از مهمترين وظايف آرشيو ملي برنامه ريزي براي شناسائي ، انتقال و نگهداري اسناد با ارزش نگهداري دائمي است. فعاليتي كه نيازمند دقت و وسواس زيادي است طوريكه اولاً از امحاي اسناد با ارزش بايد جلوگيري شود و ثانياً از انتقال و نگهداري اوراق زائد نيز پرهيز گردد. براي اين منظور شوراي اسناد ملي با وظيفه اساسي تشخيص و صدور مجوز امحاي اوراق زائد در قانون پيش بيني شده‌است ، تا بر فرايند امحا و يا انتقال نظارت كاملي را ميسر سازد. به طور متوسط پنج درصد اسناد توليدي در مؤسسات دولتي در دنيا، براي نگهداري دائم به آرشيو ملي منتقل مي‌شوند و بقيه امحا مي‌گردند.از مهم ترين عواملي كه تأثير مستقيمي در انتخاب صحيح و جلوگيري از امحاي احتمالي اسناد ارزشمند دارد، بكارگيري روش طبقه بندي و بايگاني مناسبي است كه در آن امكان ادغام و يا در يك رديف قرار گرفتن اسناد قابل امحا و نگهداري در زمان ارزشيابي وجود نداشته‌باشد.