برگزاری همایش مدیریت اسناد الکترونیکی در گنجینه اسناد ملی

همايش مديريت اسناد الكترونيكي صبح امروز(18مهرماه) در گنجينه اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي برگزار شد.
به گزارش روابط عمومي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج. ا. ا.، همايش مديريت اسناد الكترونيكي به منظور گسترش تعامل و هماهنگي ميان آرشيو ملي و دستگاههاي دولتي در امور اسنادي با حضور دكتر اسحق صلاحي رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي و مديران دستگاههاي دولتي برگزار شد.
دكتر صلاحي در اين مراسم در سخناني به اهميت درك تغيير در پارادايم ها در مديريت اشاره كرد و افزود: تحولاتي كه در زندگي اجتماعي، تاريخي و شخصي در حال رخ دادن است، الزاماتي را با خود به همراه دارد و درك اين تغييرات از عناصر مهم مديريت در اين دوران است.
وي با اشاره به موج انفجار اطلاعات در قرن بيست و يكم خاطرنشان كرد: امروزه با حجم سنگيني از اطلاعات مواجه هستيم كه مديريت و گزينش آن براي تصميم گيري و كارايي آن در عرصه مديريتي بسيار مهم است.
رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي ادامه داد: اگر تا ديروز براي بدست آوردن اطلاعات از يك كشور يا دانشگاه مجبور به سفر بوديم، امروزه بسياري از پايگاه ها و وب سايت ها اين اطلاعات را در اختيار ما قرار مي دهند و نياز به جابجايي نيست.
وي به نقش مهم آرشيو اسنادي در مديريت نوين اشاره كرد و افزود: اگر هنرمند باشيم و داده ها و اطلاعات را درست جمع آوري كنيم، مي توانيم با آرشيو پويا و زنده ي اطلاعات موجود در محيط مجازي پيراموني، مجموعه اي غني از اسناد و اطلاعات ارزشمند را در اختيار محققان، پژوهشگران و مديران قرار دهيم.
دكتر صلاحي با اشاره به اهميت اسناد براي نسل آينده گفت: در سفري به گرجستان در جستجوي اسناد فارسي، به يك يادداشت معمولي از حاكمان ايراني به والي آن كشور برخورد كرديم كه شايد اين سند آن زمان براي كسي به غير از والي آن شهر اهميت نداشت، اما امروز با گذشت سالها با نگاهي متفاوت به اين اسناد نگريسته مي شود و يادآور نوع حكومت داري ، تحولات اجتماعي و تاريخي مي باشد و واقعيت هاي جامعه از آنها استخراج مي گردد.
وي ادامه داد: اگر در گذشته تلاش بيشتري براي جمع آوري و حفظ اسناد دركشور مي شد، امروز مجبور به جستجوي آنها در ساير كشورها و درون كارتن هاي انباشته شده در زيرزمين منازل به عنوان ميراث فرهنگي كشورمان نبوديم.
رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي در پايان اظهار كرد: براي اثبات هويت مان در آينده و مديريت بخش استنادي پژوهش نيازمند آرشيو اسناد منسجم و حفاظت از آنها به طور جدي هستيم.
دكتر شهرام نيا، معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي نيز در سخناني با اشاره به نقش اسناد در حافظه ملي گفت: با تصويب قانون در سال 88 مقرر شده است كه همه اسناد الكترونيكي همانند اسناد كاغذي بعد از استفاده در زمان خود به آرشيو ملي انتقال يابد تا ثبت و ضبط اسناد به درستي صورت گيرد و در اختيار محققان و متقاضيان استفاده از آنها قرار گيرد.
وي ادامه داد: تنوع نرم افزارهاي مورد استفاده در اتوماسيون هاي اداري، ثبت و نگهداري آنها و خطاها انساني در مواجهه با اسناد الكترونيكي از چالش هاي پيش رواست كه سازماندهي درست گردش مكاتبات و اسناد الكترونيكي و استفاده درست از نرم افزارها و پروتكل هاي موجود مي تواند به حفظ و نگهدري اسناد كمك كند.
شهرام نيا هم چنين از تدوين شيوه نامه در مجمع دبيرخانه هاي كشور در رياست جمهوري و به كارگيري شماره ملي سند(شمس) در كارگروه سازمان اسناد ملي خبر داد كه مي تواند در ثبت و ضبط استاندارد و ايجاد آرشيو منسجم به كار گرفته شود.
در اين همايش خانم محسني مدير كل شناسايي و فراهم آوري اسناد ملي و آقاي دكتر زريني رئيس اداره اسناد و بايگاني راكد قوه قضاييه به ايراد سخنراني و ارائه گزارش در حوزه اسنادي كشور پرداختند.
در ادامه اين همايش نيز كارگاه آموزشي آشنايي با اسناد الكترونيكي برگزار و آخرين نكات و اطلاعات پيرامون اسناد الكترونيكي به علاقمندان منتقل شد.