتی دانمارک مراجعهکنندگان میتوانند به اطلاعات آنلاین در زمینه اجداد خود دست یابند.
در سالنهای مطالعه مراجعهکنندگان میتوانند به مدارک اصلی دسترسی داشته باشند. اما سفارش اسکن مدارک نیز امکان پذیر است. مراجعه کنندگان میتوانند تصاویر دیجیتالی از اکثر مدارک تهیه کنند. در برخی موارد، نسخههای کاغذی یا دیجیتالی در سالن مطالعه در اختیار قرار میگیرند. در مورد نشریات و دیگر مدارکی که اسکن معمول آنها دشوار است، باید درخواست اسکن مدارک ارائه شود. هزینه درخواست اسکن برای ده اسکن اول در یک درخواست، 15 کرون دانمارک به ازای هر صفحه و برای صفحات بیشتر 8.75 کرون به ازای هر صفحه است. هزینه پردازش نیز 25 کرون به ازای هر درخواست است. فایلها به دراپ باکس آرشیو ارسال میشود که از آنجا قابل دانلود بر روی رایانه مراجعه کننده است یا به ازای دریافت 80 کرون بر روی فلش تحویل داده میشود. قیمت پایه برای اسکن فرمتهای بزرگتر از A3 ، 200 کرون است که هزینه رسانه دیجیتال و نقل و انتقال افزوده میشود. تصاویر به صورت JPEG اسکن میشوند مگر آنکه فرمت فایل درخواستی توسط مراجعه کننده مشخص شود. این هزینهها مربوط به مواردی است که تهیه اسکن از آنها آسان است. در مواردی که اسکن دشوار است، تخمین هزینهها به اطلاع مراجعه کننده میرسد و تنها پس از تأیید وی انجام میشود. مدارکی که تهیه اسکن از آنها دشوار است به عنوان مثال مدارکی هستند که دارای مهر و موم هستند، مدارکی هستند که دستخط آنها کمرنگ شده یا بر روی کاغذ رنگی نوشته شدهاند. سعی آرشیو ملی بر این است که به درخواستهای اسکن طی زمان 10 روز کاری پاسخ دهد. اما اگر این امر امکان پذیر نباشد مدت زمان لازم برای انجام اسکن را به اطلاع مراجعه کننده میرساند. مهلت پرداخت 30 روز است.