یونسکو برنامه حافظه جهانی را در سال 1992 میلادی (1371 شمسی) با انگیزه آگاهی نسبت به وضعیت وخیم حفاظت از میراث مستند و ایجاد شرایط مناسب برای دسترسی به آن در قسمت های مختلف دنیا تاسیس کرد. جنگ و آشوب های اجتماعی و کمبود منابع، مشکلاتی را که قرن ها وجود داشت، بدتر کرده و مجموعه های مهمی در جهان بر اثر تاراج و پراکندگی، داد و ستد غیرقانونی، خرابی، عدم تعیین بودجه مناسب و حافظت نادرست دچار سرنوشت های متفاوتی شده است بنابراین یونسکو وظیفه خود دانست تا برنامه حافظه جهانی را ایجاد کند.

بدین منظور در سال 1993 میلادی کمیته مشاوره بین المللی آی ای سی (IAC ) در پالتاسک لهستان تشکیل جلسه داد. این کمیته طرحی ارائه داد که به موجب آن نقش یونسکو را به عنوان آگاه کننده دولت ها، نهادها و سازمان های بین المللی و ترویج شراکت در اجرای پروژه ها تایید و تاکید می نمود. تا کنون حدود 45 کمیته ملی حافظه جهانی در دنیا تاسیس شده است. دفتر ثبت حافظه جهانی که قابل مشاهده ترین جنبه عمومی برنامه می باشد، در سال 1995 میلادی بنیانگذاری شد و از طریق توافق هایی که در گردهمایی های متوالی آی ای سی صورت می گرفت، رشد کرد.

نگرش برنامه حافظه جهانی آن است که میراث مستند جهان متعلق به همه است، باید برای همیشه و به صورت کامل حفاظت و نگهداری شود و در دسترس همیشگی همگان باشد. در برنامه حافظه جهانی، میراث مستند ویژگی های زیر را باید دارا باشد:

.1قابل حرکت باشد.
.2متشکل از علایم، کدها، صداها یا تصاویر باشد.
.3قابل نگهداری باشد.
.4قابل تکثیر باشد.
.5قابل ارائه باشد.

سند دو جزء دارد؛ محتوای اطلاعاتی و حاملی که بر آن قرا دارد که هر یک ممکن است ازتنوع بالایی برخوردار باشد و به عنوان قسمت هایی از حافظه به یک میزان مهم باشد. برخی از این حامل ها به شرح زیر می باشد:
- حامل های متنی: حامل های متنی مثل دست نوشته ها، کتاب ها، روزنامه ها، پوسترها و غیره، محتوای متنی ممکن است با جوهر، مداد، ابزار نقاشی یا دیگر وسایل ثبت شده باشد. حامل ممکن است از جنس کاغذ، پلاستیک، پاپیروس، پوست حیوان، برگ نخل، پوست درخت، بافت پارچه و منسوجات یا مواد دیگر باشد.
- حامل های غیر متنی: حامل هایی مثل ترسیم ها، تصاویر چاپی، نقشه ها و موسیقی در این گروه قرار می گیرد.
- حامل های سمعی و بصری: این حاملها شامل فیلم ها، دیسک ها، نوارها و عکس ها می باشد.
- اسناد مجازی: اسنادی مانند آنچه در شبکه های اینترنتی قرار دارد، در این گروه قرار می گیرد.

در اول نوامبر سال 1945 میلادی (1324 شمسی) درست هنگام پایان جنگ جهانی دوم، کنفرانس بزرگی در لندن تشکیل شد که در آن نمایندگان چهل و سه کشور ازجمله ایران شرکت کردند. فرانسه و انگلستان، دو کشوری که بیشترین صدمات را از جنگ دیده بودند، پیشنهاد کردند سازمانی با هدف نهادینه ساختن فرهنگ صلح تأسیس شود. از نظر آنها چنین سازمانی می بایست در راه همبستگی فکری و اخلاقی بشریت خدمت می کرد و مانع از وقوع جنگ جهانی دیگری می شد. در 19 نوامبر 1945 میلادی (1324 شمسی)، 37 تن از نمایندگان کشورها اساسنامه یونسکو را امضا کردند و بدین ترتیب سازمان آموزشی، علمی و فرهنگی ملل متحد (یونسکو) با هدف پیشبرد صلح و رفاه همگانی در جهان از طریق همکاری بین ملت ها تأسیس شد. از آنجا که صلح باید بر اساس همبستگی معنوی و فکری پی ریزی شود و جنگ ها نخست در ذهن بشر آغاز می شود، دفاع از صلح نیز باید در ذهن انسان ها شکل گیرد بنابراین یونسکو مأموریت یافت که در مقام سازمانی برای همکاری فکری در سطح بین المللی خدمت کند. یونسکو با ازدیاد و تقویت مناسبات آموزشی، علمی و فرهنگی، دو هدف کاملاً پیوسته دارد:

