واسپاری: تمـامی مؤسسات انتشاراتی، نشريات ادواری و توليد كنندگان منابع ديداری و شنيداری، بر طبق قـانـون مـوظـف بـ‌ه ارسـال دو نسخـه از محصـولات خـود بـه كتابخانه ملّی هستند.

برخی از اقلامی كه شامل اين قانون می شوند، عبارتند از :

كتاب، نشريه، بروشور، كاتالوگ، لوح فشرده (CD)، پوستر، نقشه، نوار كاست، نوار ويديويی، اسلايد و نظاير آن.

• كتابخانه ملّـی از طريق ثبت سفارش نسبت به خريداری آثار منتشره در خارج كشور اقدام می كند.

• دو كميته به نام های كميته خريد نسخه های خطی و كميته خريد منابع (غير خطی) نسبت به ارزش گذاری و خريد مجموعه های ارائه شده به كتابخانه اقدام می كنند.

• دریافت مجموعه های اهـدايـی از جانب بزرگان، اهل علم، نويسندگان و ساير اقشار جامعه بوده است.

• بـرخـی نيازهای كتابخانه نيز از طريق مبادله با ساير كتابخانه ها و مراكز فرهنگی داخل و خارج كشور تهيه می شود.

• فهرست نويسی منابع كتابی (چاپی) موجود در كتابخانه ملی

• فهرست نويسی پيش از انتشار (فيپا): شامل فهرست نويسی منابع كتابی كشور بر اساس نسخه پيش از انتشار آن كه از سال 1377 با تصويب قانون فيپا در كتابخانه ملی انجام می گيرد.

• فهرست نويسی و نمايه سازی منابع غير كتابی موجود در كتابخانه ملی شامل پايان نامه، استاندارد، گزارش و طرح پژوهشی، منابع ديداری و شنيداری و مانند آن ها

• فهرست نويسی و سازماندهی پيايندها (نشريات ادواری) موجود در كتابخانه ملی 

• تكميل و تصحيح بانك كتابشناسی ملی كه آيينه نشر كشور است. به دو صورت: لوح فشرده و پیوسته در وبگاه سازمان

• تكميل و تصحيح بانك مستندات شامل سرعنوان های موضوعی، مستند مشاهير و اسامی مؤلفان فارسی و لاتين، مستند تنالگان ها و سازمان ها به دو صورت: لوح فشرده و پیوسته در وبگاه سازمان

• تدوين منابع مرجع فهرست نويسی شامل دستنامه های فهرست نويسی، گسترش های رده بندی و مانند آن ها 

كتابخانه ملّی علاوه بر خدماتی كـه بـه صورت حضوری به اعضاء و مراجعان (عضويت، تالارهای مطالعه، خدمات مرجع) ارائه می كند، به روش های زير هم خدمات اطلاع رسانی را عرضه می كند:

• ارائه اطلاعات به صورت پيوسته:

سايت سازمان اسنـاد و كتابخانه ملّی در برگيرنده بانك های اطلاعاتی نظير: كتابشناسی ملّی، نمايه ملّی و متن كامل مقالات فصلنامه كتاب است.

• ارائه اطلاعات به صورت ناپيوسته:

بانك های اطلاعاتی كتابشناسی و نمـايـه ملّـی روی لـوح فشـرده نيز عرضه شده و در اختيار محققان، كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی قرار دارد.

• ارائه اطلاعات به صورت تلفنی:

كتابداران مشاور و مرجع كتابخانه آمـاده پاسخگويی بـه سؤالات و نيازهای اطلاعات محققـانی هستند كـه از طريق تلفن ، گفتگوی هم زمان، پست الكترونيك، فكس و پيام كوتاه سؤالات خود را مطرح می كنند.

