در بخش پیش آرشیوی، آرشیو ملی ایران در تلاش است تا با تطبیق و استاندارد سازی فعالیت های خود، وظیفه ذاتی اش در سرویس دهی توامان به دستگاه های دولتی و آرشیو ملی را به نحو احسن به انجام رساند. از جمله اقدامات اساسی فعلی آن عبارتند از:

دریافت اسناد انتقالی: با توجه به این كه در ترتیب انجام وظایف سازمانی در آرشیو ملی، این بخش بعد از مرحله شناسائی، ارزشیابی و انتقال اسناد قرار می‌گیرد، لذا پس از آن كه اسناد در دستگاه های دولتی و وابسته به دولت توسط كارشناسان ارزشیابی تعیین تكلیف می‌گردند، اسنادی كه واجد ارزش نگهداری تشخیص داده شوند، تفكیك و به این بخش انتقال می یابند.

در این بخش، اسناد پس از دریافت، مورد بررسی و كنترل اولیه قرار گرفته و اطلاعات مربوط به هر مرحله از انتقال در دفاتر و فرم های مربوط ثبت و از آنجا جهت تطبیق و شناسایی به سالن بررسی اسناد منتقل و برگه های شناسائی اسناد بر اساس پرونده و ردیف تهیه و صورتجلسه های مربوط تطبیق داده و ایرادات و نقایص به واحد انتقال دهنده و دستگاه مربوط اعلام می شود.

كلیه اسنادی كه به صورت عادی به سازمان منتقل می‌شوند در صورتی كه محدودیتی از طرف دستگاه انتقال دهنده برای آن ها اعلام نشود در چرخه امور پیش آرشیوی قرار می گیرند.

اسنادی كه بنابه اعلام دستگاه صاحب سند محدودیت دسترسی داشته باشند پس از تطبیق، شناسایی و جایگزینی، در چرخه بررسی های پیش آرشیوی قرار نمی گیرند. پس از انقضای مدت تعیین شده و اعلام كتبی دستگاه مبنی بر رفع محدودیت دسترسی، فعالیت های پیش آرشیوی بر روی آن ها انجام می گیرد.

ارسال سند به آرشیو:

پس از انجام بررسی های كارشناسی برروی اسناد انتقالی، اسناد دارای اولویت های موضوعی و قدمت تاریخی با رعایت حفظ نظم اولیه و منشاء از میان سایر اسناد گزینش، انتخاب، تفكیك و بسته بندی و بطور مستمر و بتدریج به اداره كل تنظیم و پردازش اسناد ارسال می گردند.

• ارسال اسناد به آرشیوهای منطقه ای
• ارائه اسناد بر اساس نیازهای سازمانی و به مناسبت های مختلف

نظر به اینكه بخشی از اسناد نیمه جاری به همراه اسناد راكد به سازمان منتقل می شوند و علی رغم عدم نیاز قطعی دستگاه صاحب سند به اسناد انتقالی، تعدادی از اسناد و پرونده ها پس از انتقال، مورد نیاز دستگاه انتقال دهنده و افراد حقیقی و حقوقی می باشند كه برای حفظ حقوق متقاضیان و آرشیو ملی نكات زیر رعایت می گردد:

در صورت نیاز افراد حقیقی یا حقوقی به سوابق و پرونده ها، در قبال درخواست كتبی دستگاه انتقال دهنده، اصل یا كپی سند طی تشریفات مربوط به نماینده دستگاه تحویل می‌گردد (اولویت در اختیار گذاشتن اسناد به متقاضیان تصویر اسناد خواهد بود مگر در موارد خاص كه در صورت نیاز طولانی مدت دستگاه به پرونده مورد درخواست، كتباً این نیاز اعلام می شود. به این ترتیب سند جاری شده و طی تشریفات خاصی به نماینده دستگاه تحویل و از آمار اسناد مخازن كسر می گردد.

مجددا اشاره می‌شود كه تحویل تصویر یا كپی اسناد و پرونده ها به افراد حقیقی و حقوقی تنها از طریق درخواست كتبی دستگاه انتقال دهنده سند و یا مرجع قضائی امكان پذیر است.

حتما پيش از ارسال اسناد، با اداره مخازن و اطلاع رسانی اسناد پيش آرشيوی با شماره (22255414) تماس بگيريد.