.1توسعه که ورای تقاضای ساده پیشرفت مادی، باید به طیف گسترده ای از خواست های انسان پاسخ گوید، بدون آنکه میراث نسل های آینده را به خطر افکند.
.2برقراری فرهنگ صلح، بر اساس آموزش مسئولیت شهروندی و مشارکت کامل در فرایندهای دموکراتیک .برای آنکه صلح پایدار، صادقانه و مورد قبول همه برقرار شود، در دیباچه اساسنامه یونسکو آمده است: "کشورهای امضا کننده این اساسنامه مصممند، دستیابی کامل و برابر به آموزش، پی جویی آزاد حقیقت عینی، تبادل آزاد اندیشه‌ ها و دانسته‌ ها را برای همگان تضمین کنند، روابط بین مردم خود را توسعه بخشند و افزایش دهند تا با درک متقابل و بهتر به شناختی دقیق‌ تر و حقیقی تر از آداب و رسوم یکدیگر برسند."

طی این کنفرانس وظایف سازمان درچندین بند تعیین شد که خلاصه آن عبارت است از:
.1تسهیل تبادل آزاد بین رهبران آموزشی، فرهنگی و علمی کشورها.
.2مبادله آزاد عقاید و اطلاعات، بین مردم و متخصصان از طریق مدارس، دانشگاه ها و سایر مؤسسات آموزشی و پژوهشی.
.3تدوین و توزیع برنامه‌ های آموزشی و فرهنگی، متناسب با نیازهای کشورها.
در این کنفرانس بر ضرورت حفظ جنبه غیر دولتی سازمان نیز تاکید شد.

اساسنامه یونسکو بعدا در سال 1946 میلادی توسط بیست کشور دیگر امضا شد و بدین ترتیب این تعداد از اعضا نخستین بنیانگذاران سازمان آموزشی، علمی و فرهنگی ملل متحد شدند. تا سال 1950 میلادی تعداد اعضای یونسکو به 59 عضو رسید و در سال 1954 میلادی اتحاد جماهیر شوروی هفتادمین عضو این سازمان شد. بین سال های1960 و 1962 میلادی در پی فرایند استعمارزدایی 24 کشور جدید التأسیس آفریقایی نیز به این سازمان پیوستند اما در سال 1984 میلادی ایالات متحده که مدیریت و سیاست های سازمان را برنمی تابید، از عضویت یونسکو خارج شد. اندکی بعد انگلستان و سنگاپور نیز از سازمان کناره گیری کردند.

در اوایل سال 1990 میلادی، فروپاشی بلوک شرق سبب ایجاد تحولات بیشتر شد و کرسی آلمان شرقی بر اثر اتحاد دو آلمان حذف گردید. اندکی بعد فروپاشی اتحاد جماهیر شوروی نیز سبب شد، 12 عضو جدید به سازمان یونسکو بپیوندند. اندکی بعد کشورهای یوگسلاوی سابق و کشورهایی نظیر بوسنی هرزگوین، اسلوونی و کروزنی نیز به این سازمان ملحق شدند. از زمان تأسیس سازمان یونسکو 10 عضو در فواصل زمانی مشخص از سازمان کناره گرفتند؛ به عنوان مثال آفریقای جنوبی در سال 1956 میلادی این سازمان را ترک کرد و در سال 1994 میلادی بعد از حذف نژاد پرستی دوباره بدان ملحق شد. تمام این ده کشور به جز سنگاپور دوباره به یونسکو پیوستند. انگلستان یک بار دیگر در سال 1997 میلادی عضو یونسکو شد. در اکتبر 2003 میلادی با برگشت ایالات متحده به یونسکو ترکیب اعضای آن به 190 کشور عضو رسید. مقر این سازمان در پاریس پایتخت فرانسه است و دفترهایی در کشورهای مختلف دارد.

