پیشینه
این راهنما، به طور كلی برای بررسی ظاهری نوارهای ویدئویی به منظور شناسایی مشكلات فیزیكی عمده و طبقه‌بندی آنها و برای تشخیص اینكه چه‌ مقدار در معرض آسیب قرار دارند، تهیه شده است.
فهم و شناسایی خطرات تهدیدكنندة نوار های ویدئویی، پس زمینه مفیدی را برای حفاظت و نگهداری آنها فراهم خواهد ساخت. وقتی كه بررسی اولیه خود را به اتمام رساندید، می‌توانید اقدامات حفاظتی مناسب را به انجام برسانید. اقدامات حفاظتی ساده مانند جانمایی مجدد، اغلب در همان زمانی كه بررسی كاربردی آغاز می‌شود، صورت می‌گیرد.

اگر مجموعه بزرگی دارید، برنامه حفاظت نوارها، بایستی به صورت مرحله‌ای صورت گیرد. یك بازرسی كامل از نوارها، به تعیین اولویت‌های حفاظتی، كمك خواهد كرد. اولویت‌ها، اغلب از طریق ارزیابی قدمت، وضعیت، اهمیت و یا ارزش نوارها مشخص می‌شود.
اولین گام در ارزیابی وضعیت نوارها، شناسایی فرمت آنها و یافتن سرنخی در خصوص قدمت و وضعیت آن می‌باشد كه شما را از ویژگی خاص نوع بخصوصی از نوار، آگاه می‌سازد. برای مثال، اگر شما در مجموعه‌تان، نوارهای چهارلبه 2 اینچ داشته باشید، به سادگی می‌توان پیش‌بینی كردكه این نوارها با توجه به قدمتشان در وضعیت بدی قرار دارند. همچنین این واقعیت كه تجهیزات نوارهای چهار لبه 2 اینچ كمیاب هستند، سبب خواهد شد كه بدون در نظر گرفتن وضعیت آنها، این فرمت از نوارها برای حفاظت در اولویت بالا قرار بگیرند. آگاهی از موجودی (فهرست) اولیه این نوارها در مجموعه به منظور تدوین یك طرح و بودجة كلی برای پروژه حفاظتی مفید خواهد بود.
بررسی ظاهری به دلایل متعددی، ارزشمند است. برای مثال این بررسی به شما كمك خواهد كردكه آیا به استخدام یك كارشناس مقابله با بحران نیازدارید، یا یك فروشنده با تجربه عمومی زیاد. این بررسی‌ها به شما امكان می‌دهد برآورد كنید كه آیا این منابع، آسیب‌های خاصی مثل كپك كه ممكن است برای سلامت كاركنان خطرآفرین باشد، دارند یا خیر. ممكن است شما با سندروم سركه كه به صورت بالقوه سایر آثار را در معرض خطر آلودگی قرار خواهد داد، مواجه شوید.
انواع جدیدتر نوار، بدون علایم آسیب بیرونی، می‌تواند اطلاعات بیشتری را دربارة وضعیت نوار ارائه دهد. لازم است كه از یك دستگاه بادوام و با كیفیت برای این منظوراستفاده نمایید. با این وجود از نظر یك فردآموزش ندیده، درك اشكالات رایج در ضبط نوار و پخش مجدد آن مشكل است و همچنین ممكن است مضبوط‌های قدیمی‌تر نرم به نظر برسد یا اشكالات رایجی به واسطة محدودیت‌های فناوری آن زمان به‌وجودآمده باشد. به‌علاوه، ممكن است برخی از مشكلات نوارها ناشی از رفتار عامدانه یك هنرمند باشد. وجود یك متخصص رسانه و یا متخصص این رشته برای مشاوره در فرایند بررسی مفید خواهد بود.
با این وجود مشكلات نوارهای قدیمی‌تر، همیشه در بررسی‌ ظاهری مشهود نخواهد بود. پخش مجدد نوارهای قدیمی، آسیب‌های بیشتری را سبب خواهد شد، به‌ خصوص اگر در ابتدا آن‌ها را تمیز نكنید و یا این كه آن‌ها را با یك دستگاه بدون كیفیت پخش كنید. اگر در مورد وضعیت نوار سؤال و ابهامی وجود داشته باشد، باید احتیاط كنیدكه تا زمان تهیه نسخه جدیداصلی، از روشن كردن آن خودداری نمایید. لازم است كه وضعیت نوار در طول زمان انتقال به یك فرمت جدیدتر، مورد مشاهده و بررسی قرار داشته باشد .
همانطور كه در بخش خطرات اشاره شد، مطالعات علمی اندكی در خصوص طول عمر نوارهای ویدئویی وجود دارد. بهترین شیوه این است كه در درجه اول با استفاده از تجربه عملی مهندسین و سایر كارشناسان فنی و تولید كنندگان، مهارت خود را ارتقا دهید.

