از متخصص اسناد بپرسيد
صفحه هاي مرتبط
 
پربازديدهاي امروز
 
 
شناسايي و فراهم آوري اسناد ملي
وظايف
تعيين عمر مفيد اسناد
امحاي اوراق زايد
شناسائي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائم

وظايف

وزارتخانه‌ها و سازمانها براي انجام وظايف خود، ناگزير از مكاتبه درون و برون سازماني مي‌باشند. در اين راستا سالانه به مقدار زيادي اسناد و پرونده‌هائي كه حاوي مطالب مربوط به اقدامهاي روزمره مي‌باشد توليد و نگهداري مي‌شوند. اينگونه اسناد و پرونده‌ها پس از آنكه نقش خود را در سازمان مربوطه ايفا نمودند از چرخه اداري خارج شده و معمولاً مورد مراجعة دستگاه ها قرار نمي‌گيرند، براساس مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها،عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلمها، ميكروفيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به طور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده است مي‌بايد براساس مقررات خاصي مورد ارزشيابي قرار گيرند و اسنادي كه از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سيگردداسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي واجد ارزش نگهداري دائم باشند به آرشيو ملي منتقل و اوراقي كه فاقد ارزشهاي مزبور باشند، طي مراحل قانوني امحاء . انجام اين وظيفه مهم نيازمند مقدماتي است كه ادارات شناسائي و ارزشيابي عهده‌دار آن هستند.

بازگشت به بالا

تعيين عمر مفيد اسناد

منظور از تعيِيِن عمر مفيد اسناد، عبارت از جدولهايي است كه برحسب مشخصات رديفهاي اسناد، مواعد معيني براي نگهداري در بايگانهاي دستگاهها و نيز انتقال دائم و يا موقت به آرشيو ملي و امحاي اوراق فاقد ارزش تعيين شده باشد.اين جداول براي اسناد اختصاصي و عمومي دستگاههاي دولتي تهيه مي‌گردد و انجام دقيق آن براي هريك از مؤسسات دولتي در جريان همكاري مشترك با كارشناسان آرشيو ملي محقق شده و به تصويب شوراي اسناد ملي مي‌رسد.مهم ترين كاركردي كه براي اين جداول مي‌توان ترسيم كرد جلوگيري از انباشت بي‌رويه و بي‌ضابطة اسناد و پرونده‌ها در بايگانيهاي جاري، نيمه جاري و راكد مي‌باشد. براين اساس چنانكه تاكنون در بايگاني محل كار شما اين جداول تهيه نشده است با ما تماس بگيريد تا در حداقل زمان ممكن با حضور كارشناسان رابط آرشيو ملي نسبت به پيگيري موضوع اقدام شود.
تلفن: 22903149 ، پست الكترونيك [email protected]
جهت اطلاع بيشتر به بخش قوانين، آئين‌نامه‌ها و مقررات اسنادي مراجعه شود.
اسامي كارشناسان رابط دستگاههاي دولتي
دريافت فرم هاي مربوطه و راهنمائي

بازگشت به بالا

امحاي اوراق زايد

اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌هاي اضافي و مجلدات چاپي و نشريه و جزوه و مانند آنها و همچنين اسناد و اوراق راكدي است كه با رعايت مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران و ساير مقررات، ارزش نگهداري نداشته باشد. لازم به يادآوري است كه قراردادهاي دولتي و عهدنامه‌ها و فرمانها به هر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد.شوراي اسناد ملي تنها مرجع رسمي در كشور است كه مجوز امحا صادر مي‌كند براي اين منظور همه دستگاههاي دولتي مكلفند كه قبل از هرگونه تصميم گيري در مورد اسناد خود با كارشناس رابط آن دستگاه در آرشيو ملي تماس گرفته و نسبت به انعكاس موضوع و پيگيري آن اقدام كنند.
دريافت فرم هاي مربوط و راهنمائي
جهت اطلاع بيشتر به بخش قوانين، آئين نامه‌ها و مقررات اسنادي مراجعه شود.
شيوه نامه تعيين تكليف اسناد مالي

بازگشت به بالا

شناسائي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائم

از مهمترين وظايف آرشيو ملي برنامه ريزي براي شناسائي ، انتقال و نگهداري اسناد با ارزش نگهداري دائمي است. فعاليتي كه نيازمند دقت و وسواس زيادي است طوريكه اولاً از امحاي اسناد با ارزش بايد جلوگيري شود و ثانياً از انتقال و نگهداري اوراق زائد نيز پرهيز گردد. براي اين منظور شوراي اسناد ملي با وظيفه اساسي تشخيص و صدور مجوز امحاي اوراق زائد در قانون پيش بيني شده‌است ، تا بر فرايند امحا و يا انتقال نظارت كاملي را ميسر سازد. به طور متوسط پنج درصد اسناد توليدي در مؤسسات دولتي در دنيا، براي نگهداري دائم به آرشيو ملي منتقل مي‌شوند و بقيه امحا مي‌گردند.از مهم ترين عواملي كه تأثير مستقيمي در انتخاب صحيح و جلوگيري از امحاي احتمالي اسناد ارزشمند دارد، بكارگيري روش طبقه بندي و بايگاني مناسبي است كه در آن امكان ادغام و يا در يك رديف قرار گرفتن اسناد قابل امحا و نگهداري در زمان ارزشيابي وجود نداشته‌باشد.

بازگشت به بالا