درباره

در بخش پيش آرشيوي، آرشيوملي ايران در تلاش است تا با تطبيق و استاندارد سازي فعاليتهاي خود، وظيفه ذاتي‌اش در سرويس دهي توامان به دستگاههاي دولتي و آرشيو ملي را به نحو احسن به انجام رساند. و از جمله اقدامات اساسي فعلي آن عبارتند از:

 

  • دريافت اسناد انتقالي:با توجه به اين كه در ترتيب انجام وظايف سازماني در آرشيو ملي، اين بخش بعد از مرحلة شناسائي، ارزشيابي و انتقال اسناد قرار مي‌گيرد، لذا پس از آن كه اسناد در دستگاههاي دولتي و وابسته به دولت توسط كارشناسان ارزشيابي تعيين تكليف مي‌گردد، اسنادي كه واجد ارزش نگهداري تشخيص داده شود، تفكيك، سپس به اين بخش انتقال مي‌يابد.
  • در اين بخش،اسناد پس از دريافت، مورد بررسي و كنترل اوليه قرار گرفته و اطلاعات مربوط به هر مرحله از انتقال در دفاتر و فرمهاي مربوط ثبت و از آنجا جهت تطبيق و شناسايي به سالن بررسي اسناد منتقل و برگه‌هاي شناسائي اسناد بر اساس پرونده و رديف تهيه و صورتجلسه‌هاي مربوط تطبيق داده و ايرادات و نقايص به واحد انتقال دهنده و دستگاه مربوط اعلام مي‌شود.

دریافت اسناد

كليه اسنادي كه به‌صورت عادي به سازمان منتقل مي‌شوند در صورتي كه محدوديتي از طرف دستگاه انتقال دهنده براي آنها اعلام نشود در چرخه امور پيش آرشيوي قرار مي‌گيرند.
اسنادي كه بنابه اعلام دستگاه صاحب سند محدوديت دسترسي داشته باشند پس از تطبيق، شناسايي و جايگزيني، در چرخه بررسيهاي پيش آرشيوي قرار نمي‌گيرند. پس از انقضاي مدت تعيين شده و اعلام كتبي دستگاه مبني بر رفع محدوديت دسترسي، فعاليتهاي پيش آرشيوي بر روي آنها انجام مي‌گيرد.

ارائه خدمات درون سازماني

ارسال سند به آرشيو:

پس از انجام بررسي هاي كارشناسي برروي اسناد انتقالي، اسناد داراي اولويت هاي موضوعي و قدمت تاريخي با رعايت حفظ نظم اوليه و منشاء از ميان ساير اسناد گزينش، انتخاب، تفكيك و بسته بندي و بطور مستمر و بتدريج به ادارة كل تنظيم و پردازش اسناد ارسال مي‌گردد.

  • ارسال اسناد به آرشيوهاي منطقه اي
  • ارائه اسناد بر اساس نيازهاي سازماني و به مناسبت هاي مختلف

 

ارائه خدمات برون سازماني

نظر به اينكه بخشي از اسناد نيمه جاري به همراه اسناد راكد به سازمان منتقل مي‌شود و علي رغم اينكه عدم نياز قطعي دستگاه صاحب سند به اسناد انتقالي اعلام مي‌گردد
 تعدادي از اسناد و پرونده‌ها پس از انتقال، مورد نياز دستگاه انتقال دهنده و افراد حقيقي و حقوقي مي‌باشد كه براي حفظ حقوق متقاضيان و آرشيو ملي نكات زير رعايت مي‌گردد:
در صورت نياز افراد حقيقي يا حقوقي به سوابق و پرونده‌ها، در قبال درخواست كتبي دستگاه انتقال دهنده، اصل يا كپي سند طي تشريفات مربوط به نماينده دستگاه تحويل مي‌گردد (اولويت در اختيار گذاشتن اسناد به متقاضيان تصوير اسناد خواهد بود مگر در موارد خاص كه در صورت نياز طولاني مدت دستگاه به پرونده مورد درخواست، كتباً اين نياز اعلام مي‌شود. به اين ترتيب سند جاري شده و طي تشريفات خاصي به نماينده دستگاه تحويل و از آمار اسناد مخازن كسر مي‌گردد.
مجددا اشاره مي‌شود كه تحويل تصوير يا كپي اسناد و پرونده‌ها به افراد حقيقي و حقوقي تنها از طريق درخواست كتبي دستگاه انتقال دهنده سند و يا مرجع قضائي امكان پذير است.

تماس با واحد

حتما پيش از ارسال اسناد، با ادارة مخازن و اطلاع رساني اسناد پيش آرشيوي با شماره (22255414) تماس بگيريد

آخرین تاریخ بروزرسانی: ۱۳۹۶/۱۱/۱۶ - ۷:۴۶:۱۲