بروجردی: اسناد، هویت‌بخش افراد و سرمایه‌های فرهنگی جامعه هستند

تاریخ انتشار: ۱۳۹۶/۱۲/۱۴ - ۱۳:۱۲:۰
آخرین تاریخ بروزرسانی: ۱۳۹۶/۱۲/۱۴ - ۱۳:۲۳:۱۷
بروجردی: اسناد، هویت‌بخش افراد و سرمایه‌های فرهنگی جامعه هستند
سومین همایش مدیران و کارشناسان اسناد حراست دستگاه‌ها برگزار شد.

سومین همایش مدیران و کارشناسان اسناد حراست دستگاه‌ها برگزار شد.

 به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، اشرف بروجردی رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در این همایش گفت: امروز برای تبادل اندیشه گرد هم جمع شده‌ایم تا با تعاطی داده‌ها و دانسته‌ها شرایط بهتری را در وضعیت دستگاه‌ها رقم بزنیم.

او اسناد را سرمایه مکتوب کشور دانست و خاطر نشان شد: اسناد به عنوان سرمایه‌های فرهنگی در اختیار جامعه‌اند. آنها هویت‌بخش افراد چه به صورت شخصی و چه به صورت ملی هستن و ایران از پشتوانه و سابقه غنی فرهنگی برخوردار است، پشتوانه‌ای که تعیین کننده خط مشی آینده ماست.

او با اشاره به آیه‌ای از قرآن کریم مبنی بر اینکه امانت را به دست اهلش می‌سپاریم اظهار کرد: سپردن اسناد به عنوان امانت در دست کسانی که از آنها نگهداری می‌کند ملزوماتی دارد؛ اینکه آنها امین باشند و امانتداری از شروط اصلی دینداری است.

او افزود: همچنین فردی که امانت به او سپرده می‌شود باید فردی خبره و متخصص بوده و از دانش کافی برخوردار باشد. علاوه بر آن این افراد باید به دانش روز مجهز باشند تا به بهترین نحو از اسناد نگهداری کرده و از آسیب و خدشه به آنها جلوگیری کنند.

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تاکید کرد: راه‌های پیشگیری از آسیب اسناد باید به عنوان یک رویکرد مدنظر کسانی باشد که وظیفه حفاظت از اسناد را به عهده دارند.

مشاور رئیس‌جمهور در بخش پایانی سخنان خود خطاب به معاونین و مدیران کل حراست دستگاه‌ها تصریح کرد: شما امروز سهم مهمی در تاریخ این سرزمین ایفا خواهید کرد، چراکه با حفاظت و حراست از اسناد، آنها را به آیندگان منتقل کرده و آنان نیز مدیون تلاش شما خواهند بود.

در ادامه این برنامه شهرام یوسفی‌فر، معاون اسناد ملی گفت: سومین همایش مدیران و کارشناسان اسناد حراست دستگاه‌ها نشان‌دهنده میزان اهمیت این موضوع از سوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران است.

او با اشاره به قانون اسناد ملی ایران بیان کرد: قانون افتخارآمیز اسناد ملی ایران که در تاریخ 17/2/1349 تصویب شد، یکی از بهترین قوانین موجود است. به جز نیروهای مسلح که در این قانون استثنا محسوب می‌شوند، سایر دستگاه‎‌های کشور مشمول این قانون هستند.

او با بیان اینکه قانون اسناد ملی بسیار دقیق است خاطر نشان کرد: هدف این قانون این است که تمام مدارکی که در دستگاه‌های دولتی تولید می‌شود را به مثابه اوراق دولتی درنظر بگیرد؛ به طوریکه دایره شمول این قانون اسناد الکترونیکی و دیجیتالی را نیز دربر خواهد گرفت.

معاون اسناد ملی با تاکید براینکه معمولا بین 3 تا 7 درصد اسناد عادی حفظ می‌شوند گفت: باقی اسناد امحاء می‌شوند؛ به جز اسنادی که استثنا هستند ماند اسناد مربوط به حراست.

او در ادامه گفت: آرشیو ملی ایران یکی از امن‌ترین نقاط برای نگهداری از اسناد است و نسل‌های آینده می‌توانند از خلال اسناد، آنچه را که ما امروز تجربه می‌کنیم فهم کرده و به آن افتخار کنند.

همچنین یوسفی‌فر به موضوع کم توجهی در نگهداری اسناد اشاره کرد و تصریح کرد: بخشی از این کم‌توجهی ناشی از کمبود فضا و امکانات در دستگاه‌هاست؛ به طوریکه نگهداری از اسناد بر اساس استانداردهای ممکن انجام نمی‎شود.

او افزود: در سال 95 دو گام مهم برداشتیم، یکی اینکه بخشنامه شورای اسناد ملی در مورد وظایف کارشناسان اسناد ابلاغ و دیگری اینکه وظایف مدیران دستگاه‌ها به آنان ابلاغ شد. این دو مورد جنبه تکلیفی دارد و مبنای ارتباط ما دستگاه‌ها ست.

یوسفی‌فر با اشاره به افشای محتویات اسناد گفت: روش‌های نگهداری از اسناد براساس شیوه‌های قبلی پاسخگو نیست. مسائل متعددی موضوع نگهداری از اسناد را تهدید می‌کند. اسناد صرفا در معرض تهدید مواد مخرب محیطی نیستند بلکه مجاورت مخازن و انبارها با تاسیسات و انبارهای نگهدارنده مواد آتش‌زا نیز نگران کننده است.

او به اسناد الکترونیک نیز اشاره کرد و گفت: تاکنون گردش کار دوایر دولتی مبتنی بر اسناد فیزیکی بوده ما اکنون اسناد الکترونیک جایگزین اسناد فیزیکی شده و اعتنا به آنها کمتر شده است.

معاون اسناد ملی در بخش دیگری از سخنان خود خاطرنشان کرد: تصرف در اوراق دولتی جرم است. دستگاه‌ها مجاز نیستند تا برای نشان دادن سابقه خود دست در اوراق برده و بخشی از صفحات آنها را جدا کنند.

او گفت: سازمان با تعاملات خود با دستگاه‌ها در حوزه اسناد حراست تعاملات پایداری را برنامه‎ریزی کرده و در سال 97 نیز این استراتژی‌ها را دنبال می‌کند. ماحصل این تلاش‌ها انتقال 5200 کارتن و 1500 برگ سند به سازمان بوده است. همچنین در این مدت 400 متر مربع از فضای بایگانی‌ها آزاد شد. در سال 96 نیز 6500 کارتن به سازمان منتقل شده است.

در بخش دیگری از این مراسم، جلال طاهری مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد طی سخنانی خطاب به حاضران گفت: در سال 96، 24 میلیون و 500 هزار برگ به سازمان منتقل شده است.

او ادامه داد: برای تعیین تکلیف تمام اسناد شامل اسناد اداری، مالی و شبه مالی به امضای حراست نیاز داریم. این امضا تشریفاتی نیست و به معنای کنترل حراست به موضوع است.

طاهری همچنین به تعیین تکلیف اسناد دستگاه‌ها اشاره کرد و گفت: 481403291 برگ از اسناد راکد دستگاه‌های اجرایی و 202640719 برگ از اسناد راکد قوه قضائیه تعیین تکلیف شده اند. همچنین جمع کل اسناد تعیین تکلیف شده 684044010  برگ است.

گفتنی است در این مراسم از 12 نفر از منتخبین حراست دستگاهها و کارشناسان برتر تقدیر و تجلیل شد.