فراهم آوري منابع

 

  • واسپاري: تمـامي مؤسسات انتشاراتي، نشريات ادواري و توليدكنندگان منابع ديداري و شنيداري، بر طبق قـانـون مـوظـف بـ‌ه ارسـال دو نسخـه از محصـولات خـود بـه كتابخانه ملّي هستند.
برخي از اقلامي كه شامل اين قانون مي شود، عبارتند از : كتاب، نشريه، بروشور، كاتالوگ، لوح فشرده (CD)، پوستر، نقشه، نوار كاست، نوار ويديويي، اسلايد و نظاير آن.
  • كتابخانه ملّـي از طريق ثبت سفارش نسبت به خريداري آثار منتشره در خارج كشور اقدام مي كند.
  • دو كميته به نام هاي كميته خريد نسخه هاي خطي و كميته خريد منابع ( غير خطي ) نسبت به ارزش گذاري و خريد مجموعه هاي ارائه شده به كتابخانه اقدام مي كنند.
  • دریافت مجموعه هاي اهـدايـي از جانب بزرگان، اهل علم، نويسندگان و ساير اقشار جامعه بوده است.

بـرخـي از نيازهاي كتابخانه نيز از طريق مبادله با ساير كتابخانه ها و مراكز فرهنگي داخل و خارج كشور تهيه مي شود.

پردازش و سازماندهي

 

  • فهرست نويسي منابع كتابي (چاپي) موجود در كتابخانه ملي
  • فهرست نويسي پيش از انتشار (فيپا): شامل فهرست نويسي منابع كتابي كشور بر اساس نسخه پيش از انتشار آن كه از سال 1377 با تصويب قانون فيپا در كتابخانه ملي انجام مي گيرد.
  • فهرست نويسي و نمايه سازي منابع غيركتابي موجود در كتابخانه ملي شامل پايان نامه، استاندارد، گزارش و طرح پژوهشي، منابع ديداري و شنيداري و مانند آنها.
  • فهرست نويسي و سازماندهي پيايندها (نشريات ادواري) موجود در كتابخانه ملي.
  • تكميل و تصحيح بانك كتابشناسي ملي كه آيينه نشر كشور است. به دو صورت:لوح فشرده و پیوسته در وبگاه سازمان
  • تكميل و تصحيح بانك مستندات شامل سرعنوان هاي موضوعي، مستند مشاهير و اسامي مؤلفان فارسي و لاتين، مستند تنالگان ها و سازمان ها به دو صورت: لوح فشرده و پیوسته در وبگاه سازمان
  • تدوين منابع مرجع فهرست نويسي شامل دستنامه هاي فهرست نويسي، گسترش هاي رده بندي و مانند آنها.

اطلاع رسانی

كتابخانه ملّي علاوه بر خدماتي كـه بـه صورت حضوري به اعضاء و مراجعان (عضويت، تالارهاي مطالعه، خدمات مرجع) ارائه مي كند، به روش هاي زير هم خدمات اطلاع رساني را عرضه مي كند:

  • ارائه اطلاعات به صورت پيوسته:

سايت سازمان اسنـاد و كتابخانه ملّي در برگيرنده بانك هاي اطلاعاتي نظير: كتابشناسي ملّي، نمايه ملّي و متن كامل مقالات فصلنامه كتاب است.

  • ارائه اطلاعات به صورت ناپيوسته:

بانك هاي اطلاعاتي كتابشناسي و نمـايـه ملّـي روي لـوح فشـرده نيز عرضه شده و در اختيار محققان، كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني قرار دارد.

  • ارائه اطلاعات به صورت تلفني:

كتابداران مشاور و مرجع كتابخانه آمـاده پاسخگويي بـه سؤالات و نيازهاي اطلاعات محققـاني هستند كـه از طريق تلفن ، گفتگوي هم زمان، پست الكترونيك، فكس و پيام كوتاه سؤالات خود را مطرح مي كنند

پژوهشی

تدوين استانداردها
كتابخانه ملّـي در جـايگـاه كتابخانه مـادر و مطابق بـا قانون اساسنامه خود، وظيفه گردآوري و تدوين استانداردها و دستور العمل هاي رايج در حوزه كتابداري و اطلاع رساني را بر عهده دارد كه برخي از آنها به شرح زير است:

  • سر عنوان هاي موضوعي فارسي

ايـن اثـر در برگيرنده شكـل مستنـد موضوعات مطروحه در كتاب هاي منتشر شده در داخل ايران است. تاكنون سه ويرايش از آن به چاپ رسيده است.

