از متخصص اسناد بپرسيد
صفحه هاي مرتبط
 
پربازديدهاي امروز
 
 
فعاليت هاي معاونت آرشيو
شناسايي و فراهم آوري آرشيو ملي
تنظيم و پردازش اسناد
حفاظت و نگهداري اسناد
اطلاع رساني وارتباطات
فعاليت هاي منطقه اي و استاني

شناسايي و فراهم آوري اسنادملي

اين فعاليت دراداره كل شناسائي و فراهم آوري اسناد ملي در مجموعة تشكيلات سازمان، به عنوان ورودي اصلي اسناد به معاونت اسناد و نيز بايگاني راكد كل‌كشور(نگهداري اسناد قبل از ورود به آرشيو)، ايفاي نقش مي‌كند و از ادغام دو مديريت،اسناد پيش آرشيوي و هماهنگي و ارزشيابي اسناد در سال 1385 تشكيل گرديده و در قالب‌سه اداره و يك گروه فعاليت دارد كه عبارتند از:

- اداره ارزشيابي اسناد
- اداره شناسايي و گردآوري اسناد ( خريد و اهداء )
- اداره مخازن و اطلاع رساني اسناد عمومي
- گروه پيش آرشيوي

اين اداره از ابتداي تاسيس سازمان تا سال 1371 تحت عنوان مديريت اسناد دولتي فعاليت داشته است؛ از سال 1372 اين اداره در قالب دو بخش مديريت ارزشيابي عمراني، اقتصادي و فرهنگي و اداره ارزشيابي اسناد حقوقي- سياسي و اجتماعي انجام وظيفه نمود،همچنين مديريت هماهنگي،فرمها و سيستمهادراين سالها فعاليت داشته و از سال 1381 تا سال1385مديريت هاي ياد شده تحت عنوان مديريت ارزشيابي اسناد به كار خود ادامه داد.
اين اداره كل وظايف متنوعي را بر عهده دارد كه از ميان آنها مي‌توان‌به موارد زير اشاره كرد.

• ارتباط با سازمانها و مؤسسات دولتي و ارائة مشاوره در زمينةاسناد
• اجراي مقررات اسنادي و تعين عمر مفيد آنها
• شناسائي اسناد راكد و ارزشيابي و تعين تكليف آنها در دو بخش اوراق‌امحائي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائمي به آرشيو ملي
• تدوين و اصلاح آئين نامه‌ها و مقررات اسنادي و ابلاغ آنها به‌مؤسسات دولتي
• بررسي و اعلام نظر كارشناسي در مورد صدور مجوز براي رديفهاي مختلف‌اسناد توسط شوراي اسناد ملي
• پيگيري و اجراي مصوبات شوراي اسناد ملي
• انتقال و نگهداري اسناد راكد دستگاهها در بخش پيش آرشيوي‌سازمان
• بررسي و شناسائي اسناد راكد و ذخيره سازي اطلاعات آنها
• پاسخگوئي به صاحبان اسناد حقيقي و حقوقي
• ارائة الگوهاي استاندارد توليد، ثبت و نگهداري اسناد
• شناسائي اسناد با ارزش نگهداري دائم در خارج از تشكيلات دولتي وبرنامه ريزي براي انتقال آنها به آرشيو ملي به صورت اهدائي، خريد وامانت

- اداره ارزشيابي اسناد
اين اداره وظيفه بررسي، ارزشيابي و تعيين تكليف اسناد راكد دستگاه ها با توجه به قانون اسناد ملي و مصوبات شوراي اسناد ملي را دارد؛كه پس از اخذ مجوز از شوراي مذكور براي تعيين تكليف رديف سوابق راكد، در نتيجه اسناد با ارزش براي نگهداري دائم به آرشيو ملي انتقال مي يابند و اوراق فاقد ارزش اداري و تحقيقاتي از بايگاني خارج و پس از مراحلي تخمير و امحاء مي گردد.
• وظايف
• تعيين عمر مفيد اسناد
• امحاي اوراق زايد
• شناسائي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائم

وظايف
وزارتخانه‌ها و سازمانها براي انجام وظايف خود، ناگزير از مكاتبه درون و برون سازماني مي‌باشند. در اين راستا سالانه به مقدار زيادي اسناد و پرونده‌هائي كه حاوي مطالب مربوط به اقدامهاي روزمره مي‌باشد توليد و نگهداري مي‌شوند. اينگونه اسناد و پرونده‌ها پس از آنكه نقش خود را در سازمان مربوطه ايفا نمودند از چرخه اداري خارج شده و معمولاً مورد مراجعة دستگاه ها قرار نمي‌گيرند، براساس مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها،عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلمها، ميكروفيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به طور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده است مي‌بايد براساس مقررات خاصي مورد ارزشيابي قرار گيرند و اسنادي كه از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي واجد ارزش نگهداري دائم باشند به آرشيو ملي منتقل و اوراقي كه فاقد ارزشهاي مزبور باشند، طي مراحل قانوني امحاء گردد. انجام اين وظيفه مهم نيازمند مقدماتي است كه ادارات شناسائي و ارزشيابي عهده‌دار آن هستند.

تعيين عمر مفيد اسناد
منظور از تعيِيِن عمر مفيد اسناد، عبارت از جدولهايي است كه برحسب مشخصات رديفهاي اسناد، مواعد معيني براي نگهداري در بايگانهاي دستگاهها و نيز انتقال دائم و يا موقت به آرشيو ملي و امحاي اوراق فاقد ارزش تعيين شده باشد.اين جداول براي اسناد اختصاصي و عمومي دستگاههاي دولتي تهيه مي‌گردد و انجام دقيق آن براي هريك از مؤسسات دولتي در جريان همكاري مشترك با كارشناسان آرشيو ملي محقق شده و به تصويب شوراي اسناد ملي مي‌رسد.مهم ترين كاركردي كه براي اين جداول مي‌توان ترسيم كرد جلوگيري از انباشت بي‌رويه و بي‌ضابطة اسناد و پرونده‌ها در بايگانيهاي جاري، نيمه جاري و راكد مي‌باشد. براين اساس چنانكه تاكنون در بايگاني محل كار شما اين جداول تهيه نشده است با ما تماس بگيريد تا در حداقل زمان ممكن با حضور كارشناسان رابط آرشيو ملي نسبت به پيگيري موضوع اقدام شود.
تلفن: 22903149 ، پست الكترونيك [email protected]
براي دريافت  فرم تعيين عمر مفيد سند ،كليك نماييد.
جهت اطلاع بيشتر به بخش قوانين، آئين‌نامه‌ها و مقررات اسنادي مراجعه شود.

امحاي اوراق زايد
اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌هاي اضافي و مجلدات چاپي و نشريه و جزوه و مانند آنها و همچنين اسناد و اوراق راكدي است كه با رعايت مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران و ساير مقررات، ارزش نگهداري نداشته باشد. لازم به يادآوري است كه قراردادهاي دولتي و عهدنامه‌ها و فرمانها به هر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد.شوراي اسناد ملي تنها مرجع رسمي در كشور است كه مجوز امحا صادر مي‌كند براي اين منظور همه دستگاههاي دولتي مكلفند كه قبل از هرگونه تصميم گيري در مورد اسناد خود با كارشناس رابط آن دستگاه در آرشيو ملي تماس گرفته و نسبت به انعكاس موضوع و پيگيري آن اقدام كنند.
براي دريافت فرم  امحاي اوراق زايد كليك نماييد.
جهت اطلاع بيشتر به بخش قوانين، آئين نامه‌ها و مقررات اسنادي مراجعه شود.