طبق ماده 7 اساسنامه یونسکو، برای ایجاد هماهنگی بین یونسکو و مؤسسات ذیربط، کشورهای عضو، موظف به ایجاد کمیسیون های ملی شدند. در حال حاضر 190 کمیسیون ملی یونسکو وجود دارد که در مجموعه نظام ملل متحد بی نظیر است. در کمیسیون های ملی، متفکران، دانشگاهیان و شخصیت های علمی فعالیت دارند و در تدوین، اجرا و ارزیابی برنامه‌ های یونسکو مشارکت می‌کنند. کمیسیون های ملی از طریق انتشار کتاب ها و اسناد یونسکو، برگزاری کنفرانس ها و تشکیل نمایشگاه، دیدگاه ها و برنامه‌ های یونسکو را در کشور خود منعکس می‌کنند. به علاوه نقش مشورتی نیز دارند و دولت های متبوع خود را از برنامه های یونسکو مطلع می کنند و بدین ترتیب افکار و اندیشه های یونسکو را اشاعه می دهند.

این برنامه اهداف زیر را دنبال می کند:

الف) تسهیل محافظت از میراث مستند دنیا با استفاده از مناسب ترین تکنیک ها: قسمت اصلی میراث فرهنگی جهان را میراث مستند تشکیل می دهد. از آنجا که این اسناد از مواد طبیعی ساخته شده، در معرض نابودی و فرسودگی قرار دارد و بعضی از این میراث که به صورت الکترونیک موجود می باشد نیز ممکن است از بین برود بنابراین برای جلوگیری از این پدیده تسهیلات مناسبی جهت حفظ و نگهداری میراث فراهم شده است.

ب) امکان دسترسی جهانی به میراث مکتوب: برنامه حافظه جهانی فرصت هایی را فراهم می سازد که امکان استفاده عمومی برای همه ایجاد گردد. توسعه محصولاتی چون CD-ROM ها، نوارهای دیجیتالی و دیسکت های فشرده شنیداری و تصویری (DVD) ازجمله راه کارهای ارائه شده می باشد. مشارکت همگانی تمام کشورها سبب دسترسی عمومی و انتقال مطالب به نسل های آینده می شود.

ج) افزایش آگاهی جهانی نسبت به وجود و اهمیت جهانی میراث مستند: برای افزایش اطلاعات و آگاهی از برنامه حافظه جهانی سمینارهایی تدارک دیده می شود تا دولت ها، مردم و بخش های تجاری و بازرگانی از اهمیت میراث مستند مطلع شوند.

د) گسترش برنامه های میراث جهانی: با تشکیل کمیته های مشاوره بین المللی، کمیته های ملی و منطقه ای حافظه جهانی به برنامه ای بین المللی تبدیل می شود و با مشارکت متخصصان، استفاده کنندگان، دولت ها و سازمان ها، امکان گسترش این برنامه بین المللی ایجاد می شود.

پنج تدبیر کلیدی برای دستیابی به اهداف این برنامه در نظر گرفته شده است:

.1شناسایی میراث مستند: این استراتژی مستلزم شناسایی میراث مستندی است که اهمیت جهانی دارد.
.2بالا بردن آگاهی جهانی: این برنامه تلاش می کند تا آگاهی جهانی را نسبت به اهمیت میراث مستند و نیاز برای حفاظت و فراهم آوری امکانات دسترسی بدان را افزایش دهد. وسایلی که در این زمینه به کار برده خواهد شد عبارت است از: آموزش، تبلیغات، پخش اطلاعات درباره روشهای حفاظت و توسعه روابط با سازمان های غیردولتی.
.3حفاظت: حفاظت محرکی برای ارتقای سطح نگهداری از میراث مستند است، برنامه های حفاظت مربوط به میراثی است که قبلا در فهرست ثبت حافظه جهانی وارد شده و هر جا لازم باشد توسط یونسکو مورد حمایت قرار می گیرد.
.4دسترسی: در این تدبیر مؤسسسات تشویق می شوند تا از فن آوری جدید برای افزایش دسترسی به میراث مستندی که مسئولیت آن را برعهده دارند، استفاده کنند.
.5ساختارها، وضعیت و ارتباطات: ساختار کمیته های برنامه حافظه جهانی در سطح ملی، منطقه ای و بین المللی که به سرعت رشد و تکامل یافته است، به توسعه خود ادامه خواهد داد و هرچه دفتر ثبت بین المللی پیشرفت کند، دفاتر ثبت منطقه ای نیز توسعه پیدا خواهد کرد.