  • فهرست مستند اسامي مشاهير و مؤلفان

نـام صحيـح و تـاريـخ تولد يـا فوت افراد سرشناس، نويسندگان و مترجماني كه كتابي از ايشان يا راجع به ايشان در ايـران منتشـر شـده بـاشـد را مي توان در ايـن اثر يافت. به عبارت ديگر اين اثر مانند سر عنوان هاي موضوعي فارسي و داراي پشتوانه انتشاراتي است.

  • سرعنوان هاي موضوعي پزشكي

بـه علـت تنـوع و گستردگي موضوعات در علـم پزشكي، سر عنوان هاي اين حوزه به صورت مبني جداگانه در دو جلد از جانب كتابخانه ملّي ايران تدوين و منتشر شده است.

  • گسترش هاي رده بندي

از آنجـا كـه رده بندي هاي مـوجـود در سطح جهان در موضوعات مختص ايران و اسلام، جوابگو نيست، كتابخانه ملّي سالهاست كه به تدوين گسترش هاي مختلفي از رده بندي هاي ديويي و كنگره مي پردازد.

  • گسترش هاي ديويي

تاكنون گسترش رده بندي ديويي براي تاريخ ايران، ادبيات ايران، زبان هاي ايران، جغرافياي ايران و اسلام تدوين و منتشر شده است.

  • گسترش هاي كنگره

عـلاوه بـر تاريخ، ادبيات و جغرافياي ايران و اسلام با رده هاي فلسفه اسلامي ( BBR ) ، سازمان هاي آموزشي در ايـران ( LGR ) ، ادبيـات فرانسه ( PQ ) ، ادبيـات عربي ( PJA ) و ادبيات روسي ( PG ) نيز مطابق با استانداردهاي كتابخانه كنگره، گسترش يافته است.

  • نشانه مؤلف فارسي براي رده بندي هاي ديويي و كنگره .
  • تدوين و انتشار مارك ايران .
  • استانداردهاي كتابخانه هاي آموزشگاهي،دانشگاهي، تخصصـي، نابينـايـان و زنـدان ؛ از جمله استانداردهايي است كه تاكنون به چاپ رسيده است.
  • طرحهاي پژوهشي در دست اجراي اداره كل پردازش و سازماندهي شامل طرح پژوهشي RDA و FRBR ، طرح گسترش رده حقوق ايران، طرح گسترش رده جغرافياي ايران، طرح گسترش رده Z مي باشد.
  • تدوين كتابشناسي ها و فهرست ها

كتابشناسي آذربـايجـان، كتابشناسي تاريخ ايـران، كتابشناسي اطلاعات و ارتباطات، كتابشناسي آداب و رسوم اصفهان، فهرست نسخه هاي خطي پزشكي، فهرست كتب درسي چاپ سنگي، فهرست توصيفي سفرنامه هاي آلماني ،انگليسي، روسي و فرانسوي و فهرست نسخه هاي خطي كتابخانه ملّي كه تا به حال 23 جلد از آن منتشر شده است.

  • راهنماي روزنامه ها و مجله هاي ايران

ايـن راهنمـا كـه هـر سـال منتشـر مي شود، فهـرسـت الفبـايـي همـراه بـا مشخصـات كـامل از روزنامه ها و نشريات ادواري است كه در ايران منتشر شده و به كتابخانه ملّي رسيده است.

  • دايره المعارف كتابداري و اطلاع رساني

اين اثر كه در زبان فارسي اولين و تنها نمونه به شمار مي رود، در دو جلد و در طي بيش از ده سال، به دست ده ها نويسنده و پژوهشگر در حوزه هاي مختلف علم كتابداري، اطلاع رساني و نسخه شناسي نوشته شده است. جلد اول آن از حرف آتا ژ در سال 1381 و جلد دوم آن از حرف س تا ي در سال 1385 منتشر شده است.

