معاون اسناد کتابخانه ملی: نگهداری اسناد خط قرمز سازمان است؛ حتی در شرایط تحریم!

تاریخ انتشار: ۱۳۹۸/۵/۱۳ - ۱۳:۳۹:۰
آخرین تاریخ بروزرسانی: ۱۳۹۸/۵/۱۳ - ۱۳:۴۸:۱۸
معاون اسناد کتابخانه ملی: نگهداری اسناد خط قرمز سازمان است؛ حتی در شرایط تحریم!
تحریم‌های خارجی و محدودیت‌های بین‌المللی، دستگاه‌های مختلف را با تنگناهای مالی مواجه کرده است اما به گفته معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی، مشارکت سایر سازمان‌ها موانع را از سر راه آرشیو ملی برمی‌دارد.

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به نقل از خبرگزاری کتاب ایران (ایبنا)؛ نوسانات ارزی و تحریم‌ها شرایط سختی را برای کتابخانه‌ها و مدیران این سازمان‌ها ایجاد کرده است و مدیران اکثر کتابخانه‌ها با مشکلات متعددی در تجهیز منابع و نگهداری آن‌ها از نظر مکان مورد نیاز و ایجاد شرایط استاندارد مواجه هستند. در چنین شرایطی، حفظ اسناد و نسخ خطی از اهمیت بالایی برخوردار خواهد بود؛ چراکه محدودیت‌ها می‌تواند موجب از بین رفتن بخشی از تاریخ کشور شود؛ بنابراین اهمیت نقش سازمان اسناد و کتابخانه ملی در این روزگار، دو چندان است.

برای اطلاع یافتن از شرایط و چگونگی نگهداری از اسناد و ارائه خدمات در این سازمان، با علی زرافشان، معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران گفت‌‌وگو كرده‌ايم که در ادامه می‌خوانید.

 **ابتدا کمی درباره ظرفیت مخازن توضیح دهید. اخیرا خبری مبنی بر پر شدن مخازن سازمان اسناد و کتابخانه ملی تا هفت سال آینده منتشر شده بود که این مساله سوال‌هایی را درباره چگونگی نگهداری کتب و مخازن در سال‌های آینده ایجاد کرده است.

درست است؛ ظرفیت مخازن کتابخانه تا هفت سال آینده تکمیل می‌شود اما ساختمانی در مجاورت(ضلع شمالی) کتابخانه ملی در حال انجام است که قرار شده دو طبقه از آن به‌عنوان مخزن در اختیار کتابخانه ملی قرار گیرد. این ساختمان؛ در واقع پارکینگ میدان فرهنگ خواهدبود که از محمدباقر نوبخت درخواست شده به کندی مراحل ساخت و ساز آن، رسیدگی کند.

برای ساخت مخازن اسناد در طول یک سال اخیر فعالیت‌های خوبی انجام شده و البته این مطالبه 50 ساله برای تاسیس پایگاه راکد بایگانی ملی بوده است. این کار مربوط به حوزه اسنادِ سازمان می‌شود. با پیگیری‌هایی که توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی و ریاست آن انجام شده و با همکاری خوب استاندار تهران، قطعه زمینی در منطقه پردیس برای احداث مخزن اسناد انتخاب شد. البته زمین‌های متعددی معرفی شدند و نخستین زمین در منطقه فرودگاه امام خمینی (ره) بود که به لحاظ آلودگی محیط و واقع شدن مسیر پروازها، مجاورت با فرودگاه و کارخانه‌های شیمیایی از نظر فیزیکی برای بایگانی اسناد اصلا مناسب نبود. زمینی که در نهایت برای بایگانی راکد سازمان اسناد انتخاب شد، در منطقه پردیس قراردارد؛ منطقه‌ای که از نظر شرایط جوی و آب‌وهوایی خیلی خوب است و با جنوب تهران پنج تا شش درجه اختلاف دما دارد. در حال حاضر مراحل انتقال اسناد زمین‌ها در حال انجام است. امیدواریم که با تاسیس بایگانی راکد، به همه دستگاه‌های کشور کمک کنیم تا چیزی به عنوان بایگانی راکد در نقطه‌نقطه شهر نداشته باشیم.