شناسائي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائم
از مهمترين وظايف آرشيو ملي برنامه ريزي براي شناسائي ، انتقال و نگهداري اسناد با ارزش نگهداري دائمي است. فعاليتي كه نيازمند دقت و وسواس زيادي است طوريكه اولاً از امحاي اسناد با ارزش بايد جلوگيري شود و ثانياً از انتقال و نگهداري اوراق زائد نيز پرهيز گردد. براي اين منظور شوراي اسناد ملي با وظيفه اساسي تشخيص و صدور مجوز امحاي اوراق زائد در قانون پيش بيني شده‌است ، تا بر فرايند امحا و يا انتقال نظارت كاملي را ميسر سازد. به طور متوسط پنج درصد اسناد توليدي در مؤسسات دولتي در دنيا، براي نگهداري دائم به آرشيو ملي منتقل مي‌شوند و بقيه امحا مي‌گردند.از مهم ترين عواملي كه تأثير مستقيمي در انتخاب صحيح و جلوگيري از امحاي احتمالي اسناد ارزشمند دارد، بكارگيري روش طبقه بندي و بايگاني مناسبي است كه در آن امكان ادغام و يا در يك رديف قرار گرفتن اسناد قابل امحا و نگهداري در زمان ارزشيابي وجود نداشته‌باشد.
براي دريافت فرم  شناسايي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائم كليك نماييد.

- اداره شناسايي و گردآوري اسناد ( خريد و اهداء )
از جمله وظايف اين اداره مي توان به موارد زير اشاره نمود:
1. شناسايي و خريداري مجموعه هاي شخصي وخانوادگي و برنامه ريزي جهت انتقال آنها به آرشيو ملي از طريق فعاليت دبيرخانه اسناد اهدايي و خريداري
2. گردآوري اسنداد اهدايي، تشويق و ترغيب دارندگان اسناد نسبت به اهداي اسناد خود به آرشيو ملي از طريق فعاليت دبيرخانه اسناد اهدايي و خريداري
3. آماده سازي رديف هاي درخواست امحاي اوراق دستگاه هاي دولتي جهت طرح در شوراي اسناد ملي به انضمام نمونه هاي مربوط

عملكردمعاونت اسناد براي گردآوري اسناد
بر اين باور، معاونت اسناد براي عمل به وظايف قانوني در زمينه فراهم‌آوري و حفاظت و نگهداري اسناد ملي، راهكارهاي مختلفي را مورد توجه قرار داده است. جهت اطلاع يادآوري اين نكته لازم مي‌نمايد كه ورودي اسناد سازمان از دو طريق پيش بيني شده است.
• شناسايي، ارزشيابي و انتقال اسناد دستگاه هاي مختلف دولتي نخستين و مهمترين ورودي اسناد به سازمان است كه پس از طي تشريفات قانوني، اينكار صورت مي گيرد.
• دومين ورودي اسناد به سازمان، اشخاص‌، خانواده‌ها و به طور كلي بخش خصوصي و نهادهائي است كه در داخل و يا خارج از كشور به نوعي اسناد ملي ايران را، در اختيار دارند . اما در دايره تشكيلات دولتي قرار نمي‌گيرند.

براي اينكه اقدام آرشيو ملي در بخش دوم با موفقيت همراه گردد سه راهكار متفاوت بكار گرفته مي‌شود.
1. تشويق و ترغيب دارندگان اسناد به اهداي مجموعه‌‌هاي خود به آرشيو ملي؛
به جرأت مي‌توان گفت مجموعه‌هاي اسناد اهدائي به سازمان اسناد و كتابخانة ملي، از غني‌ترين اسناد موجود در آرشيو ملي ايران محسوب مي‌شوند، بطوريكه قديمي‌ترين سند سازمان كه بيش از 700 سال قدمت دارد، توسط يك خانوادة فرهيخته و فرهنگي اهدا گرديده است.بر اين اساس، از ابتداي شروع فعاليت آرشيو ملي، جلب مشاركت عمومي در غنابخشي به آن، از برنامه‌هاي اصلي شمرده شده است. و در اين راستا ، بويژه از دهة 1370 به بعد، بيش از 484 مجموعه ارزشمند اهدا گرديده است. از ميان آنها مي‌توان به مجموعه‌هاي خانواده‌هاي مرحوم علي اصغر حكمت، جمالزاده، ملك الشعراي بهار، پروين اعتصامي و ... اشاره كرد
دريافت فرم مخصوص اهداي اسناد
فهرست اهدا كنندگان
نمونه‌هاي اسناد اهدائي
فرصت را غنيمت شمرده و از همة ايرانيان و ايران دوستان دعوت مي‌نمائيم تا در اين اقدام مهم، ياورمان باشند. مشاركت شما در اهداي اسناد خود به آرشيو ملي و نيز تبليغ، تشويق و راهنمائي ديگران در همراهي و پيروي از شما در اين حركت فرهنگي، آينده‌اي با تاريخ و هويت روشن تر را براي كشورمان رقم خواهد زد.(با ما تماس بگيريد)
2. دومين اقدام كه در حال عملياتي شدن است،آماده سازي و تجهيز مخازن نگهداري اسناد متعلق به افراد و خانواده ها به صورت اماني است.
3. و راه سوم شناسايي و جمع آوري اسناد ملي در قبال پرداخت هزينه است.

خريد اسناد
در توجيه اقدام آرشيو ملي براي خريد اسناد، شايد ساده ترين دليل اين باشد كه به هر حال، يكي از واقعيتهاي امروز جامعه وجود بازار وسيع خريد و فروش و جابجايي اسناد مربوط به كشور هاي مختلف در جهان است؛ و افراد، سازمانها ودولتمردان با انگيزه هاي مختلف در اين عرصه فعال مي باشند. از سوي ديگر برخي از دارندگان اسناد به لحاظ نياز مالي و يا دلايل ديگر حاضر به اهداي مجموعة خود نمي باشند، لذا در صورت اقدام نكردن آرشيو ملي، عاقبت وسرنوشت اينگونه مجموعه‌ها چندان خوشايند نخواهد بود.
بنظر مي‌رسد، اين دليل به تنهايي كافي باشد تابتوان مسئوليت آرشيوملي و اقدام آن در جمع آوري اسناد خارج از تشكيلات دولتي درقبال پرداخت وجه را به عنوان حركتي مثبت توجيه كرد و براي ادامة آن تلاش نمود.
باتوجه به زمينه فوق و دلايل ديگر، پس از تاسيس سازمان اسناد ملي ايران در سال 1349، و در همان سالهاي اول، اين نياز احساس شد و شناسائي و خريد اسناد مورد توجه قرار گرفت. برطبق خاطرات اولين رئيس سازمان مذكور (دكتر سيروس پرهام)، ازجملة اولين اسنادي كه ازاين طريق به سازمان انتقال يافت، متمم قانون اساسي مشروطه بوده است. اما با اين وجود، حركت جدي در اين زمينه، در دهه هفتاد آغاز شد واين در حقيقت پس از بازديد ،رئيس جمهور وقت از سازمان اسناد ملي و اختصاص بودجه خاصي براي اين منظور بود.كه ماحصل تلاش در دورة جديد، انتقال بيش از يكصد هزار برگ سند با ارزش به آرشيو ملي مي‌باشد.
اين اسناد كه دورة تاريخي آنها از صفويه تا دهه اول انقلاب اسلامي را در برمي‌گيرد، مشتمل بر فرامين، عقدنامه هاي ازدواج، وقفنامه‌ها، مبايعه‌نامه‌ها، صلحنامه‌ها، احكام، دستخط‌هاي پادشاهان، شاهزادگان، در باريان، وزرا، نمايندگان مجلس، نويسندگان، شعرا، اساتيد، مكاتبات خصوصي و اداري، عكس با موضوعات متنوع، نقشه هاي تاريخي، خوشنويسي و آثار خطاطي خوشنويسان معروف و.... است. و براي علاقه‌مندان به پژوهش در تاريخ ايران، به ويژه در دوره‌هاي مورد اشاره بسيار با اهميت مي‌باشند.