  • احياي نشريات قديمي

از ابتـداي دهـه 1370، كتابخانه ملّي اقدام به تجديد چاپ پاره اي از نشريات قديمي و ناياب مربوط به دوره قاجار نمود كه تاكنون عناوين زير از اين مجموعه روانه بازار شده است: ثريا- چهره نما -  حبل المتين -  پرورش - حكمت -  شمس الحديد - مفتاح الظفر - ادب (مشهد/ تهران/ تبريز) -  اطلاع - ناصري -  معارف -  فلاحت مظفري -  فرهنگ اصفهان -  مظفري -  حفظ الصحه - وطن -  نداي وطن -  عدالت -  كمال (ايران/ مصر) -  خلاصۀ الحوادث -  صبح صادق -  شاهنشاهي -  مجموعه اخلاق -  ايران نو -  نخستينه هاي مطبوعات دورة قاجار-  روزنامۀ وقايع اتفاقيه -  روزنامۀ دولت عليۀ ايران -  روزنامۀ دولتي -  روزنامۀ ايران -  روزنامة ايران سلطاني -  روزنامۀ انجمن تبريز -  2257 شماره روزنامۀ ايران در قالب لوح فشرده"

 

فراهم آوري و ارزشیابی اسناد

  • تهيه و تنظيم مقررات و دستورالعمل هاي اجرايي، به منظور ساماندهي امور اسناد دستگاهها؛
  • بررسي و اصلاح روشهاي توليد، گردش مكاتبات و بايگاني اسناد ( متنی کاغذی ، دیداری - شنیداری والکترونیکی ) و. تهيه و تدوين ضوابط و مقررات مربوط؛ 
  • تهيه، تنظيم و تدوین آيين نامه ها و دستورالعمل هاي اجرائي ارزشيابي و خرید و اهداء اسناد؛
  • شناسايي اسناد و بررسي فهرست ها و جداول زماني پيشنهادي دستگاهها و تهیه گزارش کارشناسی برای ارائه به شورای اسناد ملی به منظور انتقال اسناد واجد ارزشهای آرشيوی و امحاء اوراق زائد؛
  • هماهنگي در برگزاري جلسات شوراي اسناد ملي؛
  • برگزاری کمیته کارشناسی و ارزیابی اسناد  و خریداری مجموعه های اسنادی نظارت بر حسن اجراي قوانين و مقررات  مصوب شوراي اسناد ملي در دستگاهها؛
  • نظارت برتولید نرم افزارهاي مناسب امور اسناد در دستگاه‌هاي دولتي و وابسته به دولت به منظوراستانداردسازي توليد اسناد الكترونيكی؛ آموزش توجيهي و دانش افزايي مسؤلان اسناد دستگاهها به منظور تقويت مديريت اسناد؛
  • دريافت اسناد راكد دستگاههاي دولتي و وابسته به دولت و انجام برنامه ریزی های لازم در زمینه تفکیک و دسته بندی آنها؛
  • ارائه خدمات به دستگاههای واگذار کننده اسناد برای استفاده از ارزشهای اداری و استنادی اسناد منتقل شده به مخازن اسناد عمومی؛
  • هماهنگی ونظارت بر فعاليت‌هاي مديريت هاي منطقه اي و استاني سازمان در زمينه سازماندهي امور اسناد در دستگاه‌ها، ارزشيابي، امحاء، انتقال و خريد و اهدا اسناد؛

اين فعاليت دراداره كل شناسائي و فراهم آوري اسناد ملي در مجموعة تشكيلات سازمان، به عنوان ورودي اصلي اسناد به معاونت اسناد و نيز بايگاني راكد كل‌كشور(نگهداري اسناد قبل از ورود به آرشيو)، ايفاي نقش مي‌كند و از ادغام دو مديريت،اسناد پيش آرشيوي و هماهنگي و ارزشيابي اسناد در سال 1385 تشكيل گرديده و در قالب‌سه اداره و يك گروه فعاليت دارد كه عبارتند از:

- اداره ارزشيابي اسناد
- اداره شناسايي و گردآوري اسناد ( خريد و اهداء )
- اداره مخازن و اطلاع رساني اسناد عمومي
- گروه پيش آرشيوي

 

 

تنظیم و توصیف اسناد

 

فعاليت تنظيم و پردازش اسناد در اداره كلي به همين نام انجام مي پذيرد.از آنجا كه تبديل داده هاي خام به اطلاعات پردازش شده، گام اصلي درتسهيل فرايند بازيابي اطلاعات است و موجب افزايش دقت و سرعت بازيابي مي شود، وظيفه اصلي اين مديريت ، پردازش و ذخيره سازي داده هاست آنهم به گونه اي كه كاربران به بهترين و ساده ترين روش ممكن به اطلاعات دسترسي پيداكنند.