برنامه توسط ساختار کمیته سه سطحی (ملی، منطقه ای و بین المللی) و یک دبیرخانه هدایت می شود و کمیته های زیر در آن فعالیت دارند:

کمیته مشاوره بین المللی (IAC) :این کمیته عالی ترین مقام مشورتی با یونسکو درباره برنامه ریزی، اجرا و به کارگیری برنامه می باشد که در سال 1993 میلادی تاسیس شد. اعضای این کمیته متشکل از 10 تا 15 نفر می باشند که از هر کشور فقط یک عضو تعیین می شود. این اعضا از سوی مدیر کل یونسکو انتخاب و منصوب می شوند و انتخاب آنها بر اساس صلاحیت شخصیشان است و مدت زمان عضویت هر کدام یک دوره چهار ساله با امکان یک بار تجدید می باشد. این کمیته فعالیت های خود را بر اساس مقررات تدوین شده توسط یونسکوانجام می دهد.
مدیر کل، اعضای کمیته مشاوره را هر دو سال یک بار در جلسه ای گرد هم می آورد .این کمیته پیشرفت برنامه جهانی را کنترل و تنظیم می کند، گزارشات کمیته های فرعی، کمیته های منطقه ای و دبیرخانه را مورد ملاحظه قرار می دهد و به ترتیب این ارگان ها را در جریان وظایف و مسئولیتشان قرار می دهد. رهنمودهای کلی حافظه جهانی را اصلاح و به روز می کند و مسئول تایید، اضافه کردن یا حذف کردن از دفتر ثبت بین المللی حافظه جهانی می باشد .IAC ساختارهای برنامه را به قصد به وجود آوردن چارچوب درست و منطقی برای رشد برنامه حافظه جهانی در آینده و رسیدن به سطح توصیه نامه یونسکو و نهایتا رسیدن به کنوانسیون (اجلاس) یونسکو بررسی می کند.
عملکرد هر کمیته منطقه ای و کمیته فرعی در جلسات عادی مورد بررسی قرار می گیرد تا اطمینان حاصل شود که ساختارها در ارتباط با نیازهای فعلی حفظ می شود.
در نخستین نشست کمیته مشورتی بین المللی در پولکوسک (Pulkusk) لهستان، طرحی تهیه شدکه نکات مهم مطرح شده در این نشست به صورت زیر می باشد:

- یونسکو به عنوان هماهنگ کننده نهادی که باعث گسترش هماهنگی بین دولت ها، سازمان های بین المللی خصوصی و عمومی می شود، مطرح گردید.
- دو زیرکمیته یکی برای ارزیابی دوره ای ضوابط مربوط به برنامه و دیگری برای بررسی بازاریابی محصولات برنامه در سراسر جهان تأسیس گردد.
یونسکو با فدراسیون بین المللی اتحادیه کتابخانه ها (IFLA) و شورای بین المللی بایگانی ها (ILA) قراردادی را منعقد ساخت تا هر یک در خصوص مجموعه های کتابخانه ای و بایگانی ها، فهرستی از مجموعه هایی که دچار صدمات زیادی شده اند، تهیه نمایند. متعاقبا یونسکو فهرستی از مجموعه هایی که در معرض خطر قرار گرفته بودند، تهیه نمود. ضمناً در چارچوب این برنامه یونسکو، طرح مشترک میکروفیلم کردن روزنامه ها در هفت کشور آمریکای لاتین را اجرا نمود.

کمیته های ملی و منطقه ای برنامه حافظه جهانی: کمیته های ملی برنامه حافظه جهانی، مسئولیت دقیق طرح ها و فعالیت هایی را که در چارچوب برنامه انجام می شود بر عهده دارند. ازجمله وظایف این کمیته ها عبارتند از:

.1شناسایی و نامزدکردن میراث مستند برای معرفی به کمیته مشورتی بین المللی جهت ثبت در فهرست جهانی.

.2تعیین موارد و ارائه پیشنهادهایی مبنی بر حذف موارد مزبور از فهرست به کمیته مشورتی بین المللی.

.3همکاری نزدیک با سازمان های دولتی و غیردولتی. 

4.مدیریت کلی و هماهنگی طرح ها و فعالیت ها در سطح ملی.

.5نظارت دقیق بر طرح های ملی و فعالیت هایی که در چارچوب برنامه انجام شده است.