نحوه خريد اسناد
روال شناسايي و انتقال اسناد خريداري بدين گونه است كه در ابتدا صاحبان حقيقي يا حقوقي آنها از طرق مختلف به سازمان معرفي مي شوند؛ سپس مجموعة تحويلي توسط كارشناسان متخصص مورد بررسي قرار گرفته و با تهيه فهرست توصيفي، جهت تعيين قيمت به كميتة ويژه خريد اسناد تحويل مي‌گردد.
پس از تعيين ارزش اسناد ارائه شده براي فروش و در صورت رضايت مالكان به قيمت تعيين شده، مجموعه خريداري شده براي ساماندهي آرشيوي و آماده سازي براي استفاده پژوهشگران در چرخه كاري قرار گرفته و در نهايت به خزانه منتقل مي گردد. لازم به ياد آوري است كه از سال 1373ش. تاكنون، بيش از 764 مجموعه خريداري شده‌اند و اسنادي كه شماره سه رقم سمت چپ آنها با 296 شروع ودر اصطلاح به آنها اسناد خزانه گفته مي شود در برگيرنده اسناد خريداري هستند.
دبيرخانه اسناد اهدايي و خريداري
براي اجرائي كردن راهكارهاي اول ودوم در تشكيلات ادارة كل شناسائي و فراهم آوري اسناد ملي، دبيرخانة ويژة اسناد اهدائي و خريداري پيش بيني و فعال گرديده است، شما خوانندة محترم چنانكه اسنادي در اختيار داريد و مايل به اهدا و يا فروش آن به سازمان هستيد، مي‌توانيد به روشهاي زير اقدام فرمائيد:
الف) تماس با شماره تلفنهاي،22258735 و 26402966 و يا 26402955الي 26402963 داخلي 2409 و 2353 و 2343.
ب) مراجعة حضوري به محل دبيرخانه با آدرس: بزرگراه شهيد حقاني (شرق به غرب) ابتداي خيابان كوشا، جنب ورزشگاه شهيد كشوري، ساختمان آرشيو ملي، طبقة چهارم
ج) مكاتبه با صندوق پستي الكترونيكي [email protected]

- اداره مخازن و اطلاع رساني اسناد عمومي
وظايف اين اداره شامل تحويل، كنترل، تطبيق اوليه، شناسه گذاري، طبقه بندي، حفظ و نگه داري و همچنين روزآمد كردن اطلاعات اسناد براي بازيابي و سرويس دهي به آرشيو سازمان و دستگاه هاي صاحب سند است.
در قسمت تحويل،پس از دريافت، اسناد مورد بررسي، كنترل اوليه وتطبيق قرار گرفته و سپس اطلاعات مربوط به هر مرحله از انتقال در دفاتر و كاربرگه هاي مربوط ثبت و از آنجا جهت فهرست نويسي به سالن گروه پيش-آرشيوي منتقل مي شوند.شايان ذكراست اسنادي كه از نظر دستگاه صاحب سند محرمانه بودده و محدوديت دسترسي داشته باشد براي مدتي كه دستگاه تعيين مي نمايد محرمانه تلقي و تا انقضاي مدت و اعلام مجدد دستگاه در چرخه كارگروه پيش آرشيوي قرار داده نمي شود.
اسناد پس از تنظيم كاربرگه توصيف توسط گروه پيش آرشيوي در مخزن شناسه گذاري گرديده و بر اساس منشاء و با رعايت حفظ نظم اوليه و تعيين منشاء و شناسه مربوط به منظور ورود به چرخه تنظيم و پردازش اسناد و تكميل كاربرگه توصيف بطورمستمر به اداره كل پردازش اسناد ارسال مي گردد.

- گروه پيش آرشيوي
وظيفه اين گروه بررسي،مطالعه وتهيه ليست هاي اسناد آرشيوي مي باشد.
اسناد واجد ارزش پس از انتقال به سازمان اسناد، توسط اداره مخازن و اطلاع رساني به قسمت ضد عفوني ارسال شده و سپس به سالن هاي كارگروه اسناد پيش آرشيوي منتقل مي شود. كارشناسان اين گروه پس از مطالعه و بررسي اسناد ارسالي، مشخصات اسناد آرشيوي( تاريخ، تعداد برگ، منشاء، عنوان و ...) را در فرم توصيف اسناد ثبت ودر كارتن هاي مخصوص آرشيوي قرار مي دهند و پس از فهرست نويسي توسط اداره مخازن و اطلاع رساني اسناد عمومي به اداره كل تنظيم و پردازش منتقل مي شوند.

بازگشت به بالا
تنظيم و پردازش اسناد
فعاليت تنظيم و پردازش اسناد در اداره كلي به همين نام انجام مي پذيرد.از آنجا كه تبديل داده هاي خام به اطلاعات پردازش شده، گام اصلي درتسهيل فرايند بازيابي اطلاعات است و موجب افزايش دقت و سرعت بازيابي مي شود، وظيفه اصلي اين مديريت ، پردازش و ذخيره سازي داده هاست آنهم به گونه اي كه كاربران به بهترين و ساده ترين روش ممكن به اطلاعات دسترسي پيداكنند.

- گروه تنظيم و پردازش اسناد متني
- گروه تنظيم و پردازش اسناد غير متني( ديداري – شنيداري)
- گروه مستند سازي
-گروه ورود اطلاعات

روند انجام كار:
اسنادي كه در مرحله ارزشيابي، واجد شرايط ارزش نگهداري دائمي تشخيص داده مي‌شوند، بنا به اولويتهاي از پيش تعيين شده -كه عمدتا بر پايه دو عنصر اهميت و قدمت هستند- به بخش ضدعفوني ارسال و سپس به واحد تنظيم وپردازش منتقل مي‌شوند و با در نظر گرفتن نوع اسناد (متني و غير متني)، به گروههاي ذيربط ارسال ميشوند و سپس كارشناسان برنامه ريزي و بررسي اسناد، ضمن بررسي و مطالعه محتواي آنها، فهرست موضوعي و توصيفي (محتوايي و فيزيكي) اسناد را در چارچوب عناصراطلاعاتي مندرج در كاربرگه‌هاي تنظيم و توصيف، تهيه و در بانك اطلاعاتي سازمان وارد مي كنند.
• تنظيم و توصيف اسناد ، بر اساس استانداردهاي جهاني آرشيو ، به ويژه دو اصل " احترام به منشا اسناد" و " حفظ نظم و ترتيب اوليه" و با لحاظ كردن ويژگيهاي فرهنگي و تاريخي ايران و زبان فارسي انجام مي‌گيرد.