- گروه تنظيم و پردازش اسناد متني
- گروه تنظيم و پردازش اسناد غير متني( ديداري – شنيداري)
- گروه مستند سازي
-گروه ورود اطلاعات

روند انجام كار:
اسنادي كه در مرحله ارزشيابي، واجد شرايط ارزش نگهداري دائمي تشخيص داده مي‌شوند، بنا به اولويتهاي از پيش تعيين شده -كه عمدتا بر پايه دو عنصر اهميت و قدمت هستند- به بخش ضدعفوني ارسال و سپس به واحد تنظيم وپردازش منتقل مي‌شوند و با در نظر گرفتن نوع اسناد (متني و غير متني)، به گروههاي ذيربط ارسال ميشوند و سپس كارشناسان برنامه ريزي و بررسي اسناد، ضمن بررسي و مطالعه محتواي آنها، فهرست موضوعي و توصيفي (محتوايي و فيزيكي) اسناد را در چارچوب عناصراطلاعاتي مندرج در كاربرگه‌هاي تنظيم و توصيف، تهيه و در بانك اطلاعاتي سازمان وارد مي كنند.
• تنظيم و توصيف اسناد ، بر اساس استانداردهاي جهاني آرشيو ، به ويژه دو اصل " احترام به منشا اسناد" و " حفظ نظم و ترتيب اوليه" و با لحاظ كردن ويژگيهاي فرهنگي و تاريخي ايران و زبان فارسي انجام مي‌گيرد.

 

 

مرمت و حفاظت

 

حفظ و نگهداري فعاليتي است كه در اداره كلي به همين نام صورت مي گيرد. كشور ما به دليل سابقه ديرين فرهنگي و تمدن باستاني داراي اشياء ،اسناد و پيشينه هاي ارزشمند ي است كه حفاظت از آن نه تنها در معرفي گذشته پرافتخارملي مان ، نقش بسزائي دارد بلكه محققان سراسر دنيا را در شناخت تاريخ كهن بشروتحقيق پيرامون علوم مختلف ياري مي رساند. متاسفانه در اثر عدم استفاده صحيح از موادموجود در طبيعت ، عوامل مخرب متعددي چون رطوبت ، نور ، آلودگي هاي جوي ، موجودات زنده (باكتري ها ، قارچ ها ، حشرات و جوندگان ) ، سوانح و بلاياي گوناگون ( زلزله ،سيل و آتش سوزي ) ، غفلت ها و بكارگيري شيوه هاي نا مناسب حفاظت ، نگهداري و مرمت ،پيوسته اين آثار را تهديد و در معرض تخريب و نابودي قرار داده اند ، به همين منظور مي بايست اقداماتي براي رفع آسيب هاي وارده به شكلي كه با گذشت زمان اين اقدامات خود عاملي جهت تخريب بيشتر اسناد نگردد، اعمال شود.