تدوين استانداردها

كتابخانه ملّـی در جـايگـاه كتابخانه مـادر و مطابق بـا قانون اساسنامه خود، وظيفه گردآوری و تدوين استانداردها و دستور العمل های رايج در حوزه كتابداری و اطلاع رسانی را بر عهده دارد كه برخی از آنها به شرح زير است:

• سرعنوان های موضوعی فارسی

ايـن اثـر دربرگيرنده شكـل مستنـد موضوعات مطروحه در كتاب های منتشر شده در داخل ايران است. تاكنون سه ويرايش از آن به چاپ رسيده است.

• فهرست مستند اسامی مشاهير و مؤلفان

نـام صحيـح و تـاريـخ تولد يـا فوت افراد سرشناس، نويسندگان و مترجمانی كه كتابی از ايشان يا راجع به ايشان در ايـران منتشـر شـده بـاشـد را می توان در ايـن اثر يافت. به عبارت ديگر اين اثر مانند سرعنوان های موضوعی فارسی و دارای پشتوانه انتشاراتی است.

• سرعنوان های موضوعی پزشكی

بـه علـت تنـوع و گستردگی موضوعات در علـم پزشكی، سرعنوان های اين حوزه به صورت مبنی جداگانه در دو جلد از جانب كتابخانه ملّی ايران تدوين و منتشر شده است.

• گسترش های رده بندی

از آنجـا كـه رده بندی های مـوجـود در سطح جهان در موضوعات مختص ايران و اسلام، جوابگو نيست، كتابخانه ملّی سال هاست كه به تدوين گسترش های مختلفی از رده بندی های ديويی و كنگره می پردازد.

• گسترش های ديويی

تا كنون گسترش رده بندی ديويی برای تاريخ ايران، ادبيات ايران، زبان های ايران، جغرافيای ايران و اسلام تدوين و منتشر شده است.

• گسترش های كنگره

عـلاوه بـر تاريخ، ادبيات و جغرافيای ايران و اسلام با رده های فلسفه اسلامی ( BBR ) ،      سازمان های آموزشی در ايـران (LGR ) ، ادبيـات فرانسه ( PQ ) ، ادبيـات عربی ( PJA ) و ادبيات روسی ( PG ) نيز مطابق با استانداردهای كتابخانه كنگره، گسترش يافته است.

• نشانه مؤلف فارسی برای رده بندی های ديويی و كنگره .

• تدوين و انتشار مارك ايران .

• استانداردهای كتابخانه های آموزشگاهی، دانشگاهی، تخصصـی، نابينـايـان و زنـدان ؛ از جمله استانداردهايی است كه تاكنون به چاپ رسيده است.

• طرح های پژوهشی در دست اجرای اداره كل پردازش و سازماندهی شامل طرح پژوهشی RDA و FRBR ، طرح گسترش رده حقوق ايران، طرح گسترش رده جغرافيای ايران، طرح گسترش رده Z می باشد.

• تدوين كتابشناسی ها و فهرست ها

كتابشناسی آذربـايجـان، كتابشناسي تاريخ ايـران، كتابشناسی اطلاعات و ارتباطات، كتابشناسی آداب و رسوم اصفهان، فهرست نسخه های خطی پزشكی، فهرست كتب درسی چاپ سنگی، فهرست توصيفی سفرنامه های آلمانی ،انگليسی، روسی و فرانسوی و فهرست نسخه های خطی كتابخانه ملّی كه تا به حال 23 جلد از آن منتشر شده است.

• راهنمای روزنامه ها و مجله های ايران

ايـن راهنمـا كـه هـر سـال منتشـر مي شود، فهـرسـت الفبـايـی همـراه بـا مشخصـات كـامل از روزنامه ها و نشريات ادواری است كه در ايران منتشر شده و به كتابخانه ملّی رسيده است.

• دايره المعارف كتابداری و اطلاع رسانی

اين اثر كه در زبان فارسی اولين و تنها نمونه به شمار می رود، در دو جلد و در طی بيش از ده سال، به دست ده ها نويسنده و پژوهشگر در حوزه های مختلف علم كتابداری، اطلاع رسانی و نسخه شناسی نوشته شده است. جلد اول آن از حرف آ تا ژ در سال 1381 و جلد دوم آن از حرف س تا ی در سال 1385 منتشر شده است.

