از متخصص اسناد بپرسيد
صفحه هاي مرتبط
 
پربازديدهاي امروز
 
 

 

معرفی آرشیو‌های ملی جهان


آشنایی با آرشیو اتریش(3)

امانت‌دهی اسناد؛
اسناد یا به افراد عالیرتبه دارای مشاغل رسمی ویا برای اهداف نمایشگاهی و عمومی امانت داده می‌شوند. تصمیم‌گیری درباره امانت‌دهی اصل اسناد یا کپی آنها با آرشیو دولتی است. در صورتی که کپی اسناد کافی باشد اصل اسناد امانت داده نمی‌شود. البته اسناد آسیب‌پذیر از این مقوله مستثنی هستند. اگر امانت‌دهی اصل اسناد ضروری تشخیص داده شود، قراردادی تنظیم می‌شود که در آن تمام هزینه‌های این کار شامل: بسته‌بندی، حمل و نقل، بیمه، اقدامات حفاظت و نگهداری و تضمین امنیت اقلام امانت داده شده به عهده امانت‌گیرنده است. تهیه کپی از اسناد امانتی باید با مجوز آرشیو و در نظر گرفتن سلامت آنها  انجام شود.

محدوديت دسترسي؛
اسنادی که به آرشیو سپرده شده‌اند، تا قبل از 30 سال فقط با اجازه کتبی صاحبان و تولیدکنندگان آنها قابل دسترسی هستند. اسناد حاوی اطلاعات شخصی و خصوصی افراد، طبق قانون محافظت از اسناد آرشیوی فدرال، دارای دورة محدودیت طولانی‌تر هستند؛ یا در صورتی که اجازه صاحبان اطلاعات موجود نباشد، در بارة هریک به طور جداگانه تصمیم‌گیری می‌شود.
اگر افشاء اطلاعات موجود در اسناد با منافع شخصی مغایر باشد، شامل محدودیت دسترسی می‌شود، مگر اینکه منافع عمومی از اهمیت زیادی برخوردار باشد، از جمله:
مسئله امنیت اتریش در میان باشد؛
به مسائل نظامی یا دفاعی کشور مربوط باشد؛
برای حفظ منافع مهم خارجی، اقتصادی یا مالی اتریش یا اروپا لازم باشد؛
برای جلوگیری از وقوع جرم و جنایت ضروری باشد.
اسناد موجود در آرشیو معمولاً پس از سی سال در دسترس قرار می‌گیرند، غیر از مواردی مثل: امنیت ملی، مسائل دفاعی، روابط خارجی و منافع مهم مؤسسات ذینفع؛ اینگونه اسناد پس از 50 سال یا پس از رفع علل محدودیت آزاد می‌شوند.
بر اساس قانون فدرال استفاده از اسناد آرشیوی در موارد زیر  محدود یا ممنوع است:
اسناد آسیب‌پذیر یا رو به زوال؛
ایجاد مشکلات اداری و آرشیوی؛
توافق صاحب اسناد یا وجود حق چاپ؛
کافی بودن پرینت یا کپی سند برای هدف مورد نظر؛
سند در جای دیگری مورد استفاده باشد.

انتشارات؛
نشريه موستا (پيام آرشيو دولتي اتريش) مهمترين نشريه‌ي اين آرشيو است. مسئول آن رئيس كل آرشيو است و از سال 1948 تا كنون به صورت مجلدات ساليانه چاپ شده است. هدف آن انتشار پژوهش‌هاي انجام‌شده بر روي منابع آرشيوي است. هم اكنون شماره‌هاي 1 تا 47 آن قابل دسترسي است. ساير مجلدات ويژه مانند مطالعات تخصصي، فهرستهاي آرشيوي و متون مربوط به كنفرانسها نيز به صورت غيرمنظم منتشر مي‌شود.
كاتالوگهاي مربوط به نمايشگاههاي برگزارشده در آرشيو اتريش، حاوي شرح و توضيح موضوع، عكس اقلام نمايشگاهي و ساير اطلاعات تاريخي و زمينه‌اي لازم هم به چاپ مي‌رسد و هم به صورت برخط در دسترس قرار دارد.

آرشیو رقمی؛
جمهوری اتریش جزء اولین کشورهای اروپایی است که دولت الکترونیک از سال 2004 در آن استقرار یافت. نیاز به حفظ طولانی‌مدت اسناد و پرونده‌های الکترونیکی ایجاد آرشیو الکترونیکی را درپی داشت. طرح آرشیو رقمی از سال 2007 آغاز و مراحل تکمیلی آن در سال 2010 و 2011 انجام شد. پرونده‌ها ابتدا به قالب پی‌دی‌اف تبدیل و سپس همراه با نسخه اصلی و فراداده آن به این آرشیو منتقل می‌شوند. این اسناد با پیشرفت فناوری و تجهیزات آن به قالبهای جدید انتقال می‌یابند. دسترسی به اسناد آرشیو رقمی از طریق سامانه اطلاعات آرشیوی امکان‌پذیر است، البته در صورتیکه دوره نگهداری آنها به پایان رسیده باشد.