اهم وظايف:
• مطالعه، بررسي، تنظيم و توصيف انواع اسناد آرشيوي، بر اساس منشاءايجاد اسناد و رعايت اصول حفظ نظم و ترتيب اوليه آنها.
• استفاده از قواعد چكيده نويسي و زبان نمايه‌اي، در ذخيره سازي اطلاعات.
• تحقيق، تدوين و به كارگيري معيارها و موازين صحيح و مناسب براي تنظيم و توصيف اسناد بر اساس استانداردهاي بين ‌المللي آرشيوي ، با مراعات مقتضيات ملي و زباني.
• مستندسازي كليدواژه هاي به كار رفته در اسناد در انواع گوناگون: موضوعي، رجال و مشاهير ، اماكن جغرافيايي ، سازمانها، احزاب ، ايلات و عشاير بر مبناي نظام تزاروس (اصطلاحنامه)
• هماهنگي و نظارت بر تنظيم و توصيف اسناد آرشيوي در مديريتهاي منطقه اي و استاني .

بازگشت به بالا
حفاظت و نگهداري اسناد

حفظ و نگهداري فعاليتي است كه در اداره كلي به همين نام صورت مي گيرد. كشور ما به دليل سابقه ديرين فرهنگي و تمدن باستاني داراي اشياء ،اسناد و پيشينه هاي ارزشمند ي است كه حفاظت از آن نه تنها در معرفي گذشته پرافتخارملي مان ، نقش بسزائي دارد بلكه محققان سراسر دنيا را در شناخت تاريخ كهن بشروتحقيق پيرامون علوم مختلف ياري مي رساند. متاسفانه در اثر عدم استفاده صحيح از موادموجود در طبيعت ، عوامل مخرب متعددي چون رطوبت ، نور ، آلودگي هاي جوي ، موجودات زنده (باكتري ها ، قارچ ها ، حشرات و جوندگان ) ، سوانح و بلاياي گوناگون ( زلزله ،سيل و آتش سوزي ) ، غفلت ها و بكارگيري شيوه هاي نا مناسب حفاظت ، نگهداري و مرمت ،پيوسته اين آثار را تهديد و در معرض تخريب و نابودي قرار داده اند ، به همين منظور مي بايست اقداماتي براي رفع آسيب هاي وارده به شكلي كه با گذشت زمان اين اقدامات خود عاملي جهت تخريب بيشتر اسناد نگردد، اعمال شود.

تاريخچه اداره كل حفاظت و نگهداري
پس از تأسيس سازمان اسناد ملي ايران ( آرشيو ملي ايران ) در تاريخ 17/2/ 1349 و انتقال اسناد با ارزش به آن ، بخشي از اسناد با ارزشي كه به سازمان انتقال مي‌يافت ، به دليل عدم رعايت اصول صحيح نگهداري اسناد در بايگاني‌هاي راكد سازمان‌ها و وزارتخانه‌هاي دولتي ، آسيب ديده يا به انواع آفات بيولوژيكي آلوده مي‌شدند ، اين قبيل اسناد قابل نگهداري و ارائه به محققين‌ نبود، به همين جهت در شهريور ماه سال 1355 كارگاه مرمت اسناد با همكاري سازمان يونسكو راه اندازي و آغاز به كار نمود.
به دليل گسترش فعاليت هاي حفظ و نگهداري و نياز به تشكيلات منسجم‌تر ، حدوداً در سال 1369 اين كارگاه به مديريت آماده‌سازي و مرمت اسناد متشكل از 3 اداره : اداره مرمت فيزيكي اسناد ، اداره آزمايشگاه و اصلاح اسناد و اداره تنظيف و ضدعفوني اسناد تغيير وضعيت تشكيلاتي يافت.
در تاريخ 2/6/ 1381 در نود و پنجمين جلسه شوراي عالي اداري به منظور ساماندهي مديريت اسنادي و ايجاد هماهنگي براي نگهداري آثار و اسناد مكتوب (چاپي و خطي ) و غير مكتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و ساير اسناد ملي در دسنگاه‌هاي اجرايي و نظاير آن و همچنين تسهيل در نگهداري و دسترسي اسناد و صرفه جوئي در هزينه‌هاي مربوط و جلوگيري از انجام وظائف تكراري، تصويب نمود كه دو سازمان ، كتابخانه ملي ايران و سازمان اسناد ملي ايران با هم ادغام و به صورت دو معاونت تخصصي پس از احصاء فعاليت‌هاي موازي و ادغام با همديگر در سازمان جديدي با عنوان سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج.ا.ا. به فعاليت هاي خود ادامه دهند. به همين دليل در سال 1385، جلسات كارشناسي در خصوص احصا وظائف موازي و ادغام آن ، به منظور ايجاد ساختار تشكيلاتي جديد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج.ا.ا. تشكيل گرديد. نهايتاً در سال 1385 تشكيلات پيشنهادي تصويب شد و بر طبق تشكيلات مصوب ، مديريت آماده سازي و مرمت به اداره كل حفاظت و نگهداري تغييرساختار يافت .كه متشكل از گروه ها و ادارت زير مي باشد:

– گروه آسيب شناسي وآزمايشگاه
– گروه آسيب زدائي و مرمت اسناد
– اداره ميكروفرم ها و اسناد ديجيتالي
– اداره حفاظت از منابع ديداري و شنيداري

اهم وظايف حفاظت و نگهداري اسناد:
• ديجيتال سازي اسناد و كتب.
• تبديل اسناد ديجيتال به ميكروفيلم و ميكروفيلم به ديجيتال.
• تهيه و بكارگيري نسخ پشتيباني ديجيتال و ميكروفيلم به ديجيتال.
• تبديل اسناد ديداري و شنيداري به فرمتهاي مختلف و تهيه نسخه ديجيتال از آنها.
• ايجاد و تعريف استانداردهاي مربوط به منابع ديجيتالي و غيرديجيتالي.
• تهيه ميكروفيلم ، اسكن ، چاپ عكس ، ميكروفيلم و ميكروفيش ازاسناد
• تكثير اسناد اسكن شده بصورت دوبليكيت فيلم ، CDيا DVD.
• آسيب زدايي و مرمت كليه اسناد نوشتاري – غير نوشتاري آسيب ديده قبل از ورود به مخازن .
• ارائه خدمات مشاوره اي در زمينه هاي آسيب شناسي ، آسيب زدائي ومرمت اسناد نوشتاري – غير نوشتاري به ساير مراكز .
• ضد عفوني و آفت زدائي كليه اسناد نوشتاري – غير نوشتاري مورد درخواست ساير مراكز اسناد مطابق با مقررات و تعرفه هاي سازمان.
• انجام نمونه برداري از اسناد آلوده ، كشت بيولوژيك نمونه ها وتشخيص نوع آلودگي هاي قارچي .
• بازديد ادواري از مخازن آرشيو جهت كنترل شرايط حفظ و نگهداري اسناد ،كنترل آلودگي مخازن و نمونه برداري از هوا.
• انجام فعاليت هاي تخصصي بر روي اسناد آسيب ديده به منظور لكه برداري ، بر طرف كردن الحاقات اضافي سند و يا مرمت هاي غير اصولي ، تعيينPH و اسيد زدائي.
• تدوين و نشر نتايج تحقيقات انجام شده در زمينه هاي عوامل آسيب رسان شيميايي و بيولوژيكي به ساختار اسناد و كتب.
گروه آسيب شناسي و آزمايشگاه
كارشناسان اين گروه در دو آزمايشگاه شيمي و بيولوژي در راستاي كاربردي تر شدن عمليات آسيب شناسي به گردآوري اطلاعات ، تاليف مقالات در مجامع داخلي و بين المللي ،تهيه دستور العمل هاي اجرائي ،همكاري در تدوين استاندارد هاي مرمتي و حفاظتي و برقراري ارتباط با مراكز مشابه داخلي و خارجي در زمينه تخصصي خود گام هاي مؤثري برداشته اند.