• احيای نشريات قديمی

از ابتـدای دهـه 1370، كتابخانه ملّی اقدام به تجديد چاپ پاره ای از نشريات قديمی و ناياب مربوط به دوره قاجار نمود كه تاكنون عناوين زير از اين مجموعه روانه بازار شده است:

ثريا-چهره نما- حبل المتين- پرورش- حكمت- شمس الحديد- مفتاح الظفر- ادب (مشهد/ تهران/ تبريز)-  اطلاع- ناصری-  معارف-  فلاحت مظفری-  فرهنگ اصفهان-  مظفری- حفظ الصحه- وطن- ندای وطن- عدالت- كمال (ايران/ مصر)- خلاصه الحوادث- صبح صادق- شاهنشاهی- مجموعه اخلاق- ايران نو- نخستينه های مطبوعات دوره قاجار- روزنامه وقايع اتفاقيه- روزنامه دولت عليه ايران- روزنامه دولتی- روزنامه ايران-  روزنامه ايران سلطانی- روزنامه انجمن تبريز- 2257 شماره روزنامه ايران در قالب لوح فشرده

• تهيه و تنظيم مقررات و دستورالعمل های اجرايی، به منظور ساماندهی امور اسناد دستگاه ها 

• بررسی و اصلاح روش های توليد، گردش مكاتبات و بايگانی اسناد (متنی کاغذی ، دیداری - شنیداری والکترونیکی) و تهيه و تدوين ضوابط و مقررات مربوط 

• تهيه، تنظيم و تدوین آيين نامه ها و دستورالعمل های اجرائی ارزشيابی و خرید و اهداء اسناد 

• شناسايی اسناد و بررسی فهرست ها و جداول زمانی پيشنهادی دستگاه ها و تهیه گزارش کارشناسی برای ارائه به شورای اسناد ملی به منظور انتقال اسناد واجد ارزش های آرشيوی و امحاء اوراق زائد 

• هماهنگی در برگزاری جلسات شورای اسناد ملی 

• برگزاری کمیته کارشناسی و ارزیابی اسناد و خریداری مجموعه های اسنادی نظارت بر حسن اجرای قوانين و مقررات مصوب شورای اسناد ملی در دستگاه ها 

• نظارت برتولید نرم افزارهای مناسب امور اسناد در دستگاه های دولتی و وابسته به دولت به منظوراستانداردسازی توليد اسناد الكترونيكی؛ آموزش توجيهی و دانش افزايی مسؤلان اسناد دستگاه ها به منظور تقويت مديريت اسناد؛

• دريافت اسناد راكد دستگاه های دولتی و وابسته به دولت و انجام برنامه ریزی های لازم در زمینه تفکیک و  دسته بندی آن ها

• ارائه خدمات به دستگاه های واگذار کننده اسناد برای استفاده از ارزش های اداری و استنادی اسناد منتقل شده به مخازن اسناد عمومی 

• هماهنگی ونظارت بر فعاليت های مديريت های منطقه ای و استانی سازمان در زمينه سازماندهی امور اسناد در دستگاه ها، ارزشيابی، امحاء، انتقال و خريد و اهدا اسناد 

اين فعاليت دراداره كل شناسایی و فراهم آوری اسناد ملی در مجموعه تشكيلات سازمان، به عنوان ورودی اصلی اسناد به معاونت اسناد و نيز بايگانی راكد كل كشور (نگهداری اسناد قبل از ورود به آرشيو)، ايفای نقش می كند و از ادغام دو مديريت، اسناد پيش آرشيوی و هماهنگی و ارزشيابی اسناد در سال 1385 تشكيل گرديده و در قالب سه اداره و يك گروه فعاليت دارد كه عبارتند از:

- اداره ارزشيابی اسناد
- اداره شناسايی و گردآوری اسناد (خريد و اهداء)
- اداره مخازن و اطلاع رسانی اسناد عمومی
- گروه پيش آرشيوی

فعاليت تنظيم و پردازش اسناد در اداره كلی به همين نام انجام می پذيرد. از آنجا كه تبديل داده های خام به اطلاعات پردازش شده، گام اصلی درتسهيل فرايند بازيابی اطلاعات است و موجب افزايش دقت و سرعت بازيابی می شود، وظيفه اصلی اين مديريت، پردازش و ذخيره سازی داده هاست؛ آن هم به گونه ای كه كاربران به بهترين و ساده ترين روش ممكن به اطلاعات دسترسی پيدا كنند.