در مکان در نظر گرفته شده برای بایگانی راکد، فضایی در اختیار هر دستگاه قرار می‌دهیم تا آن دستگاه بایگانی راکد خود را به مجموعه منتقل کند، تا با حمایت دولت و صرف بخش اندکی از هزینه فضاهای گران قیمتی که در تهران آزاد می‌شود، بتوان با ایجاد بایگانی راکد و تجمیع بایگانی‌های متعدد متعلق به سازمان‌های مختلف، برای دولت ارزش افزوده ایجاد شود. با این کار چندین ساختمان در تهران باز می‌شود و می‌توان آن‌ها را تبدیل به احسن کرد یا کاربری آن‌ها را تغییر داد. همچنین اسناد در محل مناسب‌تری نگهداری می‌شوند.

**فکر نمی‌کنید قرارگیری بایگانی راکد در پردیس، دسترسی را سخت می‌کند؟

به دلیل اینکه ساختار مخزن سند با ساختار مخزن کتاب متفاوت است و این که دسترسی مراجعه کننده به کتاب باید ساده‌تر از سند انجام شود، مخازن کتابخانه‌ها معمولا در خود یا در مجاورت کتابخانه ساخته می‌شود، در حالی که فرد برای دسترسی به سند باید به بایگانی راکد در دستگاه دولتی مراجعه کند که معمولا در منطقه‌ای بیرون شهر است.

**آیا بایگانی‌های راکد هم دیجیتالی می‌شوند؟

همه دستگاه‌ها دیجیتال‌سازی را شروع کرده‌اند تا نسخه دیجیتال اسناد گذشته خود را تهیه کنند. یکی از دلایل این کار صرفه‌جویی در فضای فیزیکی است. اخیرا اسناد مربوط به سازمان برنامه و بودجه در حال انتقال به سازمان اسناد و کتابخانه ملی است که اکثر اسناد این سازمان دیجیتالی شده است. در شورای اسناد مصوبه‌ای تحت عنوان قراداده‌ها یا متادیتا داشتیم که کارهای اجرایی آن در حال انجام است تا همه دستگاه‌ها اسنادی که در اتوماسیون‌ها تولید می‌کنند، در قالب واحد بین دستگاه‌ها و فضای مجازی قابل تبادل باشد.

**در سخنان خود به صرفه‌جویی در فضای فیزیکی اشاره کردید؛ یعنی ممکن است بعد از دیجیتالی شدن، اصل اسناد امحا شوند؟

اسناد در هر نوع دیجیتال، آنالوگ و کاغذی باشند، واجد ارزش ملی‌اند و در هر صورت باید نگهداری شوند. اصول کلی سند کاغذی و دیجیتال با هم یک‌سان است اما فضایی که برای نگهداری آن‌ها در نظر گرفته شده است، تفاوت‌هایی دارد. طبق قانون، اسناد به دو گروه تقسیم می‌شوند: نخست؛ اسناد فاقد ارزش ملی که قانون برای این اسناد، شرایطی پیش‌بینی کرده و با مصوبه شورا امحا می‌شوند تا فضای فیزیکی اشغال نکنند. دسته دوم؛ از اسناد اما دارای ارزش ملی‌اند و به همین دلیل به آرشیو ملی انتقال می‌یابند.

**طرح حمد (حافظه ملی دیجیتال) در چه مرحله‌ای است و اقدامات مربوط به آن چطور پیش می‌رود؟

طرح حمد در مرحله تهیه پروپوزال است. این طرح چند زیرمجموعه دارد که یکی از آن‌ها بحث سامانه اسناد دیجیتال کشور یعنی سامانه سامان است. این طرح در مرحله برگزاری مناقصه برای انتخاب شرکت مجری طرح است یعنی پروپوزال تهیه و چارچوب طرح تعیین و هفته گذشته جلسه توجیهی با شرکت‌های داوطلب انجام شده است. مناقصه که انجام شد، شرکت منتخب شروع به‌کار خواهد کرد. پیش‌بینی می‌شود که حداکثر ظرف یک‌سال‌ و نیم آینده این بارگذاری انجام شود.

سامانه سامان یکی دیگر از تکالیفی است که در قانون ادغام آمده؛ یعنی تاسیس و ایجاد شبکه ملی اسناد کشور از طریق این سامانه تحقق پیدا خواهد کرد.

