استانداردسازی با هدف یکپارچه سازی فرآیندهای مرتبط با آرشیو ملی در حال انجام است

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران غلامرضا عزیزی رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اشاره به اهمیت استاندارد سازی گفت: برخي از واژه‌ها درادبیات محاوره‌ای بين مردم دارای بار مثبت و اعتمادبخش است. استاندارد و اعتماد مردم به آن نیز به قدری در افکار مردم رخنه کرده است که در خيلی از نقاط جهان نخستین معيار برای انتخاب هر نوع کالا يا خدمات به‌شمار می‌رود.

وی ادامه داد: در جهان امروز، استاندارد و استانداردسازی سازوکار بسیار مهم برای توسعه پایدار در همه حوزه‌های صنعتی، تولیدی، فرهنگی و فناورانه در نظر گرفته می‌شود. بنابراین تدوین استانداردها و پیاده‌سازی استانداردهای تدوین‌شده امری بسیار حیاتی برای توسعه پایدار کشور است.

عزیزی تصریح کرد: همان‌طور که از تعریف واژه استاندارد برمی‌آید، استاندارد در واقع مدرکی است که یک نهاد شناخته‌شده مثل سازمان‌های ملی استاندارد در هر کشور یا سایر نهادهای استانداردسازی ذی‌صلاح با هدف دستیابی به حد بهینه نظم در یک زمینه مشخص تدوین کرده و قواعد، رهنمودها یا ویژگی‌هایی را برای فعالیت‌ها یا نتایج آن‌ها برای کاربردهای معمول و مکرر را معرفی می‌کند بنابراین فرایند استانداردسازی، فعالیت ایجاد معیارهایی در ارتباط با مسائلی بالفعل یا بالقوه و با هدف دستیابی به نظمی بهینه در مقوله مورد ‌ِبحث برای استفادۀ عمومی و مستمر است.

رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه داد: استانداردسازی برای تمام گروه‌های ذی‌نفع، حائزاهمیت است و تمام افراد از آن منتفع می‌شوند. سازمان‌هایی که به پیاده‌سازی استانداردها می‌پردازند، می‌توانند از طریق آگاهی‌یافتن از نیازهای کار و محصول و بازار، عملکرد خود را بهبود بخشیده و در نتیجه سهم خود را نیز در بازار افزایش دهند و مصرف‌کنندگان، محصولات استاندارد‌شده را با کیفیت و قیمت بهتر و اطمینان بیشتر از مؤلفه‌های مختلفی که برایشان کاربرد دارد، استفاده می‌کنند. لذا نه‌تنها کیفیت خود محصول استاندارد‌شده، بلکه نگهداری و خدمات پس از فروش آن نیز برای مصرف‌کننده از اهمیت بالایی برخوردار است.

عزیزی تصریح کرد: همچنین کاهش ریسک عدم شناخت محصول از دیگر منافع استانداردسازی است. در سطح جامعه نیز، حفظ سلامت و بهداشت جامعه، استفاده بهینه، اثربخشی و کارایی، از تأثیرات مستقیم استانداردسازی است که منافع آن متوجه جامعه است. همچنین موازین زیست‌محیطی و پیشگیری از آلودگی از مقوله‌هایی هستند که در هر استاندارد مرتبط با محصول دیده می‌شود.

وی عنوان کرد: استانداردسازی در حوزۀ کاری سازمان اسناد و کتابخانه ملی، که مشخصاً با بحث کتاب و سند در ارتباط است با هدف یکپارچه‌سازی و هماهنگ‌سازی فناوری‌ها و فرایندهای مرتبط با آرشیو کتابخانه از جمله ثبت، نمایه‌سازی، بازیابی، توزیع و انتشار، ارائه، مهاجرت، تبادل، حفظ و نگهداری، تمامیت و تعیین‌تکلیف، انجام می‌شود.

رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه داد: در حوزه آرشیو، فرایندهایی مثل کنترل کیفیت، حفظ تمامیت، کنترل کیفیت ورودی و خروجی اسناد و مدارک، کنترل مراحل ذخیره‌سازی، کاربردپذیری، حفاظت و نگهداری، ارائه فراداده‌های ضروری، کاربرد برنامه‌های مبتنی‌بر وب، پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اسناد کاغذی و اسناد الکترونیکی و تأمین امنیت داده‌های موجود در اسناد و مدارک از مواردی است که تحت پوشش استانداردهای اسنادی و آرشیوی قرار می‌گیرد.