کمیته های منطقه ای مرکب از دو یا چند کشور است که در طرح ها و فعالیت ها یک هدف مشترک دارند و با همکاری یکدیگر، اهداف برنامه حافظه جهانی را دنبال می کنند. این کمیته ها ممکن است بر مبنای جغرافیایی ایجاد شود یا گروهی از افراد گرد هم آیند که از کشورهای دور و پراکنده می باشند اما در منافع یک میراث مستند خاص سهیم می باشند.

کمیته های منطقه ای و ملی توسط مناطق و کشورهای ذیربط تأسیس می شوند. عضویت در کمیته های ملی و منطقه ای بر طبق شرایط خاص کار هر کمیته تعیین می گردد. قواعد اجرایی نیز توسط کمیته های ملی و منطقه ای و منطبق با اهداف برنامه حافظه جهانی و نیازهای منطقه ای و ملی تدوین می گردند.
پیش از هر کنفرانس عمومی، یونسکو گزارشی رسمی توسط کمیته های ملی و منطقه ای درباره برنامه ملی و منطقه ای تهیه و برای کمیته مشورتی بین المللی ارسال می کند، کمیته مشورتی بین المللی نیز گزارشی جامع به کنفرانس ارائه می دهد. در ضمن خوب است نسخه ای از جلسات نشست های کمیته های ملی و منطقه ای برای دبیرخانه بین المللی ارسال شود.

کمیته فرعی دفتر ثبت: این کمیته از یک رئیس که توسط IAC و آژانس (Bureou) به این سمت منصوب می شود و اعضای منتخب که با توجه به حرفه تخصصیشان انتخاب می شوند، تشکیل شده است. این کمیته بر ارزیابی پیشنهادهای دفتر ثبت حافظه جهانی نظارت می کند و نظر خود را با دلیل درباره ثبت یا رد آنها در تمام گردهمایی های IAC اعلام می کند، ضوابط انتخاب را توضیح می دهد و جهت ارزیابی پیشنهادها با سازمان های غیردولتی و دیگر نهادها مرتبط می باشد.

IAC هر دو سال یک بار جلسه عادی دارد. نهادهای فرعی و کمکی آن و کمیته های ملی و منطقه ای هر وقت که نیاز باشد، برای مدیریت و اداره فعالیت هایشان جلسه تشکیل می دهند. آنها ممکن است، به صورت مجازی (الکترونیکی) یا حضوری جلسه داشته باشند. این برنامه هر چند وقت یک بار برای پیشبرد اهدافش، کنفرانس های منطقه ای یا بین المللی، گردهمایی متخصصان یا مسئولان کمیته ملی یا گردهمایی های دیگری را تشکیل می دهد.

دبیرخانه: این بخش، مسئولیت اطلاع رسانی عمومی را بر عهده دارد. موارد زیر از وظایف دبیرخانه می باشد:

.1ارائه خدمات دبیرخانه ای به کمیته مشاوره بین المللی.

2.تأسیس و نگهداری به روز فهرست حافظه جهانی.

3.ارائه فعالیت های برنامه. 

4.اداره صندوق حافظه جهانی.

5.نظارت دقیق بر برنامه.

سه نوع دفتر (فهرست) ثبت وجود دارد:

1- فهرست ملی: میراث مستند ملت‌ ها را فهرست می‌کند که ثبت آن توسط کمیته ثبت ملی حافظه جهانی تائید می‌شود. این دفاتر به دولت‌ ها و سازمان‌ ها کمک می‌کند تا از کل میراث مستندی که توسط انواع سازمان های مختلف و بخش های خصوصی نگهداری می‌ شود، آگاه گردند و تدابیر هماهنگ جهت حفاظت از میراث در خطر ایجاد کنند. در دفاتر ثبت ملی و منطقه‌ای از همان ضوابط انتخاب معیارهای ثبت بین‌ المللی به عنوان الگو، با ایجاد تغییرات منطقی و متناسب با بافت منطقه‌ ای یا ملی استفاده می‌شود. کمیته‌ های ملی یا منطقه‌ ای که دفاتر ثبت را نگهداری می‌کنند در گزارش سالانه خود فهرست اقلامی را که طی همان سال به دفتر ثبت‌ شان اضافه شده یا از آن خارج شده را وارد می‌کنند. تصمیم گیری برای وارد کردن اطلاعات هر یک از میراث مستند در هر یک از دفاتر ثبت بر مبنای اهمیت آن ارزیابی می‌شود. 