**فکر می‌کنید طرح‌های حمد و سامان تا چه زمانی تکمیل و آماده بهره‌برداری شوند؟

هر کدام از این دو طرح که درباره آن صحبت کردیم، بلافاصله وارد چرخه کار می‌شود و اینطور نیست که به هم وابسته باشند تا یکی جلوی انجام دیگری را بگیرد. پیش‌بینی ما این است که ظرف یک‌سال و نیم آینده این طرح‌ها بتوانند در چرخه اجرا قرار بگیرند و بتوان از آن‌ها بهره‌برداری کرد.

**طرح‌های مختلفی در حال اجرا است و آیا با توجه به وضعیت اقتصادی کشور، سازمان اسناد با مشکل بودجه مواجه نیست؟

خوشبختانه در حوزه طرح‌هایی که ارائه شده است، وزارت ارتباطات و سازمان فناوری اطلاعات مشارکت خوبی را با سازمان اسناد ملی انجام داده‌اند؛ در واقع به دلیل اینکه فعالیت‌های سازمان اسناد در راستای سیاست‌های کلان دولت، مانند تحقق دولت الکترونیک است، تقریبا تمام دستگاه‌های دولتی که تصمیم‌گیر هستند -مانند سازمان برنامه و بودجه و وزارت ارتباطات- همه از فعالیت‌های این سازمان حمایت می‌کنند. در آخرین جلسه شورای فناوری اطلاعات هم گزارشی از فعالیت‌های در حال انجام سازمان ارائه شده است. آنجا تصمیم‌گیری شد تا حمایت‌های لازم صورت بگیرد و سازمان بتواند این کارها را انجام دهد. خصوصا در حوزه اسناد «دیجیتال‌زاد» که اتوماسیون‌های اداری هستند، حمایت صورت گرفته است. استانداردهایی تهیه کردیم تا هر شرکتی بخواهد سامانه اتوماسیون راه‌اندازی کند، باید آن‌ها را رعایت کند. هر شرکت یا سازمانی اگر این استانداردها را داشته باشد، سازمان ارتباطات به او مجوز می‌دهد. این بخش بسیار مهم است که اتوماسیون هیچ دستگاهی فاقد استانداردهای اسنادی نخواهدبود. چهار دستگاه اتوماسیون بزرگ مکانیزم‌های اعمال و دستورالعمل‌های چگونگی اعمال مصوبه را تصویب می‌کنند تا به سازمان‌ها ابلاغ شود پس حمایت صورت می‌گیرد. اگرچه دستگاه‌های دولتی دچار تنگناهای مالی هستند، خوشبختانه اقدامات خوبی انجام می‌شود.

به گفته معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی کتابخانه ملی، «تقریبا 20 سال از استقرار اتوماسیون‌های اداری می‌گذرد و هنوز کشور نسبت به تعیین تکلیف اسناد الکترونیک تصمیم نگرفته بود که از حدود یک سال و نیم گذشته استانداردهای این مهم استخراج و استارت آن زده شد و در شورای عالی اجرایی فناوری اطلاعات به تصویب رسید» به نظر شما این طرح چه زمانی کامل خواهد شد؟

اقداماتی انجام شده است. تصویب همین فراداده‌ها مهمترین قدم برای هماهنگی اطلاعاتی است که وارد اتوماسیون‌ها می‌شود. در قدم بعدی  اسنادی که تولید شده باید در محیط جدید وارد و نظام نگهداری بلند مدت برای آن تعیین شود. از سال 1381 تمام اتوماسیون‌ها از استاندارد واحد استفاده کرده‌اند و باید دستورالعمل به‌کارگیری این فراداده را اعمال کنیم. قبل از سال 1381 اتوماسیون‌های مختلفی فعال بودند و استانداردهای مختلفی به کار می‌گرفتند که باید به شکل موردی با هرکدام همکاری انجام دهیم؛ زیرا این مساله دستورالعمل مستقلی دارد. سامانه‌ اسنادی که در اتوماسیون اداری تولید می‌شود، نطفه‌ای است که تا یک سال‌ و نیم دیگر به ثمر می‌نشیند. این مدت زمانی است که همه مراحل اقدام در آن انجام خواهد شد و دوره زمانی کاملا روشن شده که در چه تاریخی چه اقدامی انجام شود. مثلا اعمال فراداده در اتوماسیون‌هایی که از سال 81 فعال هستند، سریع‌تر است. بررسی موردی اتوماسیون‌هایی که از سال‌های پیش از آن فعال بودند، مقداری زمان‌بر است و دستگاه به دستگاه باید بررسی شود که چه ساختاری در اتوماسیون داشتند و از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کردند، نحوه انتقال آن اطلاعات به استانداردهای جدید چگونه خواهد بود و آیا قابل انتقال است یا برای انتقال نیاز به نرم افزار جدید داریم. اما نهایتا چنانچه گفتم، کار در یک سال و نیم آینده انجام خواهد شد.