وی تصریح کرد: با در نظر گرفتن ضرورت و اهمیت موضوع استانداردسازی در آرشیوها، سازمان اسناد و کتابخانه ملی به‌عنوان متولی قانونی اسناد در ایران، چند سالی است که با همکاری نزدیک و تنگاتنگ با سازمان ملی استاندارد ایران، قدم در راه استانداردسازی فرایندها و موضوعات مرتبط با آرشیو برداشته است. این همکاری که از سال 1392 تا امروز به‌صورت مستمر بین دو سازمان صورت گرفته است، منجر به حضور پررنگ سازمان اسناد و کتابخانه ملی در تدوین استانداردهای حوزه کتابداری، اسناد، و مستندسازی اسناد و مدارک هم در حوزه کاغذی و هم در حوزه الکترونیکی شده است.

عزیزی ادامه داد: حاصل این تدوین بیش از 34 استاندارد به‌صورت مستقیم در سازمان اسناد و کتابخانه ملی و مشارکت در تدوین بیش از 60 استاندارد با حضور کارشناسان سازمان اسناد و کتابخانه ملی در سازمان ملی استاندارد ایران است.

وی عنوان کرد: فعالیت‌های استانداردسازی پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی در سال جاری نیز در حال پیگیری و انجام است. بطوریکه در ادامه همکاری‌های نزدیک و مؤثر دو سازمان، سازمان اسناد و کتابخانه ملی به‌عنوان نخستین دستگاه دولتی ایران اقدام به تأسیس دفتر استانداردسازی کرده است.

غلامرضا عزیزی افزود: این کار در راستای پاسخگویی به مصوبه دولت محترم مبنی‌بر لزوم تأسیس دفتر استانداردسازی در تمامی دستگاه‌های تحت‌پوشش قانون از جمله وزارتخانه‌ها،مؤسسات دولتی، مؤسسات یا نهادهای عمومی یا غیردولتی، شرکت‌های دولتی به‌منظور توسعه و تقویت نظام استاندارد ملی و تقویت و توسعه نظام استاندارد در کشور صورت گرفته است که آئین افتتاح رسمی این دفتر در تاریخ 29 دی ماه 1398 با حضور دکتر بروجردی ریاست سازمان و مهندس پیروزبخت ریاست سازمان استاندارد انجام شد.

وی ادامه داد: از دیگر اقدامات مهم سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در حوزه استانداردسازی، پذیرش مسئولیت حقوقی دبیرخانه دائمی کمیته فنی متناظر TC171 تحت عنوان «برنامه‌های مدیریت مدارک» و کمیته فرعی شماره 11 از کمیته فنی متناظر TC46 و انجام امور مربوط به آن، در پژوهشکده اسناد است.

عزیزی تصریح کرد: مهم‌ترین اهداف کمیته فنی متناظر TC171 تصمیم‌گیری و نظارت بر تدوین استانداردهای ملی و بین‌المللی در حوزه‌های استاندارسازیِ فناوری‌ها و فرایندهای دخیل در ثبت، نمایه‌سازی، ذخیره‌سازی، بازیابی، انتشار و اطلاع‌رسانی، بازنمایی، گذار، تبادل، حفاظت‌و نگهداری، حفظ یکپارچگی و تعیین‌تکلیف اسناد و مدارک در حوزه مدیریت اسناد و آرشیو است.

وی عنوان کرد: کمیته فنی متناظر TC171 از دو کمیته فرعی تحت عناوین «کیفیت، حفاظت‌ونگهداری، یکپارچگی اطلاعات» و «قالب پروندۀ مدرک، سامانه‌های مدیریت اسناد/مدارک الکترونیکی و اطمینان‌پذیری اطلاعات» تشکیل شده است که تحت نظارت کمیته فرعی اصلی به انجام وظایف خود در حوزه‌های تعیین‌شده می‌پردازند. مهم‌ترین اهداف کمیته فنی متناظر TC46 نیز استانداردسازیِ روش‌های مرتبط با کتابداری، مستندسازی و اطلاع‌رسانی، انتشارات، آرشیو، مدیریت اسناد، مستندسازی موز‌ه‌ها، خدمات نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی، است.

عزیزی ادامه داد: در ذیل این کمیته فنی متناظر، پنج کمیته فرعی فعالیت می‌کنند که یکی از مهم‌ترینِ این کمیته‌ها، کمیته فرعی 11 با عنوان مدیریت اسناد/آرشیو است. امیدواریم فعالیت‌های سازمان اسناد و کتابخانه ملی به‌عنوان سازمان پیشرو در امور فرهنگی و اجتماعی در حوزه استانداردسازی، راه را برای نهادینه‌سازی این امر در سایر دستگاه‌ها هموار کرده و زمینه‌ساز همکاری‌های بیشتر و نزدیک‌تر بین دو سازمان شود.

پایان مطلب//