- گروه تنظيم و پردازش اسناد متنی
- گروه تنظيم و پردازش اسناد غير متنی ( ديداری – شنيداری)
- گروه مستند سازی
-گروه ورود اطلاعات

روند انجام كار:
اسنادی كه در مرحله ارزشيابی، واجد شرايط ارزش نگهداری دائمی تشخيص داده می شوند، بنا به اولويت های از پيش تعيين شده -كه عمدتا بر پايه دو عنصر اهميت و قدمت هستند- به بخش ضدعفونی ارسال و سپس به واحد تنظيم و پردازش منتقل می شوند و با در نظر گرفتن نوع اسناد (متنی و غير متنی)، به گروه های ذيربط ارسال می شوند و سپس كارشناسان برنامه ريزی و بررسی اسناد، ضمن بررسی و مطالعه محتوای آن ها، فهرست موضوعی و توصيفی (محتوايی و فيزيكی) اسناد را در چارچوب عناصراطلاعاتی مندرج در كاربرگه های تنظيم و توصيف، تهيه و در بانك اطلاعاتی سازمان وارد می كنند.
• تنظيم و توصيف اسناد ، بر اساس استانداردهای جهانی آرشيو ، به ويژه دو اصل «احترام به منشا اسناد» و «حفظ نظم و ترتيب اوليه» و با لحاظ كردن ويژگی های فرهنگی و تاريخی ايران و زبان فارسی انجام می گيرد.

حفظ و نگهداری فعاليتی است كه در اداره كلی به همين نام صورت می گيرد. كشور ما به دليل سابقه ديرين فرهنگی و تمدن باستانی دارای اشياء، اسناد و پيشينه های ارزشمندی است كه حفاظت از آن نه تنها در معرفی گذشته پر افتخار ملی مان ، نقش بسزائی دارد بلكه محققان سراسر دنيا را در شناخت تاريخ كهن بشر و تحقيق پيرامون علوم مختلف ياری می رساند. متاسفانه عدم استفاده صحيح از مواد موجود در طبيعت، عوامل مخرب متعددی چون رطوبت، نور، آلودگی های جوی، موجودات زنده (باكتری ها، قارچ ها، حشرات و جوندگان)، سوانح و بلايای گوناگون (زلزله، سيل و آتش سوزی)، غفلت ها و بكارگيری شيوه های نا مناسب حفاظت، نگهداری و مرمت، پيوسته اين آثار را تهديد و در معرض تخريب و نابودی قرار داده اند؛ به همين منظور می بايست اقداماتی برای رفع آسيب های وارده به شكلی كه با گذشت زمان اين اقدامات خود عاملی جهت تخريب بيشتر اسناد نگردد، اعمال شود.