2- ثبت در فهرست منطقه‌ای برنامه حافظه جهانی: میراث مستندی را ثبت و فهرست می‌کنند که ثبت آن توسط هر یک از کمیته‌ های منطقه‌ ای حافظه جهانی تایید شده است. این فهرست به‌ روز شده و با عنوان دفتر ثبت حافظه جهانی منطقه منتشر می‌شود. دفتر ثبت منطقه‌ ای می‌ توانند ماهیت متفاوتی برای فهرست‌ کردن داشته باشند. ممکن است شکلی از همکاری بین دفاتر ثبت ملی و منطقه‌ای باشند. ممکن است شامل میراث مستندی باشد که تاثیر منطقه‌ای دارند و در دفاتر ثبت ملی آورده نمی‌شوند. این دفاتر می‌توانند فرصتی فراهم آورند تا اقلیت‌ها و خرده‌ فرهنگ‌ها به صورت مناسب معرفی شوند. 

3- ثبت در فهرست جهانی برنامه حافظه جهانی: هر میراث مستندی که با ملاک‌ ها و معیارهای گزینش مطابق باشد و ثبت آن به تصویب کمیته مشورتی بین‌ المللی رسیده و مدیرکل یونسکو آن را امضاء کرده باشد قابل ثبت در فهرست ثبت حافظه جهانی است. فهرست حافظه جهانی مرتب به‌ روز شده و تحت عنوان ثبت حافظه جهانی منتشر می‌شود. دفتر ثبت جهانی یک سند مهم است و الهام‌ بخش کشورها برای شناسایی، فهرست‌ کردن و حفاظت از میراث مستند است. در مجموع تاکنون .... اثر از سراسر جهان در فهرست حافظه جهانی یونسکو ثبت شده است  ده اثر از ایران نیز در این فهرست ثبت شده است 

تنظیم فهرست برنامه حافظه جهانی که در سطح بین المللی، منطقه ای یا ملی انجام می گیرد بر اساس معیارهای ارزیابی اهمیت جهانی میراث مستند و نیز تأثیرات آن در بعد جهانی، منطقه ای یا ملی صورت می گیرد.
معیارهای تدوین شده توسط یونسکو در چارچوب ثبت آثاردر فهرست بین المللی است که در حوزه منطقه ای و ملی نیز قابل اجرا می باشد .انتخاب یک سند در برنامه حافظه جهانی با توجه به قابلیت های آن در مقایسه با معیارهای گزینش، محتوای کلی دستورالعمل ها و شرایط دیگر مطرح شده در برنامه حافظه جهانی انجام می شود.
در ضمن ارزیابی آثار، نسبی است و معیار کاملی برای بیان اهمیت فرهنگی وجود ندارد به همین دلیل یک معیار خاص که بر اساس آن بتوان یک سند را در برنامه حافظه جهانی ثبت کرد وجود ندارد.
هنگامی که سندی برای ثبت در برنامه حافظه جهانی نامزد می شود ابتدا باید از لحاظ صحت و درستی مورد بررسی قرار گیرد:

.1 آیا ماهیت و منشاء آن قابل اطمینان است؟ اسناد کپی، المثنی و جعلی ممکن است با سند اصل اشتباه گرفته شود.
.2 کمیته مشاوره بین المللی باید از اهمیت جهانی سند مطرح شده اطمینان داشته باشد بدین معنی که سند منحصر به فرد و بی نظیر باشد به گونه ای که گم شدن یا از بین رفتن آن سبب فقر یا تضعیف میراث مستند گردد همچنین در یک محدوده زمانی از نظر فرهنگی تأثیر زیادی درسطح جهانی داشته باشد.
.3 در صورتی منبعی دارای ارزش جهانی است که یک یا چند معیار از معیارهای گزینش را داشته باشد.

معیارهای مورد نظر عبارتند از:

الف) نفوذ و تأثیر.
ب) زمان.
ج) مکان.
د) مردم.
ه) موضوع.
و) شکل و سبک.
ز) ارزش معنوی، فرهنگی و اجتماعی.