گروه آسيب شناسي و آزمايشگاه
تاريخچه

گروه آسيب شناسي و آزمايشگاه جهت انجام امور آسيب‌شناسي و آسيب‌زدايي به روش هاي شيميايي در سال1370 در ساختمان شماره يك سازمان اسناد واقع در خيابان به آفرين راه اندازي گرديد. در اين بخش از كارشناساني كه در رشته هاي شيمي و زيست شناسي فارغ التحصيل شده بودند استفاده گرديد. حدود يازده سال متخصصين شيمي و زيست شناسي در اين آزمايشگاه درزمينه شيمي و بيولوژي مشغول به كار بودند تا سرانجام با احداث ساختمان جديد گنجينه در سال 1382 آزمايشگاه به دو بخش شيمي و بيولوژي تفكيك و راه اندازي گرديد ، البته پرسنل متخصص اين آزمايشگاه ها همگي در هردورشته شيمي و بيولوژي مشغول به فعاليت مي باشند.
فعاليت هاي آزمايشگاه بيولوژي
• انجام نمونه برداري از اسناد آلوده دريافت شده ؛ كشت بيولوژيك نمونه ها و تشخيص نوع آلودگي هاي قارچي استفاده از محلول هاي رنگي و ايجاد بانك اطلاعاتي از موارد فوق.
• بازديد ادواري از مخازن آرشيو جهت كنترل شرائط نگهداري اسناد ،كنترل آلودگي مخازن و انجام نمونه برداري از هوا واسناد آلوده در مخازن و همكاري مستمر با گروه آسيب زدائي و مرمت اسناد
• اجراي پروژه هاي تحقيقاتي پيرامون عوامل بيولوژيكي آسيب رسان (قارچ ها، باكتري ها و حشرات)به اسناد و كتب و طبقه بندي اين عوامل از نظر فراواني و پراكندگي جغرافيائي در سطح كشور و ارائه راههاي مقابله و پيشگيري با آن.
• تدوين و نشر نتايج تحقيقات انجام شده در زمينه هاي عوامل آسيب رسان بيولوژيكي به ساختار اسناد به منظور افزايش توانمندي هاي حرفه اي حفاظت گران سند در سطح كشور.
فعاليت هاي آزمايشگاه شيمي
• انجام فعاليت هاي تخصصي بر روي اسناد آسيب ديده به منظور لكه برداري ، برطرف نمودن الحاقات اضافي سند و يا مرمت هاي غير اصولي ، تعيين pH و اسيدزدائي جهت استحكام بخشي اسناد در حال اضمحلال.
• اجراي پروژه هاي تحقيقاتي پيرامون اصلاح ساختار فيزيكي و شيميائي اسناد و كتب آرشيوي آسيب ديده موجود در مخازن و ساير مراكز اسنادي ،آرشيو ها و كتابخانه ها.
• پژوهش پيرامون عوامل فيزيكي و شيميائي آسيب رسان به اسناد و اقلام آرشيوي به منظور كشف راههاي مقابله و پيشگيري از عوامل فوق و چگونگي اصلاح و ترميم آسيب هاي وارده با تكيه بر تحقيقات داخلي و بين المللي
• تدوين و نشر نتايج تحقيقات انجام شده د ر زمينه عوامل آسيب رسان شيميائي به ساختار اسناد و كتب و چگونگي استفاده از مواد شيميائي در امر حفاظت و مرمت اسناد به منظور ارتقاءكيفي فعاليت ها.

گروه آسيب زدائي و مرمت
تاريخچه
در شهريور ماه سال 1355 واحدي در سازمان به نام كارگاه مرمت اسناد با آموزش چند تن از همكاران توسط كارشناسان يونسكو، به صورت كارگاه كوچك و با امكانات و پرسنل محدود(پنج نفر ) ، با هدف سامان‌بخشي به اسناد ورودي سازمان ، در زير مجموعه مديريت اسناد آغاز به كار نمود . از سال 1356 تا سال 1369 اين بخش به صورت اداره‌اي مستقل نبوده و فعاليت آن فقط مربوط به مرمت اسناد ، تنظيف و ضدعفوني آن بود . در سال 1370 پس از بررسي‌هاي كارشناسي و با توجه به گسترش فعاليت هاي سازمان و افزايش حجم اسناد رو به تزايد ورودي به سازمان، با تغيير در چارت تشكيلاتي سازمان اسناد ملي سابق ، براي انجام فعاليت هاي تخصصي اداره مرمت فيزيكي اسناد تشكيل گرديد . در سال 1385 با ابلاغ تشكيلات مصوب سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج.ا.ا. ، اداره مرمت فيزيكي اسناد و اداره تنظيف و ضدعفوني اسناد با هم ادغام شده و تحت عنوان گروه آسيب زدايي و مرمت مشغول فعاليت گرديد.گروه مذكور در حال حاضر، شامل سه بخش: تنظيف و ضدعفوني ، بخش مرمت اسناد و بخش صحافي سنتي و مرمت جلد مي‌باشد .

بخش ضدعفوني
به علت وجود آلودگي فراواني كه در مخازن و بايگاني اكثر سازمان ها به علت فقدان شرائط ايده ال و استاندارد مشاهده مي گردد ، اسناد به مرور زمان با توجه به شيوع انواع قارچ و حشرات دچار خسارات شد يدي مي شوند كارشناسان بخش ضدعفوني با روش هاي متداول و استاندارد به آفت زدائي منابع آرشيوي و كتابخانه اي سازمان و ساير دستگاه ها حسب درخواست بر طبق مقررات مي پردازند.
اين بخش تا پايان سال 1371 با استفاده از روش بخور با مواد شيميائي همانند پارادي كلرو بنزن و تيمول به ضدعفوني اسناد مي پرداخت كه نظر به افزايش حجم اسناد ورودي به آرشيو ملي و درخواست هاي ضدعفوني مخازن مراكز اسناد،كتابخانه هاي عمومي و موزه ها ، در سال 1372 اقدام به تحقيق و بررسي و راه اندازي سيستم ضدعفوني در خلاء با استفاده از گاز اكسيد اتيلن نمود.از عمده فعاليت هاي ديگر كارشناسان اين بخش ميتوان به موارد زير اشاره نمود:
• بررسي و ضدعفوني مخازن منابع آرشيوي و كتابخانه اي سازمان و ساير مراكز اسنادي حسب درخواست.
• ضدعفوني و آفت زدائي كليه اسناد ورودي به آرشيو سازمان قبل از طي ساير مراحل آرشيوي به كمك مواد و روش هاي مناسب ضدعفوني
• اجراي پروژه هاي تحقيقاتي در خصوص آخرين دستاورد هاي مربوط به مواد ضدعفوني كننده اسناد و كتب و محيط هاي آرشيوي و كتابخانه اي و تفكيك مواد به نسبت مواد آرشيوي و عوامل بيولوژيكي جهت بدست آوردن مؤثرترين روش ضدعفوني هر يك از مواد آرشيوي