تاريخچه اداره كل حفاظت و نگهداری
پس از تأسيس سازمان اسناد ملی ايران (آرشيو ملی ايران) در تاريخ 2/17/ 1349 و انتقال اسناد با ارزش به آن، بخشی از اسناد با ارزشی كه به سازمان انتقال می یافت، به دليل عدم رعايت اصول صحيح نگهداری اسناد در بايگانی های راكد سازمان ها و وزارتخانه‌ های دولتی، آسيب ديده يا به انواع آفات بيولوژيكی آلوده می شدند. اين قبيل اسناد قابل نگهداری و ارائه به محققين‌ نبود، به همين جهت در شهريور ماه سال 1355 كارگاه مرمت اسناد با همكاری سازمان يونسكو راه اندازی و آغاز به كار نمود.
به دليل گسترش فعاليت های حفظ و نگهداری و نياز به تشكيلات منسجم‌ تر، حدوداً در سال 1369 اين كارگاه به مديريت آماده سازی و مرمت اسناد متشكل از 3 اداره: اداره مرمت فيزيكی اسناد، اداره آزمايشگاه و اصلاح اسناد و اداره تنظيف و ضدعفونی اسناد تغيير وضعيت تشكيلاتی يافت.
در تاريخ 2/6/ 1381 در نود و پنجمين جلسه شورای عالی اداری به منظور ساماندهی مديريت اسنادی و ايجاد هماهنگی برای نگهداری آثار و اسناد مكتوب (چاپی و خطی) و غير مكتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و ساير اسناد ملی در دسنگاه های اجرايی و نظاير آن و همچنين تسهيل در نگهداری و دسترسی اسناد و صرفه جوئی در هزينه های مربوط و جلوگيری از انجام وظائف تكراری، تصويب نمود كه دو سازمان كتابخانه ملی ايران و اسناد ملی ايران با هم ادغام و به صورت دو معاونت تخصصی پس از احصاء فعاليت های موازی و ادغام با همديگر در سازمان جديدی با عنوان سازمان اسناد و كتابخانه ملی ج.ا.ا. به فعاليت های خود ادامه دهند. به همين دليل در سال 1385 جلسات كارشناسی در خصوص احصا وظائف موازی و ادغام آن، به منظور ايجاد ساختار تشكيلاتی جديد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج.ا.ا. تشكيل گرديد. نهايتاً در سال 1385 تشكيلات پيشنهادی تصويب شد و بر طبق تشكيلات مصوب، مديريت آماده سازی و مرمت به اداره كل حفاظت و نگهداری تغييرساختار يافت كه متشكل از گروه ها و ادارت زير می باشد:

– گروه آسيب شناسی و آزمايشگاه
– گروه آسيب زدائی و مرمت اسناد
– اداره ميكروفرم ها و اسناد ديجيتالی
– اداره حفاظت از منابع ديداری و شنيداری

اهم وظايف حفاظت و نگهداری اسناد:

• ديجيتال سازی اسناد و كتب 

• تبديل اسناد ديجيتال به ميكروفيلم و ميكروفيلم به ديجيتال 

• تهيه و بكارگيری نسخ پشتيبانی ديجيتال و ميكروفيلم به ديجيتال

• تبديل اسناد ديداری و شنيداری به فرمت های مختلف و تهيه نسخه ديجيتال از آن ها 

• ايجاد و تعريف استانداردهای مربوط به منابع ديجيتالی و غير ديجيتالی 

• تهيه ميكروفيلم، اسكن، چاپ عكس، ميكروفيلم و ميكروفيش ازاسناد

• تكثير اسناد اسكن شده بصورت دوبليكيت فيلم، CD يا DVD 

• آسيب زدايی و مرمت كليه اسناد نوشتاری– غير نوشتاری آسيب ديده قبل از ورود به مخازن 

• ارائه خدمات مشاوره ای در زمينه های آسيب شناسی، آسيب زدائی و مرمت اسناد نوشتاری– غير نوشتاری به ساير مراكز  

• ضد عفونی و آفت زدائی كليه اسناد نوشتاری– غير نوشتاری مورد درخواست ساير مراكز اسناد مطابق با مقررات و تعرفه های سازمان 

• انجام نمونه برداری از اسناد آلوده ، كشت بيولوژيك نمونه ها و تشخيص نوع آلودگی های قارچی

• بازديد ادواری از مخازن آرشيو جهت كنترل شرايط حفظ و نگهداری اسناد، كنترل آلودگی مخازن و نمونه برداری از هوا

• انجام فعاليت های تخصصی بر روی اسناد آسيب ديده به منظور لكه برداری، بر طرف كردن الحاقات اضافی سند و يا مرمت های غير اصولی، تعيين PH و اسيد زدائی

• تدوين و نشر نتايج تحقيقات انجام شده در زمينه های عوامل آسيب رسان شيميايی و بيولوژيكی به ساختار اسناد و كتب

گروه آسيب شناسی و آزمايشگاه

كارشناسان اين گروه در دو آزمايشگاه شيمی و بيولوژی در راستای كاربردی تر شدن عمليات آسيب شناسی به گردآوری اطلاعات، تاليف مقالات در مجامع داخلی و بين المللی، تهیه دستور العمل های اجرائی، همكاری در تدوين استانداردهای مرمتی و حفاظتی و برقراری ارتباط با مراكز مشابه داخلی و خارجی در زمينه تخصصی خود گام های مؤثری برداشته اند.