مقدمات بررسی
مشخص نمایید كه اطلاعات حاصل از بررسی را چگونه ثبت خواهید كرد. بهترین رویكرد این است كه آن را در فهرست رایانه در یك فیلد مشخص و یا سیستم مدیریت مجموعه وارد نمایید. تاریخ، شمارة نوار، عنوان نوار، فرمت، نام تجاری نوار، شرایط ایجاد و نام فرد ثبت كنندة اطلاعات را در حداقل فضای ممكن ثبت نمایید.
روی یك سطح خشك و تمیزكاركنید. استفاده از یك میز پوشیده شده با كاغذ تمیز روش خوبی هم برای محافظت از دست افراد و هم برای محافظت از خود نوار است. معمولاً دستكش كتان بدون پرز توسط كاركنان بخش حفاظت استفاده می‌شود. با این وجود برخی افراد،كار با این دستكش‌ها را مشكل می‌دانند و نگران انتقال باقی‌ماندة مواد دستكش‌ها به نوار هستند. وقتی كه نوارهای كاست را حمل و نقل می‌كنید نیازی به دستكش نیست زیرا سطح نوار، آشكار نیست. در حالی‌كه نوارِ حلقه باز بسیار آسیب پذیر است. با این وجود دستكش و ماسك صورت، برای دست زدن به نوارهای مشكل‌ دار مثل آن‌هایی كه كپك زده‌اند باید در دسترس باشد. در هر صورت قبل از دست زدن به نوار ویدئویی، دستان شما بایستی تمیز و خشك و عاری از كرِم و چربی باشد. به منظور حفظ پاكیزگی لازم است دست هایتان را به طور مرتب بشویید.

رسیدگی به جعبه نوارها
جعبه نوار ما را به سرنخ‌هایی از وضعیت نوار هدایت می‌كند. اگر جعبه كثیف باشد، قبل از بازكردن آن از پارچه نرم و بدون پرز برای پاك كردن سطح جعبه نوار استفاده كنید. این كار از آلودگی بیشتر نوار به‌وسیلة ذرات گرد و غبار جلوگیری خواهدكرد. همچنین، داخل جعبة نوار ممكن است ذرات خاك باشدكه می‌توان آن را با یك پارچه نرم و بدون پرز یا با استفاده از هوای فشرده، پاك كرد. جعبة نوار ممكن است خمیده یا شكسته باشد كه نشان دهندة استفاده ناصحیح از آن می‌باشد. اگر به نظر می‌رسد كه جعبه با رطوبت آسیب دیده، می‌بایست با دقت علایم كپك یا سایر علایم آسیب‌دیدگی با آب را روی نوار كنترل كنید. همچنین، در صورت نیاز وضعیت هر نوار، برچسب جعبه‌ها و سلامت برچسب‌ها را رسیدگی نمایید. همچنین، در طول جانمایی مجدد به وجود منابع كاغذی كه به سازماندهی نیاز دارند، توجه نمایید.

بررسی نوار
اگر یك نوار بو می‌داد یا مشكوك به نظر می‌رسید، با استفاده از دستكش و ماسك كار كنید. به جای این كه نوار را به صورت خود نزدیك كنیدآن را با دست هایتان بررسی نمایید. می‌توان با تكان دادن دست روی نواركمك كرد تا بوی بد به سمت شما بیاید، نوار را به سمت بینی خود نیاورید. اگر نوار مرطوب و خیس است، فوراً با یك فرد متخصص تماس بگیرید. همچنین به «كاربرگه اقدامات حفاظتی نوارهای ویدئویی» اشاره شده در فهرست منابع نگاه كنید. قبل از برداشتن نوار به علایم كپك توجه كنید. انواع كپك‌‌ها وجود دارند: سفید كوچك، رشته‌های قهوه‌ای و یا رشته‌ای به عنوان علایم كپك روی نوارهای ویدئویی گزارش شده‌اند. اگر فكر می‌كنید كه نواری كپكی شده، بایستی فوراً از بقیه مجموعه تفكیك شده و توسط یك متخصص مورد بررسی قرار گیرد. اغلب نوارهای قدیمی بوی تندی می‌دهند كه مربوط به فساد مواد چسب می‌باشد. ممكن است شما بویی شبیه سركه را استشمام نمایید كه به طور معمول به سندروم سركه مربوط است. به‌ علاوه پودر سفید یا قهوه‌ای رنگ نیز، به عنوان نشانه فساد مواد چسب گزارش شده است. همچنین ذرات ریز یا شواهدی از استفاده ناصحیح را روی نوار و حلقه، مثل خاك، گرد و غبار و یا اثر انگشت جستجو كنید. اگر هیچ علایمی از كپك وجود نداشت، نوار را بردارید و وجود ترك یا شكستگی را در كاست و یا قرقره جستجو كنید. كنترل نمایید كه آیا هیچ نواری از كاست خارج شده و یا نوار دور قرقره شل شده است یا نه. هر چند وقت یك بارحلقة نوار را باز كنید، زیرا ممكن است روی قرقره شل شده و تغییر شكل داده باشد. اگر تغییر شكل آن شدید نباشد، حفاظت نوار دور حلقه‌ ها، به پیشگیری از آسیب بیشتر كمك خواهد كرد. با نگهداری نوار در یك زاویه 45 درجه و نگاه كردن به سطح افقی حلقه آن، می‌توانید تودة ناهموار را تشخیص داده و لبه آسیب دیدة آن را بررسی نمایید.
مجدداً مشكلاتی را كه مشاهده كردید با دقت، ثبت نمایید. این كار اقدامات حفاظتی اتخاذ شده را مشخص می‌كند.