بخش مرمت
ميران تخريب اسنادو آثار دست نوشته به دليل عدم رعايت شرائط استاندارد نگهداري و يا نا آگاهي كاركنان مرتبط با منابع آرشيوي و كتابخانه اي ،افزايش قابل ملاحظه اي يافته است .كارشناسان متخصص در بخش مرمت فيزيكي در راستاي حفظ اسناد ملي و تاريخي ،به احياء و بازسازي اسناد ،مواد آرشيوي و كتاب هاي آسيب ديده در مخازن سازمان و ساير دستگاه ها مي پردازند البته اين امر با استفاده از روش هاي مختلف ،با توجه به جوهر مورد استفاده ،جنس كاغذ و درصد تخريب اسناد و كتب با دقت و ظرافت بسيار زيادي صورت مي گيرد ؛ و در صورت لزوم ،جلد هاي آسيب ديده مرمت مي گرد ند .بزرگترين سندي كه تاكنون در اين گروه مرمت گرديده طوماري به طول 21 متر و كوچكترين آن يك جلد قرآن كريم به ابعاد 2×5/1 سانتي متربوده است
اهم فعاليت هاي اين بخش به شرح زير است:
• پژوهش بر روي روش هاي سنتي و بومي مرمت اسناد ،مواد آرشيوي و كتاب ها و تلاش در جهت تلفيق مزاياي اين روش ها با شيوه هاي جديد مرمت.
• اجراي پروژه هاي تحقيقاتي به منظور بهبود تكنيك هاي مرمت انواع دست نوشته ها ،آثار مذهب و نقاشي در سطح كشور و آرشيو هاي معتبر بين المللي و انتخاب كاربردي ترين روش جهت انجام عمليات مرمت.
• تلاش در جهت تدوين دستورالعمل هاي استاندارد مرمتي به منظور هماهنگ سازي فعاليت هاي مرمتي در ميان مراكز اسنادي و آرشيوي و كتابخانه اي سطح كشور.
• تدوين و نشر نتايج تحقيقات انجام شده در زمينه هاي مرمت اسناد و ساير مواد آرشيوي به منظور ارتقاءكيفي فعاليت ها و افزايش توانمنديها ي حرفه اي مرمتگران سند و كتب در سطح كشور.
• پژوهش بر روي شيوه هاي مرمت انواع پوست با استفاده از متد هاي متداول در سطح ملي و بين المللي

بخش صحافي سنتي و مرمت جلد
بسياري از كتاب هاي قديمي در اثر گذشت زمان و تاثيرات عوامل آسيب رسان دچار تخريب گشته و جلد آنها بسيار آسيب ديده و يا به كلي از بين رفته و موجود نمي باشد. براي حفاظت مناسب و بهينه از اين كتاب ها و نيز حفظ ظاهر آن ها، در اين بخش جلدهاي آسيب ديده مرمت شده و يا جلد چرمي براي آن ها ساخته مي شود. ساخت و مرمت جلد نيز، بر اساس مدارك موجود از اثر و مستندات تاريخي آن صورت مي گيرد.عمده فعاليت هاي اين بخش عبارتند از :
• مرمت جلد هاي چرمي آسيب ديده
• ساخت جلد چرمي
• ساخت سطوح شيب دار به منظور حفاظت بيشتر كتاب ها و جلوگيري از آسيب به آن ها هنگام به نمايش گذاشتن آثار
• ساخت جعبه هاي حفاظتي به منظور حفاظت و نگهداربهينه
• پژوهش بر روي شيوه هاي مرمت چرم جلد هاي قديمي با استفاده از متد هاي متداول در سطح ملي و بين المللي
• اجراي پروژه هاي تحقيقاتي در خصوص آخرين دستاورد هاي مربوط به روش هاي جلد سازي و صحافي كتب جهت ارتقاءكيفيت ترميم جلد كتاب ها در آرشيو ها و كتابخانه ها.

اداره ميكروفرم ها و اسناد ديجيتال
يكي از وظايف مهم و اساسي اين اداره ، حفظ و حراست از اسناد و مدارك ارزشمند وهمچنين تبديل اسناد به فرمت هايي با قابليت دسترسي آسان براي ارائه خدمات مي باشد ، از اواخر سال 1371 اداره ميكروفرم و اسناد ديجيتال ؛ با استفاده از روش ميكرو گرافي بعنوان معتبرترين و مقبولترين روش نگهداري اسناد و اطلاعات در آن زمان ؛ سيستمهاي ميكروفيلم و ميكرو فيش را تهيه نمود وتوليد ميكروفيلم به روش اپتيكال (فعاليت فيلمبرداري) در اين واحد آغاز شد.
در اين روش از اسناد ؛ فيلمبرداري شده و پس از ظهور و كنترل و بازبيني ؛دو نسخه پشتيبان از نسخه اصلي تهيه مي شد يكي از نسخه ها مورد استفاده محققين و پژوهشگران در تالار پژوهش و ديگري در بخش ميكروفيلم براي انجام درخواستهاي مورد نياز محققين بصورت پرينت و لوح فشرده نگهداري مي گرديد . ياد آور مي شود هم اكنون نسخه اصلي ميكروفيلمهاي تهيه شده در مخازن ويژه در حال نگهداري است تا در صورت نياز (مانند از بين رفتن نسخه هاي پشتيبان) مورد استفاده قرار گيرد .
از سال 1386 با تغيير در سياست هاي كلان سازمان ؛ تهيه نسخه رقمي از اصل آثار به دليل دسترسي آسان ، سريع ؛ دقيق ؛توليد با كيفيت بالا ؛ سرعت در تكثير و ذخيره سازي مطمئن از اولويت هاي كاري قرار گرفت تا همانند گذشته بدون استفاده از اصل اسناد ، با دقت و سرعت بسيار ، تصوير اسناد مورد نياز محققين در اختيارشان قرار بگيرد.

تاريخچه
باتوجه به اهميت حفظ و نگهداري اسناد در تمام آرشيوهاي جهاني واز سوي ديگر به منظور دسترسي بهتر پژوهشگران به اسناد جهت بهره برداري از آنها ، در سال 1371 ,سازمان اسناد ملي ايران اداره اي با نام اداره ميكروفيلم و ميكروفيش در مديريت خدمات آرشيوي راه اندازي نمود. اين اداره , با ارائه خدمات به پژوهشگران از طريق : تهيه عكس از اسناد ،تصويربرداري از اسناد بصورت ميكروفيلم و ميكروفيش و تهيه رونوشت از اسناد فعاليت خود را آغاز كرد .
اين اداره در سال 1384 با كمك دو دستگاه اسكنر خريداري شده ,كار توليد ديجيتال را دركنار توليد ميكروفيلم آغاز نمود .از اوايل سال 1385 به دليل از رده خارج شدن دستگاه هاي فيلمبرداري موجود و تامين نشدن قطعات توسط شركت سرويس دهنده, كار توليد ميكروفيلم از اسناد متوقف شد.
پس از ادغام سازمان اسناد ملي ايران با كتابخانه ملي براساس مصوبه شوراي عالي اداري ,در دي ماه سال 1385 و بنا به ضرورت, در تشكيلات سازمان اسناد و كتابخانه ملي ج.ا.ا بازنگري انجام شد و دراين ساختار جديد تشكيلاتي اداره ميكروفرم و اسناد ديجيتال زير نظر اداره كل حفاظت و نگهداري قرار گرفت تا به فعاليتهاي خود ادامه دهد.

