نحوه خدمات آرشیوی در آرشیو ملی دانمارک(2)

نحوه تهیه عکس از اسناد؛
اگر مراجعه‌کننده دوربین به همراه داشته باشد، می‌تواند از اسنادی که در سالن مطالعه مورد استفاده قرار می دهد عکس تهیه کند. در زمان عکاسی، اسناد نباید در معرض تخریب قرار گیرند. بنابراین به مقررات زیر باید توجه داشت:
1-از اسکنرهای دستی، اسکنرهای کامپیوتری، قلم های اسکنر و تجهیزات مشابه که نیازمند برقراری تماس فیزیکی میان تجهیزات ضبط و اسناد است، نباید استفاده شود.2- استفاده از فلش ممنوع است.
در موارد زیر امکان تهیه کپی از اسناد وجود ندارد:
1-اسنادی که به راحتی در دسترس نیستند و در قانون آرشیو ملی برای صدور مجوز استفاده از آن‌ها منعی وجود دارد.
2-اسناد خصوصی که دارنده حق نشر، مجوز تکثیر آن را صادر نکرده است.
تهیه کپی از اسناد؛
مراجعه کننده از تسهیلات اتاق مطالعه برای تهیه کپی از اسناد، می تواند استفاده نماید. اسکنر کتاب در سالن های مطالعه آرشیو ملی وجود دارد که می تواند بدون پرداخت هزینه نسخه دیجیتالی از اسناد تهیه کند. دستگاه فتوکپی در سالن های مطالعه شهرهای کپنهاگ و ویبورگ وجود ندارد. اما در سالن‌های مطالعه شهرهای اودنسه و اوبنرو دستگاه فتوکپی سکه ای قرار دارد.
امکان تهیه کپی از تمامی اسناد نیست. از جمله مواردی که کپی کردن از آن‌ها منع شده است می توان به موارد زیر اشاره کرد:
اسناد مجلد؛ دفاتر ثبت؛ اسناد دارای مهر و موم؛ پوست؛ اسنادی با اندازه برگتر از A3، مثلا نقشه‌ها و طرح‌ها.
 نسخه اصلی سرشماری ها و فهرست اسامی افراد اعزامی به خدمت سربازی، اسنادی که به علت وضعیت حفاظتیشان امکان تهیه کپی از آنها وجود ندارد.
لازم به ذکر است مراجعه‌کننده از امکان سفارش کپی و اسکن اسناد برخوردار است، مثلا اسنادی که ممکن است از آن‌ها کپی تهیه نکرده باشد.
موارد منع کپی؛
ممکن است در مواردی مراجعه‌کننده نتواند به علت مفاد قانون آرشیو یا قانون حق نشر از اسناد کپی تهیه کند. این امر در موارد زیر صدق می‌کند:
1-اسنادی که به راحتی در دسترس نیستند و در قانون آرشیو ملی برای صدور مجوز استفاده از آن‌ها منعی وجود دارد.2-اسناد خصوصی که دارنده حق نشر مجوز تکثیر آن را صادر نکرده است.
تعدادی از اسناد دیجیتالی شده از طریق اینترنت و در Arkivalieronline یا پایگاه داده دیزی ((Daisy قابل دسترس هستند. پایگاه داده دیزی در پورتال آرشیو اروپا نیز بارگذاری شده است. اسنادی که از طریق اینترنت قابل دسترس هستند، قابل درخواست در سالن مطالعه نیستند.
تسهیلاتی که در سالن‌های مطالعه ارائه می شود شامل موارد زیر است:
1-آثار مرجع و دیگر منابع برای یافتن اسنادی که حاوی اطلاعاتی هستند که مراجعه‌کنندگان به دنبال آن هستند. 2-شبکه اینترنت بی سیم.
لازم به ذکر است مشاورانی در سالن مطالعه حضور دارند که به مراجعه‌کنندگان برای جستجوی اسناد و سفارش اسناد و استفاده از منابع مختلف کمک می کنند. آرشیو ملی در ازای دریافت هزینه نسبت به انجام جستجوهای آرشیوی بر مبنای مجموعه های موجود در آرشیو از جمله مدارک الکترونیکی اقدام می نماید. جستجوها باید پیش از آغاز مطالعه آرشیوی با جزئیات تعریف شود. این جستجو زمانی انجام می شود که فرد نمی تواند شخصاً به یکی از سالن های مطالعه آرشیو ملی مراجعه نماید. این جستجو می تواند شامل موارد زیر باشد:
1-جستجوی تفصیلی در پایگاه داده دیزی و راهنماها، دفاتر ثبت، فهرست واسپاری ها و موارد مشابه برای شناسایی مواد آرشیوی خاص. 
2-شناسایی موارد خاص در منابع جستجو مانند مدارک، فهرست اسامی و موارد مشابه.
3-یافتن اطلاعات خاص در مدارک از جمله مدارک دیجیتال.