نحوه ارائه خدمات آرشیوی در آرشیو ملی آفریقای جنوبی(1)

تاریخ انتشار: ۷۸۱/۱/-۱۳۴۳ - ۱۱:۴:۰
آخرین تاریخ بروزرسانی: ۱۳۹۸/۷/۱۷ - ۱۱:۳۴:۰
نحوه ارائه خدمات آرشیوی در آرشیو ملی آفریقای جنوبی(1)

موجودی آرشیو ملی آفریقای جنوبی بیش از 140 کیلومتر قفسه شامل اسناد کاغذی، الکترونیکی و دیداری شنیداری است. از آنجا که آرشیو ملی دولتی است، اسناد آن عمدتاً از انجام کارهای نهادهای دولتی نشأت می گیرد. اسناد منعکس کننده فعالیت دولت‌ها در آفریقای جنوبی و تأثیر آن‌ها بر زندگی افراد معمولی، از میانه قرن هفدهم به بعد است. از جمله آن‌ها، اسناد دادگاه، اوراق املاک متوفیان و اسناد مربوط به حقوق مالکیت و تصرف است. در حال حاضر حدود 5 درصد از موجودی آرشیو ملی به اسناد غیر دولتی تعلق دارد. این اسناد منشأ خصوصی دارند و از اهمیت ملی برخوردارند.

طبق قوانین آرشیوی آفریقای جنوبی، عموم مردم از حق دسترسی رایگان به [پرونده‌های] آرشیوی با قدمت بیش از بیست سال برخوردارند. [البته] این امر در مورد پرونده‌های دادگاه و اموال صدق نمی‌کند. اما، در مورد اسنادی که مدت بیست سال از آن‌ها نگذشته، مراجعه کننده می‌تواند در صورت نیاز به آن‌ها، درخواست کتبی خود را به رئیس آرشیو ملی ارسال نماید و در صورتی که مغایر حق محرمانگی یا دیگر معیارها نباشد، مجوز استفاده صادر می‌شود. آرشیویست‌ها نسبت به پردازش حرفه‌ای اسناد گردآوری شده اقدام می‌نمایند تا کاربران بتوانند به طور موثر از آن‌ها استفاده نمایند. طی پردازش رمز فهرست‌های مختلفی از جمله نمایه‌سازی اسناد در سامانه بازیابی اطلاعات آرشیوی ملی خودکار (NAAIRS ) تهیه می‌شود. مراجعه کنندگان می‌توانند از رمز فهرست‌های مختلف برای یافتن مواد مورد نیاز استفاده نمایند که در سالن­های مطالعه در دسترسند و برخی از آن‌ها منتشر شده‌اند. مرور کلی موجودی تمام آرشیوها در فهرست‌هایی با نام archivalia به چاپ می‌رسد. سامانه بازیابی اطلاعات آرشیوی ملی خودکار نیز ابزاری کارا برای بازیابی آرشیوی است و در تمام سالن‌های مطالعه در دسترس است. اگرچه این سامانه در برگیرنده تمام موجودی آرشیوی نیست و باید به همراه رمز فهرست‌های دستی مورد استفاده قرار گیرد. خودکارسازی بازیابی آرشیوی در سال 1974 آغاز شد و پروژه‌ای ادامه‌دار است که هر سال 250000 رکورد به آن افزوده می‌شود. در حال حاضر بیش از شش میلیون سند در سامانه موجود است. با این حال شاید بیش از نیمی از موجودی آرشیوی هنوز در این سامانه قرار نگرفته است. هریک از این اسناد، یک واحد آرشیوی مجزا هستند، مانند پرونده مکاتبات. بخش اعظم آرشیو موجود در سامانه، اسناد دولتی هستند که در مخزن آرشیو ملی و مخازن آرشیوهای استانی نگهداری می‌شوند. اگرچه، [سامانه] در برگیرنده اسناد غیر دولتی که در سراسر آفریقای جنوبی نگهداری می‌شود نیز هست. بنابراین، سامانه یکپارچه بازیابی اطلاعات آرشیوی از قابلیت شناسایی مواد آرشیوی در زمینه یک موضوع خاص بدون در نظر گرفتن دولتی یا خصوصی بودن آن، محل نگهداری یا نوع آن برخوردار است.