بطور كلي وظائف اين اداره به موارد زير تقسيم مي شود :
توليد ميكرو فيلم به روش ديجيتال
در اين مرحله توسط دستگاه اسكنر از اسناد نسخه ديجيتالي فراهم شده و سپس بوسيله دستگاه آرشيو رايتر، ميكروفيلم تهيه مي شود و بعنوان آرشيوي با ماندگاري زياد در مخازن ويژه نگهداري مي شوند تا در صورت نياز مورد استفاده قرار گيرند.
توليد نسخه رقمي از اصل آثار
به منظور حفظ و حراست از اصل آثار ؛توسط اسكنر هاي پيشرفته ؛ توليد اسناد رقمي با وضوح تصوير بالا صورت مي گيرد تصوير هاي ايجاد شده پس از پردازش ؛ با فرمت هاي استاندارد در حافظه مركزي سازمان ذخيره مي شوند (ذخيره سازي به صورتي است كه بازيابي آن براحتي انجام مي شود) .
توليد نسخه رقمي از ميكرو فيلم
در بخش اسناد ديجيتالي، توسط اسكنررول فيلم با سرعت بالا از ميكروفيلمها نيز اسكن تهيه مي شود و در صورت نياز به لوح فشرده تبديل مي گردد .

اداره حفاظت از منابع ديداري و شنيداري
مواد سمعي و بصري قسمت عمده اي از زندگي و فرهنگ ما را تشكيل مي دهد مواد سمعي و بصري به خصوص آنهائي كه قدمت زياد داشته و در مراكز مرتبط با ميراث يا ديگر مراكز ،همراه ساير مجموعه ها نگهداري مي شوند ،در معرض خطر تخريب ، مهجور شدن و يا در معرض خطرات احتمالي طبيعي قرار دارند. نگهداري و حفاظت از مواد صوتي تصويري امري پيچيده است و نياز به دانش و مهارت هاي خاص دارد .رقومي كردن امكانات جديدي را براي دسترسي آسان تر و نگهداري وسيع تر اطلاعات فراهم مي كند در صورتيكه با يك نگرش كلي خواهيم ديد كه بسياري از مؤسسات فاقد مهارت دسترسي به مفاهيم فني و ايجاد آگاهي در نگهداري صحيح هستند و تنها ارزش هاي زيبائي شناسي و ذاتي اين ميراث را در نظر مي گيرند .
به همين سبب در تشكيلات جديداداره كل متبوع با ايجاد اداره فوق سعي در رسيدن به اهداف زير شده است:
• ديجيتالي نمودن مجموعه هاي صوتي و تصويري
• ارائه برنامه هاي طراحي نگهداري و حفاظت
• ارائه معيار و فنون مورد نياز براي انتقال و اصلاح

بازگشت به بالا

 

اطلاع رساني وارتباطات

اين وظيفه در اداره كل اطلاع رساني و ارتباطات انجام مي گيرد. وظيفه ساماندهي مخازن و نگهداري مخازن آرشيوي، تهيه و تدوين مجموعه ها و فهرست هاي اسنادي، اطلاع رساني و برقراري ارتباطات آرشيوي بر عهده اين اداره كل است. همچنين برگزاري نمايشگاه هاي اسناد، همايش ها، نشست هاي تخصصي و بازديدهاي آرشيوي در اين حوزه انجام مي گيرد.
اين اداره كل در چهار بخش تخصصي زير انجام وظيفه مي كند.
– گروه اطلاع رساني اسنادي
– گروه اطلاع رساني منابع ديداري شنيداري
– گروه ارتباطات آرشيوي
– اداره مخازن آرشيوي

اهم وظايف
• دريافت اسناد آرشيوي و ثبت مشخصات انتقال در كاربرگه ها و دفاترمخصوص بر اساس ضوابط آرشيو ملي
• بررسي سوابق انتقال، كدگذاري، ساماندهي و حفظ و نگهداري اسناد درمخازني با مساحت كل3800 متر مربع
• بررسي، برنامه‌ريزي و فراهم آوردن شرايط، امكانات و تجهيزات مناسب‌براي دسترسي عموم به اسناد
• برنامه‌ريزي، تهيه و تدوين فهرست‌هاي اسناد به منظور تسهيل در امراطلاع‌رساني
• همكاري و تبادل تجارب و دانش آرشيوي ميان سازمان و آرشيوهاي ملّي‌كشورهاي مختلف و نيز مراكز اسنادي داخل كشور
• تدوين و اصلاح پيش نويس آئين نامه‌ها، تعرفه‌ها، مقررات و ضوابط‌استفاده از اسناد
• برنامه ريزي و برگزاري نمايشگاه‌هاي اسنادي داخل و خارج ازكشور
• برنامه ريزي و برگزاري همايش‌هاي آرشيوي و سمينارهاي ملي وبين‌المللي
• گردآوري اطلاعات مستند تاريخي، از طريق انجام مصاحبه با شخصيت هايمؤثر در تاريخ معاصر ايران و نظارت بر اجراي پروژه هاي تاريخ شفاهي
• آماده سازي، ساماندهي، حفظ و نگهداري، اطلاع رساني و انتشارمصاحبه‌هاي تاريخ شفاهي.
• برنامه ريزي، دريافت، نگهداري و مديريت اسناداماني.
• مخازن و مجموعه هاي اسنادي

– گروه اطلاع رساني اسنادي
واحد امور مشتركان در تالار پژوهش، وظيفه ارائة برگ درخواست استفاده از خدمات آرشيو ملّي ايران را به پژوهشگران و همچنين راهنمائي آن ها را در زمينة استفاده از اسناد، ‌بر عهده دارد.
مشاهدة تصوير اسناد از دو روش مراجعه به نسخه هاي رقمي (ديجيتالي) و نسخه هاي ريز فيلم امكان پذير است. رؤيت اصل سند در شرايط ويژه و با صدور مجوز ممكن است. استفاده از اسناد بر اساس قانون تأسيس سازمان، آئين نامة نحوة دسترسي به اسناد آرشيوي و دستورالعمل هاي جاري امكان پذير است .
همچنين اطلاع رساني اسناد ديداري – شنيداري تهيه شده در آرشيو شفاهي و استفاده از آنها در بخشي از تالار پژوهش و بر اساس «آيين نامة اجرايي دسترسي به منابع تاريخ شفاهي» صورت مي پذيرد. همچنين، سازمان به عنوان امانتداري امين و به سبب جلب اعتماد مخاطبان خود، محدوديت هايي را كه مصاحبه شونده براي استفاده از مصاحبه اش قرار داده است رعايت مي كند.
پرداخت هزينه هاي مربوط به آماده سازي تصاوير اسناد در خواستي ، ارسال تصويراسناد و هزينه هاي مشابه برعهده متقاضي است.
استفاده اتباع خارجي ار خدمات آرشيو ملي تابع قواعد خاص است.
كتابخانة تخصصي تاريخ معاصر و مطالعات آرشيوي در زير مجموعه اين گروه قرار دارد. اين كتابخانه شامل مجموعه هاي دو كتابخانه روابط عمومي و كتابخانه تخصصي پژوهشكده سازمان اسناد ملي است از تير ماه 1384 تاسيس و فعاليت خود را آغازكرده است .
كتابخانه داراي مجموعه اي بالغ بر 19000 جلد كتاب فارسي و لاتين در زمينه تاريخ خصوصا تاريخ معاصر و 240 عنوان نشريه ادواري و روزنامه هاي صحافي و جاري و همچنين مقادير قابل توجهي پايان نامه، چكيده نامه و جزوات و گزارشات دولتي است. فهرست نويسي كتب در كتابخانه بر اساس نظام رده بندي كنگره است و خدمات دهي به مراجعان به صورت سيستم باز انجام مي گيرد . كتابخانه تخصصي داراي بخش هاي امانت، مرجع، مجموعه سازي و سفارشات، و فهرست نويسي و بخش پيايندهاست كه هر كدام توسط مسئولان مربوط اداره مي شوند .
اعضاي كتابخانه را منحصرا كاركنان سازمان تشكيــل مي دهند و هدف عمده آن كمك به كاركنان سازمان در ا مور تحقيقاتي و فعاليت هاي پژوهشي مربوط به سازمـان است. محققان و دانشجويان نيز در صورت نياز با معرفي نامه مي توانند از خدمات و امكانات كتابـخا نـه بهره مند شوند.