**در سخنانتان به حمایت‌های دولت اشاره کردید. همانطور که مستحضرید، به‌دلیل وضع تحریم‌های خارجی، تنگناهای زیادی در دستگاه‌های مختلف به‌لحاظ مالی ایجاد شده است. آیا تحریم‌ها تاثیری بر عملکرد و نحوه حفاظت از اسناد دارد؟

در سازمان، برخی از حوزه‌هابه عنوان خط قرمز در نظر گرفته می‌شود که نگهداری فیزیکی اسناد یکی از آن‌ها است. اداره کل مرمت تجهیزاتی لازم دارند که برای نگهداری اسناد ضروری است، سازمان اولویت خاص قائل است تا بتواند شرایط خاصی برای نگهداری تامین کند. حتی در یک سال گذشته سیستم اطفای حریق سازمان روزآمد شده و مراحل پایانی آن در دست انجام است. پس از این منظر مشکلی نخواهیم داشت.

**یعنی در تامین موادی که از خارج از کشور تهیه می‌شوند، هم مشکلی ندارند؟

مصرف سازمان اسناد از مواد خارجی، پایین است؛ به‌خصوص در حوزه مرمت، مصرف برخی از مواد در حد چند کیلوگرم در سال است. برای همین، موضوع مکاتبه‌ای با سازمان علمی و فناوری ریاست جمهوری داشتیم تا آنچه نیاز داریم به پارک‌های علمی و فناوری اعلام کنند و در دستور کار پارک‌های علم و فناوری قرار گیرد تا اگر مشابه داخلی قابل تولید باشد، تولید داخلی داشته باشیم.

بایگانی راکد هم به فضای استاندارد نیاز دارد. آیا دستگاه و مواد لازم در اختیار داریم.

شرایط بایگانی راکدی که در حال تاسیس آن هستیم، همانند چهار طبقه‌ای که در ساختمان آرشیو ملی وجود دارد، خواهد بود. بایگانی راکد با استاندارد جهانی ساخته می‌شود: طبیعتا باید اطفای حریق داشته باشد، اسناد نسبت به نور، رطوبت و دما حساس‌اند و باید استانداردی برای آن‌ها رعایت شود که در بایگانی راکد ما هم سیستم‌های کنترلی این سه عامل وجود خواهد داشت تا اسناد در محیطی باشند که در بلند مدت دچار آسیب نشوند.

یکی از اقداماتی که در حوزه اسناد به عنوان خدمت ارائه می‌کنیم، پایش‌های دوره‌ای است. ما این دو ساختمان (کتابخانه ملی و مرکز اسناد) و مراکز استانی خود را در سال به شکل دوره‌ای پایش می‌کنیم تا از نظر عوامل محیطی، شاخص‌ها و استانداردهای بین‌المللی مورد بررسی قرار گیرند. درگزارش دوره‌ای به مدیران اعلام می‌کنیم که مخزن کتاب را ارزیابی کردیم و کدام استانداردها رعایت نشده است. از طرفی فناوری‌های تجهیز کتابخانه تغییر می‌کند و سعی می‌کنیم از فناوری‌های جدید استفاده کنیم؛ مثلا کاغذ به لامپ‌هایی جدید که جدید تولید می‌شود، حساسیت کمتری دارد و...

**بر اساس گفته‌های شما، مشکلی در روند کار نیست و فقط برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنید.

برای ما، بحث بهبود مطرح است تا به استانداردها نزدیک‌تر از گذشته شویم. اینکه بخشی در گذشته شرایط خوبی داشته، موید این نیست که امروز هم در شرایط خوبی قرار دارد. در مساله حفاظت، بحث پایش مطرح است. گاهی فاصله استانداردها برای یک منطقه زیاد است؛ در‌حالی‌که نتیجه پایش قبلی خیلی خوب بوده؛ بلافاصله پایش بعدی انجام می‌شود و بعد از ارزیابی، استانداردسازی انجام خواهد شد.

انتهای مطب/

منبع: خبرگزاری کتاب ایران (ایبنا)