تاريخچه اداره كل حفاظت و نگهداري
پس از تأسيس سازمان اسناد ملي ايران ( آرشيو ملي ايران ) در تاريخ 17/2/ 1349 و انتقال اسناد با ارزش به آن ، بخشي از اسناد با ارزشي كه به سازمان انتقال مي‌يافت ، به دليل عدم رعايت اصول صحيح نگهداري اسناد در بايگاني‌هاي راكد سازمان‌ها و وزارتخانه‌هاي دولتي ، آسيب ديده يا به انواع آفات بيولوژيكي آلوده مي‌شدند ، اين قبيل اسناد قابل نگهداري و ارائه به محققين‌ نبود، به همين جهت در شهريور ماه سال 1355 كارگاه مرمت اسناد با همكاري سازمان يونسكو راه اندازي و آغاز به كار نمود.
به دليل گسترش فعاليت هاي حفظ و نگهداري و نياز به تشكيلات منسجم‌تر ، حدوداً در سال 1369 اين كارگاه به مديريت آماده‌سازي و مرمت اسناد متشكل از 3 اداره : اداره مرمت فيزيكي اسناد ، اداره آزمايشگاه و اصلاح اسناد و اداره تنظيف و ضدعفوني اسناد تغيير وضعيت تشكيلاتي يافت.
در تاريخ 2/6/ 1381 در نود و پنجمين جلسه شوراي عالي اداري به منظور ساماندهي مديريت اسنادي و ايجاد هماهنگي براي نگهداري آثار و اسناد مكتوب (چاپي و خطي ) و غير مكتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و ساير اسناد ملي در دسنگاه‌هاي اجرايي و نظاير آن و همچنين تسهيل در نگهداري و دسترسي اسناد و صرفه جوئي در هزينه‌هاي مربوط و جلوگيري از انجام وظائف تكراري، تصويب نمود كه دو سازمان ، كتابخانه ملي ايران و سازمان اسناد ملي ايران با هم ادغام و به صورت دو معاونت تخصصي پس از احصاء فعاليت‌هاي موازي و ادغام با همديگر در سازمان جديدي با عنوان سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج.ا.ا. به فعاليت هاي خود ادامه دهند. به همين دليل در سال 1385، جلسات كارشناسي در خصوص احصا وظائف موازي و ادغام آن ، به منظور ايجاد ساختار تشكيلاتي جديد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج.ا.ا. تشكيل گرديد. نهايتاً در سال 1385 تشكيلات پيشنهادي تصويب شد و بر طبق تشكيلات مصوب ، مديريت آماده سازي و مرمت به اداره كل حفاظت و نگهداري تغييرساختار يافت .كه متشكل از گروه ها و ادارت زير مي باشد:

– گروه آسيب شناسي وآزمايشگاه
– گروه آسيب زدائي و مرمت اسناد
– اداره ميكروفرم ها و اسناد ديجيتالي
– اداره حفاظت از منابع ديداري و شنيداري

اهم وظايف حفاظت و نگهداري اسناد:
• ديجيتال سازي اسناد و كتب.
• تبديل اسناد ديجيتال به ميكروفيلم و ميكروفيلم به ديجيتال.
• تهيه و بكارگيري نسخ پشتيباني ديجيتال و ميكروفيلم به ديجيتال.
• تبديل اسناد ديداري و شنيداري به فرمتهاي مختلف و تهيه نسخه ديجيتال از آنها.
• ايجاد و تعريف استانداردهاي مربوط به منابع ديجيتالي و غيرديجيتالي.
• تهيه ميكروفيلم ، اسكن ، چاپ عكس ، ميكروفيلم و ميكروفيش ازاسناد
• تكثير اسناد اسكن شده بصورت دوبليكيت فيلم ، CDيا DVD.
• آسيب زدايي و مرمت كليه اسناد نوشتاري – غير نوشتاري آسيب ديده قبل از ورود به مخازن .
• ارائه خدمات مشاوره اي در زمينه هاي آسيب شناسي ، آسيب زدائي ومرمت اسناد نوشتاري – غير نوشتاري به ساير مراكز .
• ضد عفوني و آفت زدائي كليه اسناد نوشتاري – غير نوشتاري مورد درخواست ساير مراكز اسناد مطابق با مقررات و تعرفه هاي سازمان.
• انجام نمونه برداري از اسناد آلوده ، كشت بيولوژيك نمونه ها وتشخيص نوع آلودگي هاي قارچي .
• بازديد ادواري از مخازن آرشيو جهت كنترل شرايط حفظ و نگهداري اسناد ،كنترل آلودگي مخازن و نمونه برداري از هوا.
• انجام فعاليت هاي تخصصي بر روي اسناد آسيب ديده به منظور لكه برداري ، بر طرف كردن الحاقات اضافي سند و يا مرمت هاي غير اصولي ، تعيينPH و اسيد زدائي.
• تدوين و نشر نتايج تحقيقات انجام شده در زمينه هاي عوامل آسيب رسان شيميايي و بيولوژيكي به ساختار اسناد و كتب.
گروه آسيب شناسي و آزمايشگاه
كارشناسان اين گروه در دو آزمايشگاه شيمي و بيولوژي در راستاي كاربردي تر شدن عمليات آسيب شناسي به گردآوري اطلاعات ، تاليف مقالات در مجامع داخلي و بين المللي ،تهيه دستور العمل هاي اجرائي ،همكاري در تدوين استاندارد هاي مرمتي و حفاظتي و برقراري ارتباط با مراكز مشابه داخلي و خارجي در زمينه تخصصي خود گام هاي مؤثري برداشته اند.