– گروه اطلاع رساني منابع ديداري شنيداري
اين بخش با انجام مصاحبه با چهره‌‌هاي آگاه و برجستة تاريخ معاصر و آماده سازي اطلاعات به‌دست آمده براي اطلاع رساني، به نوعي سرگرم توليد اسناد شفاهي است و از اين بسترگاه خدمت برجسته‌اي در راستاي روشن سازي نقاط مبهم تاريخ ايران به انجام مي‌رساند. اطلاعات توليد شده در اين بخش، بر اساس آيين نامه‌ها، دستورالعمل‌هاي اجرايي و مفاد توافقنامة نحوة استفاده از مصاحبه قابل دسترسي است.

– گروه ارتباطات آرشيوي
هدف كارشناسان گروه ارتباطات آرشيوي فراهم‌آوردن شرايط و امكانات مناسب براي برقراري ارتباط با عموم و آشنا كردن آن‌ها با اسناد و مواد آرشيوي، آرشيو، وظايف و فعاليت‌هاي آن است. فعاليت هاي اين گروه شامل موارد زير است:
• بررسي زمينه ها و ارائة پيشنهاد همكاري با سازمان‌هاي بين‌المللي اسناد و مراكز اسنادي داخل و خارج از كشور و اقدام لازم در خصوص تهية پيش‌نويس تفاهم‌نامه‌هاي آرشيوي با هماهنگي اداره‌كل حوزة رياست، روابط عمومي و امور بين‌الملل.
• برنامه‌ريزي و هماهنگي براي مبادلة اطلاعات آرشيوي با مراكز اسنادي داخل و خارج از كشور.
• ايجاد زمينه‌هاي بهره‌مندي همكاران از اطلاعات آرشيوي روزآمد دنيا.
• اقدام به ترجمة مقالات و دستاوردهاي آرشيوي براي ارائه به كاربران.
• اجراي پروژه‌هاي مشترك با ساير مراكز آرشيوي در داخل و خارج از كشور.
• ايجاد و توسعة ‌زمينه‌هاي ارتباط با جامعه به‌ويژه مراكز علمي و آموزشي.
• همكاري و مشاركت در انجام بازديدهاي گروهي از آرشيو ملي با هماهنگي اداره‌كل حوزة رياست روابط عمومي و امور بين‌الملل.
• بررسي، آماده‌سازي و ساماندهي اطلاعات اسنادي براي ارائه در نمايشگاه‌هاي اسناد و نمايشگاه‌هاي مجازي اسناد در فضاي وب.
علاوه بر موارد بالا، حوزه اطلاع رساني و ارتباطات، وظيفة ساماندهي مخازن و نگهداري اسناد آرشيوي، تهيه و تدوين مجموعه‌‌ها و فهرست‌هاي اسنادي، اطلاع رساني و برقراري ارتباطات آرشيوي را بر عهده دارند. همچنين برگزاري نمايشگاه هاي اسناد، همايش ها، نشست‌هاي تخصصي و بازديدهاي آرشيوي در اين حوزه انجام مي‌شود.

ارتباطات آرشيوي:
• كاغذ اخبار
• روزشمار
• نمايشگاه‌هاي مجازي

- اداره مخازن آرشيوي
اسنادي كه در مخازن آرشيو نگهداري مي‌شود در وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و ديگر مؤسسه‌هاي وابسته به دولت توليد يا دريافت شده است. از اين رو، انبوهي از اسناد با ارزش ملّي را اسناد مربوط به حكومت، سازمان‌ها، و مكاتبات اداري تشكيل مي‌دهد. البته در خزانة آرشيو، اسناد اهدايي و خريداري نيز با منشأ شخصي نگهداري مي‌شود.
اسناد ملّي داراي طيف گستردة موضوعي هستند و از اين رو به عنوان مستنداتي ارزشمند در پژوهش‌هاي سياسي، تاريخي، اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي به شمار مي‌روند.
زبان بيش‌تر اسناد نگهداري شده در آرشيو ملّي ايران فارسي است؛ علاوه بر اين، اسنادي نيز به زبان‌هاي انگليسي، فرانسه، روسي، عربي، تركي و ديگر زبان‌ها در خزانة آرشيو نگهداري مي‌شود. قديمي‌ترين سند موجود در مخازن آرشيوي، وقفنامه‌اي مربوط به دورة ايلخاني (726 ق.) است كه به سازمان هديه شده است.
اسناد موجود در آرشيو داراي شكل‌هاي گوناگون است: مانند اسناد نوشتاري (طومارها، مكاتبات اداري)، ترسيمي (نقشه‌ها)، ديداري و شنيداري (عكس، اسلايد، انواع نوارهاي صوتي و تصويري)، ريزنگاره‌ها (ريزفيلم، ريزبرگه) و گرافيكي (پوستر). كار دريافت، ثبت، جايگزيني و نگهداري اين اسناد در مخازن ويژة نگهداري اسناد (مخازن نگهداري اسناد كاغذي، مخزن ويژة حامل‌هاي رنگي، مخزن ويژة اسناد مغناطيسي و مخزن گاو صندوقي) انجام مي‌شود. اين مخازن، تحت نظارت مداوم كارشناسان است و استانداردهاي نگهداري اسناد در آن‌ها رعايت مي‌شود.
بازگشت به بالا

فعاليت هاي منطقه اي و استاني

سوابق و اوراق فراواني در استانها وجود دارد كه دائماً مي‌بايدارزشيابي و ساماندهي شود تا دراختيار دانش پژوهان هر استان قرار گيرد و زمينة اجراي‌عدالت اجتماعي و ايجاد فرصتهاي برابر براي همة مردم كشور در دستيابي به اطلاعات‌اسنادي فراهم آيد.
به منظور جلوگيري از تمركز اسناد منطقه‌اي در مركز و ايجادتسهيلات براي پژوهشگران و محققين، جمع‌‌آوري و سامان بخشي به اسناد بومي، در مناطق‌مختلف كشور واحدهاي آرشيوي استاني با وظايف كلي سازمان ايجاد شده است.
اين‌واحدها تاكنون در مناطق مشروحه ذيل تأسيس و شروع بكار نموده‌اند و در نظر است دراستانهاي مستعد ديگر كشور نيز بنا به ضرورت توسعه يابد :

1- مديريت اسناد وكتابخانه ملي استان كرمان، به مركزيت كرمان
2- مديريت اسناد و كتابخانه ملي‌استان آذربايجان شرقي، به مركزيت تبريز
3- مديريت اسناد و كتابخانه ملي استانهمدان، به مركزيت همدان
4 - مديريت اسناد و كتابخانه ملي استان سيستان و بلوچستان، به مركزيت زاهدان
5- مديريت اسناد و كتابخانه ملي استان اصفهان ، به مركزيت اصفهان
6- مديريت اسناد و كتابخانه ملي استان يزد ،به مركزيت يزد
7- مديريت اسناد و كتابخانه ملي استان فارس ، به مركزيت شيراز

بازگشت به بالا