نفوذ و تأثیر: مستنداتی از لحاظ جهانی با ارزش هستند که دارای نفوذ و تأثیر بر جهان باشند؛ مانند آثار مذهبی یا سیاسی که در شکل گیری تاریخ مؤثر بوده اند.
زمان: آثاری که دوره ای از تغییر در جهان را بیان می نمایند یا اینکه به شناخت و آگاهی از تاریخ در دوره ای خاص کمک می کنند، از لحاظ زمانی با اهمیتند، مانند مستنداتی که دوره های بحرانی یا تغییرات مهم اجتماعی و فرهنگی را در یک دوره زمانی نشان می دهند. البته آثار مستند فقط به دلیل قدمت از ارزش برخوردار نیستند.
مکان: مکان تشکیل یک اثر مشخصه اصلی اهمیت آن است و دربرگیرنده اطلاعات حیاتی درباره منطقه ای است که در تاریخ و فرهنگ جهانی اهمیت داشته است، میراثی که حاوی اطلاعاتی مهم در ارتباط با مکان یا منطقه ای می باشد که نقش مهمی در تحولات مهم تاریخی ایفا کرده، مانند آثاری که متعلق به اماکن تاریخی یا معرف انقلاب صنعتی می باشند.
مردم: مستنداتی که در ارتباط با افراد، گروه یا اشخاصی می باشند که در تاریخ نقش مهمی ایفا کرده اند، مهم است.
موضوع: شرایط و اوضاع اجتماعی و فرهنگی یک اثر نشان دهنده جنبه های مهمی از رفتار بشری یا پیشرفت اجتماعی، صنعتی یا سیاسی می باشد که ممکن است دربرگیرنده ماهیت حرکت های بزرگ و نمایانگر تأثیر افراد و گروه های مهم باشد.
شکل و سبک: میراث مستند ممکن است دارای ارزش های برجسته ای از نظر سبک شناسی، زبان شناسی و زیبا شناسی باشد و نمونه ای واقعی از آداب و رسوم یا قالب های نابود شده یا در حال نابودی باشد، به عنوان مثال دست نویس های منور بر روی برگ و پوست ازجمله نمونه های ارزشمند می باشد.

گزینه های زیر نیز جهت گزینش در نظر گرفته می شود:

نادر بودن: محتوا و ماهیت فیزیکی سند باید اثری کمیاب در نوع و زمان خود باشد؛ کامل بودن: با توجه به ماهیت های فیزیکی اثر به جا مانده باید بررسی شود که آیا اثر کامل است یا خیر؟
یا صدمه دیده است یا تغییر کرده است؟

البته باید به این نکته نیز توجه نمود که آیا بقای میراث مطرح شده در خطر می باشد؟ اگر اثر از خطر مصون است آیا تمهیداتی لازم برای تداوم این اثر صورت گرفته است؟
برنامه مدیریتی: برنامه مدیریتی، برنامه ای است که به دلیل اهمیت میراث مستند با توجه به استراتژی های مناسب برای حفظ و دستیابی به آنها وجود دارد.

مراحل ثبت اثر پیشنهادشده در فهرست حافظه جهانی در ایران: کمیته ملی حافظه جهانی در ایران جهت ثبت هر اثر در برنامه حافظه جهانی مراحل زیر را انجام می دهد:
1. ارسال فراخوان تکمیل برگه پیشنهاد ثبت اثر برای مراکز و موسسات دارنده میراث مستند؛
2. دریافت برگه های پیشنهاد اثر از هر کدام از مراکز؛
3. طرح هر کدام از برگه های پیشنهاد در جلسات ارزیابی کمیته و بررسی ِآن توسط اعضای گروه ارزیابی؛
4. تکمیل پرونده آثاری که از نظر گروه ارزیابی واجد معیارهای برنامه حافظه جهانی باشد؛
5. ارائه پرونده تکمیل شده هر کدام از آثار به کمیته ملی حافظه جهانی؛
6. ثبت ملی آثاری که پرونده آن تکمیل شده است؛
7. انتخاب دو اثر از بین آثاری که به ثبت ملی رسیده برای ثبت جهانی؛
8. ارائه پرونده آثاری که برای ثبت جهانی در نظرگرفته شده به کمیسیون ملی یونسکو در ایران برای ارسال به برنامه حافظه جهانی.

آثار ارائه شده باید اطلاعاتی مطابق با ساختار برگه های پیشنهاد ثبت اثر را در بر داشته باشند. دبیرخانه برنامه حافظه جهانی وقتی برگه های پیشنهاد را دریافت می كند:

الف) پیشنهاد را ثبت می كند، پیشنهاد دهنده را از دریافت آن مطمئن می كند و برگ پیشنهاد و سند ضمیمه را از پیشنهاد دهنده درخواست می كند، فرایند و پردازش شروع نمی گردد تا زمانی كه تمام اطلاعات ارائه شده كامل شود؛
ب) پیشنهاد به صورت كامل به كمیته فرعی دفتر ثبت فرستاده می شود تا مورد ارزیابی قرار گیرد؛
ج) صلاحدیدهای كمیته فرعی دفتر ثبت حداقل یک ماه قبل از گردهمایی دو سالانه به IAC ارائه می شود؛
د) كمیته های ملی و منطقه ای از تصمیم IAC آگاه می شوند (البته این جواب تا زمانی كه اثر توسط مدیر كل تایید نشود، رسمی نیست) و پس از تایید مدیر كل، اثر در دفتر ثبت حافظه جهانی به ثبت می رسد.
دبیرخانه، پردازش پیشنهاد ها را برای دفتر ثبت بین المللی مدیریت می كند، هر جا لازم باشد از پیشنهاد دهندگان، اطلاعات بیشتری درخواست می كند، به پرسش ها پاسخ می دهد، موعد مقرری را برای پذیرش پیشنهادات تعیین می كند یا قید و شرطی برای به موقع انجام دادن پیشنهادهای در حال انجام قرار می دهد. كمیته فرعی دفتر ثبت بر ارزیابی پیشنهادها نظارت دارد. این نظارت از طریق بررسی كامل هر پیشنهاد و با ارائه توصیه نامه مستند به IAC كه آیا پیشنهاد به دفتر ثبت اضافه شود یا نه صورت می گیرد. كمیته فرعی جهت نظرخواهی درباره آثار، نهادهای تخصصی و سازمانهای غیردولتی حرفه ای را دعوت می كند. در مرحله نخست این نهادها عبارتند از فدراسیون بین المللی انجمنهای كتابخانه ای (IFLA)، انجمن بین المللی آرشیوها ( ICA )، انجمن هماهنگ كننده انجمنهای آرشیو سمعی و بصری (CCAAA) و انجمن بین المللی موزه ها (ICOM). این ارگانها ممكن است كارها را به یكی از اعضا یا بیشتر محول كنند.
در هنگام ارائه صلاحدید، از سازمان های غیردولتی خواسته می شود تا درباره اینكه آیا پیشنهاد از ضوابط انتخاب برخوردار است یا نه نظر بدهند، همچنین از آنها خواسته می شود تا مسایل مدیریتی یا قانونی لازم را قبل از اتمام توصیه نامه به IAC مشخص كنند. این كمیته، توصیه سازمان غیردولتی و هر توصیه دیگری را كه به دنبال آن باشد برای ارزیابی در نظر می گیرد.
البته در بعضی موارد کمیته های ملی و منطقه ای وجود ندارند و تحت شرایطی کمیته های مشاوره بین المللی بنا به صلاحدید خود میراثی را به فهرست جهانی معرفی می نمایند.

میراث مستند در مواردی كه آسیب دیده باشد یا درباره یكپارچگی آن تردید ایجاد شود، به گونه ای كه دیگر دارای ضوابط انتخاب هنگام ثبت نباشد ممكن است از دفتر ثبت پاک شود. همچنین اگر اطلاعات جدید موجب ارزیابی مجدد ثبت باشد و ناشایست بودن آن ثابت شود، از دفتر ثبت حذف می شود. این فرایند توسط هر فرد یا سازمان (شامل خود IAC ) امكان دارد، انجام شود و با ارائه دلایل تردید درباره اثر به دبیرخانه آغاز می شود و برای بررسی و گزارش موضوع به كمیته فرعی دفتر ثبت ارجاع می شود. اگر دلیل و مدركی برای نگرانی وجود داشته باشد، دبیرخانه با پیشنهاد دهنده اصلی تماس می گیرد (یا اگر امكان تماس نباشد، با ارگان مناسب دیگری تماس برقرار می كند) تا قضیه را توضیح دهد. كمیته فرعی این توضیح و همه داده های اضافی دیگر را كه تا آن زمان جمع آوری شده، ارزیابی می كند و برای حذف یا ابقا یا هر عمل سازنده دیگر به IAC ارائه می دهد. اگر IAC تصمیم به حذف آن بگیرد ارگان های نظردهنده مطلع می شوند

هر دو سال یك بار هر كشور می تواند دو اثر برای ثبت در حافظه جهانی به یونسكو پیشنهاد دهد.آثاری كه از هر کشور یا سازمان بین المللی از ابتدا تاكنون در دفتر حافظه جهانی به ثبت رسیده 193 اثر می باشد که در قسمت آثار ثبت شده جهانی فهرست کلیه این آثار به تفکیک سال ذکرشده است.