اين وظيفه در اداره كل اطلاع رسانی و ارتباطات انجام می گيرد. وظيفه ساماندهی مخازن و نگهداری مخازن آرشيوی، تهيه و تدوين مجموعه ها و فهرست های اسنادی، اطلاع رسانی و برقراری ارتباطات آرشيوی بر عهده اين اداره كل است. همچنين برگزاری نمايشگاه های اسناد، همايش ها، نشست های تخصصی و بازديدهای آرشيوی در اين حوزه انجام می گيرد.

اين اداره كل در چهار بخش تخصصی زير انجام وظيفه می كند.

– گروه اطلاع رسانی اسنادی
– گروه اطلاع رسانی منابع ديداری شنيداری
– گروه ارتباطات آرشيوی
– اداره مخازن آرشيوی

اهم وظايف:

•  دريافت اسناد آرشيوی و ثبت مشخصات انتقال در كاربرگه ها و دفاتر مخصوص بر اساس ضوابط آرشيو ملی

•  بررسی سوابق انتقال، كد گذاری، ساماندهی و حفظ و نگهداری اسناد درمخازنی با مساحت كل 3800 متر مربع

•  بررسی، برنامه‌ريزی و فراهم آوردن شرايط، امكانات و تجهيزات مناسب‌ برای دسترسی عموم به اسناد

• برنامه ريزی، تهيه و تدوين فهرست های اسناد به منظور تسهيل در امر اطلاع رساني

• همكاری و تبادل تجارب و دانش آرشيوی ميان سازمان و آرشيوهای ملّی كشورهای مختلف و نيز مراكز اسنادی داخل كشور

• تدوين و اصلاح پيش نويس آئين نامه ها، تعرفه ها، مقررات و ضوابط‌ استفاده از اسناد

• برنامه ريزی و برگزاری نمايشگاه‌های اسنادی داخل و خارج ازكشور

• برنامه ريزی و برگزاری همايش‌های آرشيوی و سمينارهای ملی وبين المللی

• گردآوری اطلاعات مستند تاريخی، از طريق انجام مصاحبه با شخصيت های مؤثر در تاريخ معاصر ايران و نظارت بر اجرای پروژه های تاريخ شفاهی

•  آماده سازی، ساماندهی، حفظ و نگهداری، اطلاع رسانی و انتشار مصاحبه های تاريخ شفاهی

• برنامه ريزی، دريافت، نگهداری و مديريت اسناد امانی

•  مخازن و مجموعه های اسنادی

سوابق و اوراق فراوانی در استان ها وجود دارد كه دائماً می بايد ارزشيابی و ساماندهی شود تا در اختيار دانش پژوهان هر استان قرار گيرد و زمينه اجرای عدالت اجتماعی و ايجاد فرصت های برابر برای همه مردم كشور در دستيابی به اطلاعات‌ اسنادی فراهم آيد.

به منظور جلوگيری از تمركز اسناد منطقه ای در مركز و ايجاد تسهيلات برای پژوهشگران و محققين، جمع‌‌آوری و سامان بخشی به اسناد بومی، در مناطق‌ مختلف كشور واحدهای آرشيوی استانی با وظايف كلی سازمان ايجاد شده است.

اين‌ واحدها تا كنون در مناطق مشروحه ذيل تأسيس و شروع بكار نموده اند و در نظر است دراستان های مستعد ديگر كشور نيز بنا به ضرورت توسعه يابند.

نمایندگی های استانی