 

 

خدمات آرشیوی

 

اين وظيفه در اداره كل اطلاع رساني و ارتباطات انجام مي گيرد. وظيفه ساماندهي مخازن و نگهداري مخازن آرشيوي، تهيه و تدوين مجموعه ها و فهرست هاي اسنادي، اطلاع رساني و برقراري ارتباطات آرشيوي بر عهده اين اداره كل است. همچنين برگزاري نمايشگاه هاي اسناد، همايش ها، نشست هاي تخصصي و بازديدهاي آرشيوي در اين حوزه انجام مي گيرد.
اين اداره كل در چهار بخش تخصصي زير انجام وظيفه مي كند.
– گروه اطلاع رساني اسنادي
– گروه اطلاع رساني منابع ديداري شنيداري
– گروه ارتباطات آرشيوي
– اداره مخازن آرشيوي

اهم وظايف
• دريافت اسناد آرشيوي و ثبت مشخصات انتقال در كاربرگه ها و دفاترمخصوص بر اساس ضوابط آرشيو ملي
• بررسي سوابق انتقال، كدگذاري، ساماندهي و حفظ و نگهداري اسناد درمخازني با مساحت كل3800 متر مربع
• بررسي، برنامه‌ريزي و فراهم آوردن شرايط، امكانات و تجهيزات مناسب‌براي دسترسي عموم به اسناد
• برنامه‌ريزي، تهيه و تدوين فهرست‌هاي اسناد به منظور تسهيل در امراطلاع‌رساني
• همكاري و تبادل تجارب و دانش آرشيوي ميان سازمان و آرشيوهاي ملّي‌كشورهاي مختلف و نيز مراكز اسنادي داخل كشور
• تدوين و اصلاح پيش نويس آئين نامه‌ها، تعرفه‌ها، مقررات و ضوابط‌استفاده از اسناد
• برنامه ريزي و برگزاري نمايشگاه‌هاي اسنادي داخل و خارج ازكشور
• برنامه ريزي و برگزاري همايش‌هاي آرشيوي و سمينارهاي ملي وبين‌المللي
• گردآوري اطلاعات مستند تاريخي، از طريق انجام مصاحبه با شخصيت هايمؤثر در تاريخ معاصر ايران و نظارت بر اجراي پروژه هاي تاريخ شفاهي
• آماده سازي، ساماندهي، حفظ و نگهداري، اطلاع رساني و انتشارمصاحبه‌هاي تاريخ شفاهي.
• برنامه ريزي، دريافت، نگهداري و مديريت اسناداماني.
• مخازن و مجموعه هاي اسنادي

 

فعاليت هاي منطقه اي و استاني

 

سوابق و اوراق فراواني در استانها وجود دارد كه دائماً مي‌بايدارزشيابي و ساماندهي شود تا دراختيار دانش پژوهان هر استان قرار گيرد و زمينة اجراي‌عدالت اجتماعي و ايجاد فرصتهاي برابر براي همة مردم كشور در دستيابي به اطلاعات‌اسنادي فراهم آيد.
به منظور جلوگيري از تمركز اسناد منطقه‌اي در مركز و ايجادتسهيلات براي پژوهشگران و محققين، جمع‌‌آوري و سامان بخشي به اسناد بومي، در مناطق‌مختلف كشور واحدهاي آرشيوي استاني با وظايف كلي سازمان ايجاد شده است.
اين‌واحدها تاكنون در مناطق مشروحه ذيل تأسيس و شروع بكار نموده‌اند و در نظر است دراستانهاي مستعد ديگر كشور نيز بنا به ضرورت توسعه يابد

نمایندگی های استانی